Kirjanpitojärjestelmien rajapintojen avulla pystymme automatisoimaan matka- ja kululaskuihin liittyviä työtehtäviä, jolloin työaikaa vapautuu muihin tehtäviin.

  • Kuinka usein integraatio siirtää kulut kirjanpitoon?

    Bezala voi lähettää kulut kirjanpitoon:

    • päivittäin: kulut lähetetään kirjanpitoon klo 02:00
    • viikottain: kulut lähetetään kirjanpitoon valitsemanasi päivänä klo 02:00
    • kuukauden viimeisenä päivänä: edellisenä kuukautena syötetyt kulut lähetetään kirjanpitoon seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä klo 02:00

    Voit myös lähettää kulut saman tien
    Lähetysjonossa olevat kulut lähetetään Netvisoriin saman tien, kun painat päävalikosta linkkiä ”Lähetä matkalaskut heti”.

    Bezala on mm. integroitu seuraaviin järjestelmiin:

Miksi integroida Matkalaskujärjestelmää Kirjanpitojärjestelmään?

Kun uusi yritys aloittaa toimintansa ja alkaa kasvamaan, yrittäjä huomaa, että kasvu tuo mukanaan myös haasteita. Näistä haasteista selvitään ottamalla käyttöön erilaisia järjestelmiä, joiden tarkoituksena on tukea tehokkaasti yrityksen eri prosesseja.

Yleensä yritys ottaa ensimmäisenä käyttöönsä kirjanpitojärjestelmän. Hetken päästä alkaa tulevien ja lähtevien laskujen määrä saavuttamaan sellaisen tason, että järjestelmään halutaan lisätä reskontra. Vähitellen kasvaa myös tilausten ja erilaisten asiakaskohtaisten projektien määrä, jolloin kustannuksien tarkka seuranta konkretisoituu. Yritys rekrytoi uusia työntekijöitä, joiden palkat maksetaan palkanlaskentajärjestelmän kautta. Lisäksi työtunteja seurataan, jolloin tunnit voidaan jakaa erilaisiin asiakasprojekteihin laskutusta varten. Mitkä ovat sitten seuraukset, kun yrityksessä käytössä olevien järjestelmien määrä kasvaa? Se riippuu täysin siitä, ovatko nämä järjestelmät erillään toisistaan vai pystyvätkö ne keskustelemaan keskenään integraatioiden kautta.

Jos järjestelmät eivät ole integroituja keskenään, on yrityksellä edessään koko joukko haasteita.

Jotta yritys kasvaisi, vaatii se henkilöstöltä työskentelyä optimaalisella tehokkuudella. Työntekijöiden ei tulisi siis joutua käyttämään aikaa aktiviteetteihin, jotka eivät tuota arvoa ja näin ollen estetään saatavilla olevien resurssien tuhlaaminen. Jotta voitaisiin esimerkiksi tehdä sisäistä seurantaa ja samanaikaisesti kohdistaa työtunnit erilaisille asiakasprojekteille, työntekijän ei tulisi joutua täyttämään samaa tietoa kahteen eri järjestelmään. Tämä ns. tuplasyöttö on yksi tarpeettomimmista töistä, joita voi tapahtua yrityksen prosesseissa. Tuplasyöttö ei johda ainoastaan arvokkaan ajan hukkaan heittämiseen – se kasvattaa myös virheiden tekemisen riskiä.

Yrityksen järjestelmien integroimattomuus johtaa myös siihen ongelmaan, että tietokannat ovat osittain päällekkäin. Tämä voi tarkoittaa sitä, että tietoja on hankalaa pitää ajantasaisina ja yrityksen suoriutumista on vaikeaa seurata reaaliajassa. Jotta tietoja voisi päivittää ja päästä sitä kautta seuraamaan ajantasaista tilannetta integroimattomien tietokantojen välillä, saattaa se vaatia turhaa resurssien ja ajan käyttöä. Tämä johtaa päätöksenteon hitauteen ja pahimmassa tapauksessa päätös perustuu virheelliseen tietoon, millä voi olla kohtalokkaita seurauksia yritykselle.

Kustannukset

Kolmas haaste, mikä syntyy integroimattomien järjestelmien käytöstä, ovat ylläpidon kustannukset. IT-henkilöstöllä on pahimmassa tapauksessa lähemmäs kymmenen eri järjestelmän paletti, jota pitää päivittää säännöllisesti – tämä johtaa korkeisiin IT-kustannuksiin.

Integroimattomista järjestelmistä ei myöskään kärsi pelkästään yrityksen sisäinen toiminta. Jos asiakkailla ei ole pääsyä ajantasaiseen tietoon, eivätkä he esimerkiksi voi seurata missä vaiheessa heidän tilauksensa ovat, ja jos he eivät saa kysymyksiinsä vastauksia kohtuullisessa ajassa, seurauksena saattaa olla asiakkaiden tyytymättömyyttä ja he saattavat jopa siirtyä kilpailijalle.

Niinpä yrityksen kasvun ylläpitämiseksi ja lamaantumisen välttämiseksi on erittäin tärkeää, että käyttöön otettavat työkalut ja järjestelmät yrityksen toiminnan tukemiseksi voidaan integroida toistensa kanssa. Tällä tavoin yrityksen on mahdollista saavuttaa optimaalinen tehokkuus, jota vaaditaan menestyksen saavuttamiseen pitkällä tähtäimellä. Sen lisäksi integroitu työkalu luo yritykselle mahdollisuuden toimia nopeasti ja joustavasti ympäröivän maailman muutoksissa ja vaatimuksissa. Joustavuus synnyttää mahdollisuuden räätälöidä ratkaisuja asiakkaille, mikä kasvattaa asiakastyytyväisyyttä, vahvistaa asiakassuhdetta ja vähentää riskiä asiakkaan menettämisestä.

Näihin seikkoihin perustuen olemme Bezalassa halunneet kehittää palveluamme siten, että se integroituu Suomessa yleisimmin käytettyihin kirjanpitojärjestelmiin.

Asiakkaidemme ja heidän palautteensa ansiosta olemme voineet luoda yksinkertaisen ja näppärän käyttäjärajapinnan, joka yhdessä suoran integraation kirjanpitojärjestelmän kanssa tekee transaktioiden luomisen ja käsittelyn hyvin helpoksi. Samanaikaisesti tietojen syöttäminen tuplasti järjestelmiin poistuu kokonaan.