Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaille helppokäyttöisen, täysin integroidun ja mobiilipainotteisen matka- ja kululaskusovelluksen.

  • Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuitea käyttäville yrityksille?

    Näin Bezalan käyttöönotto hyödyttää yritystänne:

    • Työntekijänne voivat syöttää kaikki kulu- ja matkalaskunsa mobiilisovelluksen avulla. Saatte siis kaikki kulut nopeammin kirjanpitoon!
    • Voitte tallentaa dimensio- ja projektikohtaisia hyväksyntäkiertoja, jotka helpottavat prosessien hallintaa sekä auditointia.
    • Bezala tukee eri maiden matka- ja kululaskusääntöjä, joten työntekijänne saavat aina lakisääteiset korvaukset.
    • Bezala on täysin muokattavissa yrityksenne tarpeisiin.
  • Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaiden kirjanpitäjille?

    Bezalan NetSuite-integraatio hyödyntää mahdollisimman monia, jo NetSuitessa olevia ominaisuuksia. Kirjanpitäjät voivat siis käyttää heille jo tuttua NetSuiten näkymää tarvitsematta syöttää sinne tietoja manuaalisesti!

  • Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaiden työntekijöille?

    Työntekijänne haluavat tietää:

    • ovatko he syöttäneet kulunsa oikein.
    • milloin he saavat kulu- ja matkakorvaukset tililleen.
    • kuinka koko kulu- ja matkalaskuprosessi toimii.

    Tämän kaiken ytimenä on toimiva tiedonvälitys.

    • Kun käyttäjä syöttää Bezalaan kuitin tai matkalaskun, kerromme hänelle, jos jokin kenttä on vielä täyttämättä tai jonkin kentän tietoja tulee muokata oikeaan muotoon.
    • Kun kuitti tai matkalasku siirtyy hyväksyntään, näytämme käyttäjälle, kenen hyväksynnässä kulu on.
    • Kun kulu on hyväksytty, kerromme käyttäjälle, milloin kulu lähetetään kirjanpitoon ja sieltä maksuun.

Käytön aloittaminen

Kuten tiedämme, NetSuite-integraatiot vaativat usein muokkauksia. Ei syytä huoleen – olemme jo tehneet puolestanne suurimman osan työstä, jotta integrointikustannukset ovat mahdollisimman vähäisiä. Autamme myös mielellämme muokkausten tekemisessä! Otattehan meihin yhteyttä osoitteeseen sales@bezala.com päästäksenne alkuun.

Kun olemme sopineet NetSuitenne integroimisesta Bezalaan, etenemme seuraavasti:

1. Lisätään tarpeelliset skriptit NetSuiteen

Aluksi lisäämme tarpeelliset skriptit yrityksenne NetSuiteen. Jos haluatte, voimme lisätä skriptit aluksi Sandboxiinne, jolloin voitte testata niitä ensin.

Kun skriptit on lisätty NetSuiteen, luomme yrityksenne Bezala-ympäristön. Voitte ottaa meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella:

(Tähän yhteydenottolomake?)

Tämän jälkeen Bezala-tiimi lisää alla olevat tiedot yrityksenne Bezala-tietoihin; voitte lähettää tiedot meille SendSafelyn avulla.

  • Host URI
  • GET script number
  • POST script number
  • Realm
  • Subsidiary
  • Token
  • Token Secret
  • Consumer Key
  • Consumer Secret

2. Valitaan Bezalassa näytettävät NetSuite-tilit

NetSuitessa on kahden tyyppisiä kulutilejä:

  1. pääkirjassa listatut kulutilit, jotka näytetään lisättäessä luottokorttikuitteja NetSuiteen
  2. kulukategoriat, jotka näytetään lisättäessä kuluja NetSuiteen

Tämä hämmentää käyttäjiä, minkä vuoksi olemme yhdistäneet nämä kaksi ryhmää Bezalassa. Kun skriptit on lisätty yrityksenne NetSuiteen, kulutiliä muokatessasi näet muutamia uusia kenttiä. Bezala tuo NetSuitesta vain sellaiset tilit, joihin on linkitetty kulukategoria JA joiden takaa on ruksittu ruutu ”SHOW IN BEZALA”.

Jos siis haluat näyttää jonkin pääkirjan tilin käyttäjille heidän syöttäessään kuluja Bezalaan, tähän tiliin tulee linkittää kulukategoria. Kun tämä on tehty, mene Bezalassa ”Maksutavat ja kululajit” -sivulle ja paina kuvaketta ”Hae NetSuitesta”. Tällöin tilit haetaan NetSuitesta Bezalaan ja Bezala-käyttäjät voivat valita niitä kululaskuilleen.

Erilaisten kululomakkeiden näyttäminen

Bezalassa voidaan näyttää seuraavat kululomakkeet työntekijöillenne:

  • kuitit
  • päiväraha
  • kilometrikorvaus
  • palkkio

Jotta kaikkia näitä voidaan syöttää onnistuneesti Bezalaan, varmistathan, että jokaiselle kululajille on oma pääkirjatilinsä sekä kulukategoriansa NetSuitessa. Kun tilit on tuotu Bezalaan, yhdistäthän nämä tilit niitä vastaaviin kululomakkeisiin Bezalan yritysasetussivulla (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen support@bezala.com saadaksesi roolin). Kun tilit on yhdistetty kululomakkeisiin, voit valtuuttaa näkymään ne vain Bezala-pääkäyttäjällenne ”Maksutavat ja kululajit” -sivulta. Muutoin kaikki tilit näytetään Bezala-käyttäjillenne, kun he syöttävät kuitteja Bezalaan.

