Käyttöönotto

Bezalan käyttöönottaminen yrityksellenne on erittäin helppoa. Ennen käytön aloittamista tehdään kuitenkin kaikkein tärkein – asetusten muokkaaminen yrityksenne tarpeiden mukaiseksi.

Millainen kululaskuprosessi on toimivin juuri teille? Haluatteko, että käyttäjät valitsevat itse kuitin kululajin? Tulisiko kaikkien kustannuspaikkojen sekä asiakkaidenne olla valittavissa kustannuskohteina Bezalassa? Entä hyväksyntäkierrot: kuka hyväksyy kenenkin tapahtumat Bezalassa? Olemme auttaneet tähän mennessä satoja yrityksiä löytämään parhaan mahdollisen kululaskuprosessin – autamme erittäin mielellämme myös teidän yritystänne, joten otathan yhteyttä!

Kun olemme kartoittaneet yrityksenne tarpeet, yrityksenne Bezala-ympäristö voidaan käynnistää vain muutamissa minuuteissa.

Kaikkia alla kuvattuja asetuksia pystytään muuttamaan selainversiomme tai rajapintamme kautta.

Yhdistetään Bezala kirjanpitojärjestelmäänne

Kun kirjaudut ensimmäisen kerran yrityksenne Bezala-ympäristöön, valitse käyttämänne kirjanpitojärjestelmä. Tämän jälkeen voit yhdistää palvelumme kirjanpitojärjestelmäänne Bezalan yritysasetuksista.

Tarkistetaan perusasetukset

Voit muokata yritysasetussivulla seuraavia asetuksia:

• yrityksen IBAN ja BIC (kulukorvaukset maksetaan tältä IBAN-tililtä)
• kirjanpitäjänne sähköpostiosoite (tähän osoitteeseen lähetetään ilmoitus, kun kulukorvauksia tulee maksaa)
• yrityksen oletushyväksyjä
• milloin hyväksytyt tapahtumat lähetetään kirjanpitoon
• yrityksen laskutusosoite (vain yritykset, jotka integroidaan Bezalaan verkkolaskutusosoitteella)
• näytetäänkö käyttäjille päiväraha- ja kilometrikorvauslomakkeet

Ottamalla yhteyttä Bezala-tukeen voit muuttaa seuraavia asetuksia:

• ALV-kentän lukitseminen arvoon 0% (jos organisaationne ei ole ALV-velvollinen)
• mitä päiväraha- ja kilometrikorvauslaskureita yrityksenne käyttää

Muokataan vetovalikot tarpeidenne mukaisiksi

Vetovalikoita ovat maksutapa, kululaji sekä kustannuspaikka/-paikat/projektit.

Maksutapa- ja kululajivalikoiden muokkaaminen:

• Bezalassa on oletuksena lyhennetty liikekirjurin tilikartta. Voit muokata ja poistaa näitä tilejä mielesi mukaan.
• Kun lisäät uusia tilejä, varmistathan, että tilinumero on sama sekä Bezalassa että kirjanpitojärjestelmässänne.

Kustannuspaikkojen/projektien muokkaaminen:

• Voit tuoda kustannuspaikat suoraan kirjanpitojärjestelmästänne painamalla kuvaketta ”Tuo kustannuspaikat”
• Voit luoda myös asiakkaitanne kustannuspaikoiksi (jos et halua tämän tiedon siirtyvän kirjanpitoonne, otathan yhteyttä Bezala-tukeen)
• Kustannuspaikat järjestyvät vetovalikoihin ”kustannuspaikkaotsikon” mukaan

Tuodaan käyttäjänne Bezalaan!

Käyttäjiä tuodessa voidaan määritellä seuraavat tiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• IBAN ja BIC
• Oletusmaksutapa
• Oletuskululaji
• Oletuskustannuspaikat
• Hyväksyntäkierto

Suosittelemme, että yrityksen luottokorttia käyttäville henkilöille asetetaan tämä luottokortti oletusmaksutavaksi.

Valtuutetaan kululajit sekä kustannuspaikat

Maksutapoja, kululajeja ja kustannuspaikkoja voidaan valtuuttaa näkymään vain määrätyille käyttäjille.

• Jos et halua kaikkkien käyttäjien näkevän kaikkia kustannuspaikkoja, voit valtuuttaa ne vain määrätyille käyttäjille.
• Jos käytössänne on yritysluottokortteja, voit tallentaa ne Bezalaan maksutavoiksi. Valtuutathan nämä maksutavat vain niille käyttäjille, joilla on käytössään kyseinen yritysluottokortti.
• Jos käyttäjälle näytetään vain yksi maksutapa ja/tai kululaji, nämä valinnat tallennetaan käyttäjän kuiteille automaattisesti ja nämä valikot on piilotettu tältä käyttäjältä.