Netsuite

Bezala erbjuder en användarvänlig, helt integrerad och mobilanpassad reseräkningsapplikation åt alla sina NetSuite-kunder.

Vilka fördelar kan Bezala ge åt företag som använder NetSuite?

Dessa fördelar kan ibruktagandet av Bezala ge ert företag:

  • Era anställda kan mata in alla reseräkningar med hjälp av mobilapplikationen. Alla kostnader går alltså snabbare till bokföringen!
  • Ni kan spara färdiga dimensions- eller projektbaserade godkännandeprocesser, som underlättar processhanteringen och granskningen för revisorerna.
  • Bezala stöder olika länders regelverk för reseräkningar, vilket betyder att era anställda alltid får lagstadgade ersättningar.
  • Bezala kan helt anpassas enligt era behov.

Hur hjälper Bezala bokförare till företag som använder NetSuite?

Integrationen mellan Bezala och Netsuite är skapad för att ge så många fördelar som möjligt åt så många som möjligt. Bokförarna kan använda NetSuite som vanligt, utan att manuellt behöva fylla i uppgifter.

Hur hjälper Bezala anställda i företag som använder Netsuite?

Era anställda vill veta:

  • om de har fyllt i sina utgifter korrekt.
  • när får de sina reseräkningsersättningar på kontot.
  • hur hela reseräkningsprocessen fungerar.

Fungerande kommunikation är kärnan i allt detta.

  • När användaren för ett kvitto eller en reseräkning till Bezala, meddelar vi om något fält ännu behöver fyllas i, eller om informationen är bristfälligt ifylld.
  • När kvittot eller reseräkningen går vidare för att godkännas ser användaren vem det är som skall godkänna kostnaden.
  • När kostnaden är godkänd, berättar vi åt användaren när den skickas till bokföringen och vidare till betalning.

Kom igång

Vi är medvetna om att NetSuite-integrationer ofta behöver justeringar. Men ingen fara – vi har redan gjort den största delen av jobbet åt er, så att integrationskostnaderna skall vara så låga som möjligt. Vi hjälper er väldigt gärna att göra justeringar. Vänligen kontakta oss på adressen sales@bezala.com för att komma igång!

När vi har kommit överens om att integrera er NetSuite med Bezala, så går man vidare på följande sätt:

1. Lägg till nödvändiga skript i Netsuite

Vi börjar med att lägga till nödvändiga skript till ert företags Netsuite. Om ni vill kan vi först lägga till skripten i er Sandbox, så att ni först kan testa dem.

När skripten har lagt till skapar vi en Bezala-omgivning åt ert företag.

Efter detta lägger Bezala-teamet till följande uppgifter till ert konto; ni kan skicka uppgifterna åt oss via SendSafely.

  • Host URI
  • GET script number
  • POST script number
  • Realm
  • Subsidiary
  • Token
  • Token Secret
  • Consumer Key
  • Consumer Secret
2. Välj vilka NetSuite-konton som skall användas i Bezala

I Netsuite finns två olika kostnadskonton:

  1. kostnadskonton listade i huvudboken, som visas när ni lägger till kreditkortskvitton i NetSuite
  2. kostnadskategorier, som syns när ni lägger till kostnader i NetSuite

Detta kan förvirra användaren och därför har vi i Bezala kombinerat dessa två grupper. När skripten har lagts till i företagets NetSuite, ser du några nya fält när du redigerar kostnadskontona. Endast konton som är länkade till en kostnadskategori OCH där man kryssat för rutan ”SHOW IN BEZALA” hämtas från NetSuite till Bezala.

Det betyder att du måste ha angett en kostnadskategori för varje konto som du vill visa till dina anställda när de sätter in kostnader i Bezala. När detta är gjort, öppna Bezala och gå till ”Betalningssätt och kostnadsslag” och tryck på ”Hämta från NetSuite”. Då hämtas kontona från NetSuite till Bezala och användarna av Bezala kan välja dessa till sina kostnadsräkningar.

Olika kostnadsformulär

I Bezala kan följande kostnadsformulär visas åt era anställda:

  • kvitton
  • dagtraktamenten
  • kilometerersättningar

För att lyckat kunna fylla i dessa i Bezala behöver du först försäkra dig om att varje kostnadsslag har ett eget huvudbokskonto och en egen kostnadskategori i NetSuite. När kontona har hämtats till Bezala bör du sedan förena kontona med tillhörande kostnadsblanketter, som finns under företagsinställningar i Bezala (detta kräver en Beta user-roll: kontakta oss på adressen support@bezala.com för att få denna roll). När kontona har förenats med tillhörande kostnadsblankett, kan du göra så att de endast syns för huvudanvändarna av Bezala på ert företag. Annars kommer alla konton att synas åt alla Bezala-användare, när de matar in kvitton i Bezala.