Korvattavien tilien valitseminen

Bezalan yritysasetussivulla on valikko ”Korvausten tili” (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen support@bezala.com saadaksesi roolin). Tästä valikosta voit valita maksutapatilin, jolle kirjatut kulut tulee korvata takaisin työntekijöillenne. Kun jokin kulu kirjataan Bezalassa tälle tilille, se lähetetään kuluna NetSuiteen. Muutoin se lähetetään NetSuiteen luottokorttitapahtumana.

Luottokorttien lisääminen

Valitse NetSuiten pääkirjasta se luottokorttitili, jonka haluat lisätä Bezalaan. Ruksi tämän tilin takaa ruutu  ruutu ”SHOW IN BEZALA”. Vihje: voit valtuuttaa nämä luottokorttitilit näkymään Bezalassa vain niille käyttäjille, jotka todella käyttävät näitä luottokortteja.

3. Valitaan Bezalaan lisättävät työntekijät

Mene NetSuitessa työntekijälistalle. Täältä voit valita Bezalaan lisättävät työntekijät.

Ruksi käyttäjän takaa ruutu ”BEZALA USER”. Tämä käyttäjä lisätään automaattisesti yrityksenne Bezala-ympäristöön. Varmistathan, että NetSuitessa käyttäjän taakse on tallennettu hänen pankkitietonsa sekä osoitteensa (vähintään maa) – muutoin heille ei voida maksaa kulukorvauksia.

4. Valitaan Bezalassa näytettävät projektit

Mene haluamasi projektin sivulle ja ruksi tältä sivulta ruutu ”ALLOW EXPENSES”. Varmistathan, että projekti on olemassa NetSuitessa sillä tytäryhtiöllä, jonka yhdistät Bezalaan.

Valitsemasi projektit näytetään Bezalassa sivulla ”Kustannuspaikat”. NetSuitessa projektin takana listatut resurssit näkyvät Bezalassa projektin valtuutettuina.


NetSuitessa projektin muokkaussivulla on myös pudotusvalikot ”Project Approver” ja ”Project Reviewer”. Jos näissä pudotusvalikoissa on valittuna työntekijöitä, näille projekteille ohjatut Bezala-kulut menevät seuraavan hyväksyntäprosessin läpi:

  1. Project Reviewer
  2. SITTEN Project Approver

5. Valitaan Bezalassa näytettävät osastot

Kaikki tytäryhtiön NetSuitessa olevat osastot näytetään Bezalassa, jos yritys on integroitu Bezalaan.

Vihje: voit valtuuttaa nämä kustannuspaikat Bezalassa näkymään vain määrätyille työntekijöille.

6. Tietojen synkronointi NetSuiten ja Bezalan välillä

Alla olevat listat synkronoidaan NetSuiten ja Bezalan välillä kerran tunnissa:

  • työntekijät
  • osastot
  • projektit
  • tilit

7. Syötä Bezalaan kulu- ja matkalaskuja

Nyt kun integraatio on valmis, voit syöttää kulu- ja matkalaskuja Bezalaan!

8. Aineiston lähettäminen kirjanpitoon

Voit valita seuraavien lähetysajastusten välillä:

  • päivittäin: kulut lähetetään kirjanpitoon klo 02:00
  • viikottain: kulut lähetetään kirjanpitoon valitsemanasi päivänä klo 02:00
  • kuukauden viimeisenä päivänä: edellisenä kuukautena syötetyt kulut lähetetään kirjanpitoon seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä klo 02:00

Voit myös lähettää kulut saman tien
Lähetysjonossa olevat kulut lähetetään Netvisoriin saman tien, kun painat päävalikosta linkkiä ”Lähetä matkalaskut heti”.

9. Kulujen selailu NetSuitessa & kulukorvausten lähettäminen työntekijöille

Kululaskut tuodaan Bezalasta NetSuiten ”Expense Claim” -näkymään. NetSuiten kotinäkymästä löytyy muistutus tekstillä ”Expense Reports to Approve”. Kun klikkaat tätä linkkiä, pääset tarkastelemaan kululaskuja. Kun avaat jonkin kulun, näet kaikki sille tallennetut tiedot. Voit päivittää tarvittavat tiedot (esimerkiksi ALV-koodin) ja hyväksyä kulun. Kun kululaskut on hyväksytty, ne viedään määrittämänne mukaiseen maksuprosessiin NetSuitessa.

Luottokorttikuitit näytetään NetSuiten luottokorttilistassa:

Selaile liitteitä

Olemme huomanneet, että monilla asiakkaillamme on vain rajatusti tallennustila NetSuitessa. Emme siis lähetä varsinaisia kuittiliitteitä NetSuiteen – lähetämme vain linkin näihin liitekuviin. Tällä tavoin kululaskut eivät kuormita yrityksenne NetSuitea, mutta pääset silti helposti käsiksi liitteisiin milloin vain. HUOM: liitekuvia tarkastelevien henkilöiden tulee olla rekisteröityneitä Bezala-käyttäjiä.

X. Haluatko yhdistää monia tytäryhtiöitä Bezalaan?

Ei huolta – käydään vain yllä kuvatut vaiheet läpi jokaisen yrityksen kohdalla. Työntekijänne voivat vaihtaa Bezalassa kätevästi niiden yritysten välillä, joiden listoilla he ovat myös NetSuitessa.