Att välja konto för ersättningar

På Bezalas företagssida finns en meny ”Konton för ersättningar” (detta kräver en Beta user-roll: kontakta oss på adressen support@bezala.com för att få denna roll). I denna meny kan du välja betalningssätt för hur de anställdas kostnader skall ersättas. När en kostnad sätts till med detta betalningssätt, blir det en kostnad i NetSuite. Annars skickas det som en kreditkortshändelse till Netsuite.

Att sätta till ett kreditkort

Välj det kreditkortskonto från huvudboken i Netsuite, som du vill stätta till i Bezala. Kryssa för ”SHOW IN BEZALA” bakom detta konto. Tips: du kan göra så att dessa kreditkortskonton endast syns åt de användare i Bezala, som verkligen använder kreditkort.

3. Välj vilka anställda som skall läggas till i Bezala

Börja med att gå till listan på de anställda i NetSuite. Här kan du välja vilka av de anställda som skall läggas till i Bezala.

Kryssa för ”BEZALA USER” bakom användaren. Denna användare läggs automatiskt till i er Bezala-omgivning. Vänligen försäkra att användarens bankuppgifter och adress (i alla fall land) finns sparat bakom användare – annars kan kostnadsersättningar inte betalas ut.

4. Välj vilka projekt som syns i Bezala

Välj vilka projekt som syns i Bezala

Gå till sidan för det projekt du vill sätta till och kryssa för ”ALLOW EXPENSES”. Vänligen försäkra att projektet finns i NetSuite hos det dotterbolag som du förenar till Bezala.

De projekt du valt finns i Bezala under ”Kostnadsställen”. De resurser som listats bakom projektet i NetSuite syns i Bezala som behöriga (assignee) till projektet.

På projektets redigeringssida i NetSuite finns även drop down-menyer för ”Projekt Approver” och ”Projekt Reviewer”. Om det i dessa drop down-menyer finns anställda valda, går alla Bezala-kostnader för projekten i fråga genom följande process för godkännande:

  1. Project Reviewer
  2. SEDAN Project Approver
5. Välj vilka avdelningar som syns i Bezala

Alla dotterbolagets avdelningar som finns i NetSuite syns även i Bezala, om företaget är integrerat med Bezala.

Tips: du kan välja att visa dessa kostnadsställen endast åt utvalda anställda i Bezala.

6. Sykronisering av information mellan Netsuite och Bezala

Följande synkroniseras mellan NetSuite och Bezala en gång i timmen:

  • anställda
  • avdelningar
  • projekt
  • konton
7. Mata in reseräkningar och kostnader i Bezala!

Nu när integrationen är klar kan du mata in reseräkningar och kostnader i Bezala!

8. Skicka material till bokföringen

Du kan välja att skicka material enligt följande:

  • dagligen: kostnaderna skickas till bokföringen kl. 06:00
  • veckovis: kostnaderna skickas till bokföringen kl. 06:00 den valda dagen
  • den sista dagen i månaden: de kostnader som matats in under föregående månad skickas till bokföringen den första dagen i månaden kl. 06:00

Du kan också skicka kostnaderna genast.

De kostnader som är i kö att skickas går genast vidare till NetSuite när du trycker på ”skicka till bokföring” i huvudmenyn.

9. Bläddra bland kostnader och skicka kostnadsersättningar till anställda

Kostnadsräkningarna hämtas från Bezala till Netsuites ”Expense Claime”-vy. I Netsuites hem-vy syns även en påminnelse som säger ”Expense Reports to Approve”. När du klickar på denna länk, kommer du åt att granska kostnadsräkningar. När du öppnar en kostnad, ser du alla uppgifter som sparats till kostnaden. Du kan uppdatera behövlig information (till exempel ALV-kod) och godkänna kostnaden. När kostnadsräkningen är godkänd, förs den vidare i en av er angiven betalningsprocess i NetSuite.

Kreditkortskvitton syns i kreditkortslistan i NetSuite:

Bläddra bland bilagor

Vi har märkt att många av våra kunder har begränsat med utrymme i NetSuite. Vi skickar därför inte kvittobilagan till Netsuite – vi skickar endast en länk till dessa bilder. På det är sättet belastar inte kostnadsräkningarna ert företags NetSuite, men du kommer ändå enkelt åt att bläddra bland bilagorna när som helst. OBS: den som granskar bilderna i bilagorna behöver vara registrerad Bezala-användare.

X. Vill du förena flera dotterbolag med Bezala?

Ingen fara – vi går bara igenom de olika stegen ovan för samtliga företag. Era anstälda kan i Bezala smidigt byta mellan de olika företagen, som de är registrerade hos också i Netsuite.

Senaste artiklar