Netvisor

Bezala erbjuder en skalbar, användarvänlig och automatiserad applikation för hantering av reseräkningar åt alla sina Netvisor-kunder. Med hjälp av Netvisors gränssnitt kan vi automatisera arbetsuppgifter relaterade till reseräkningar, vilket frigör tid för andra uppgifter.

Vad har anställda på företag som använder Netvisor för nytta av Bezala?

Era anställda vill veta:

  • om de fyllt i sina kostnader korrekt.
  • när får de sina reseräkningsersättningar på kontot? 
  • hur hela reseräkningsprocessen fungerar.

Fungerande kommunikation är kärnan i allt detta.

  • När användaren fyller i ett kvitto eller en reseräkning i Bezala, meddelar programmet om något fält ännu behöver fyllas i, eller om informationen är bristfälligt ifylld.
  • När kvittot eller reseräkningen går vidare för att godkännas ser användaren vem det är som skall godkänna kostnaden.
  • När kostnaden är godkänd, berättar vi åt användaren när den skickas till bokföringen och vidare till betalning.

Vad har bokförare till företag som använder Netvisor för nytta av Bezala?

Bokförare bör satsa på kvaliteten på bokföringen snarare än på manuellt och tidskrävande arbete. Därför har även bokförare varit med i utvecklingen av integrationen mellan Bezala och Netvisor. Med deras hjälp har vi kunnat göra integrationen ännu bättre och mer anpassad enligt bokförarens behov. Integrationen har fungerat så pass bra, att vi har fått många nya kunder via Netvisor.

När kostnaderna flyttas från Bezala till Netvisor, skapas automatiskt verifikationer av kostnaderna på basen av den information som användaren fyllt i. Bokföraren behöver bara kontrollera så att verifikationerna är rätt bokförda.

Hur mycket kostar denna integration? = 0€

I vanliga fall debiterar Netvisor en integrationsavgift av de företag som vill integrera Netvisor med något annat system. I Bezalas fall är situationen dock en annan: Bezalas integration med Netvisor är ett av bokföringsprogrammets mest använda och därför blir Bezala en viktig, strategisk partner för Netvisor. Av denna orsak är integrationen av Bezala med företagets Netvisor-omgivning helt gratis.

”Men Netvisor har även en egen applikation för detta, varför skulle vi använda just Bezala?” 

Netvisor har även en egen reseräkningsapplikation, som har sina fördelar. Dess funktionalitet är dock väldigt begränsad, vilket gör att den överlag inte fyller behoven hos tillväxtföretag.

Till exempel följande kan du inte göra i Netvisors egna rese- och kostnadsapplikation:

  • fylla i ansökan om kilometer- och dagtraktamentesersättningar i mobilapplikationen
  • få bekräftelse på att uppgifterna är korrekt ifyllda
  • godkänna kostnader direkt i mobilapplikationen
  • be om godkännande för kostnader riktade till ett specifikt kostnadsställe av en för kostnadsstället angiven ansvarsperson
  • få påminnelser om kreditkortskvitton som fattas
  • spara pengar genom att ta i bruk Bezala i stället för Netvisors egen applikation

Om ni inte använder Netvisors eget verktyg för arbetstidsuppföljning, behöver ni inte heller HRM-delen. Det betyder att den summa ni använder för bokföring är mindre, trots att ni tar i bruk Bezala.

Kom igång

Om Bezala är den reseräkningstjänst ni har letat efter, kontakta oss på adressen sales@bezala.com! Vi hjälper er väldigt gärna att komma igång. Medan ni väntar kan ni också bekanta er med instruktionerna nedan.

1. Öppna ett Bezala-konto

Du kan ta kontakt med oss genom att skicka ett meddelande till: sales@bezala.com

2. Integrera Bezala med Netvisor
  1. Klicka på länken “API and identifiers” (FI: "Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet”), som finns i huvudmenyn, bredvid företagets namn.

2. Klicka på ”Create new identifier for connecting external software” (FI: “Luo uusi ulkoisen ohjelman liittämisen tunniste”). Du kommer då att få ett 7-siffrigt nyckeltal, som du skall kopiera och klistra in under ”företagsinställningar” i Bezala. Nyckeltalet är i kraft endast ett par minuter, så du behöver vara snabb.

3. Skapa ett verifikationsslag

När ert företag tar i bruk Bezala, rekommenderar vi att skapa ett nytt verifikationsslag. Detta verifikationsslag döps till ”Kvitton receiptcam” (namn utan citattecken, identifieringskod KU). Med hjälp av detta verifikationsslag skiljer sig de verifikationer som kommer från Bezala enkelt från bokföringens andra verifikationer.

4. Konfigurera dina kostnadsställen

Det är viktigt att först ta ställning till vilka kostnadsställen som skall synas för användarna i Bezala. Och skall alla användare se alla kostnadsställen? När du sätter till kostnadsställen i Bezala, kan du välja vem som ska se kostnadsstället och vem som är godkännare för kostnadsstället.

5. Redigera kontokartan

Bezala kommer automatiskt att importera baskontona som syns nedan (på finska), men du kan enkelt sätta till, redigera och ta bort konton. Du kan också välja vilka konton som skall synas åt vilka användare.

Betalningssätt:

Maksettu omilla rahoilla 2940

Kostnadsslag:

Atk-laitteet (<3v. kalusto) 7680

Datasiirtokulut 8530

Edustuskulut 7990

Hotelli- ym. majoitus 7820

Kahvitarvikkeet 7110

Kokous- ja neuvottelukulut 8650

Kone- ja kalustohankinnat 7740

Matkaliput 7800

Muut matkakulut 7860

Parkkikulut 7850

Posti- ja lähettikulut 8540

Puhelinkulut 8500

Selvittelytili 1777

Siivous ja puhtaanpito 7360

Sisäiset palaverit ja henkilökuntajuhlat 7010

Taksikulut 7810

Toimistotarvikkeet 8620

Virkistystoiminta 7020

6. Lägga till användare

Du kan lägga till användare på följande sätt:

  • genom att lägga till en användare åt gången
  • genom att ladda Bezala-användare från en Excel-tabell (kräver Beta user-roll: ta kontakt på adressen support@bezala.com för att få denna roll)
  • genom att importera användare från ett annat system
  • genom att ge de anställda en chans att själv registrera sig

Mer info om att lägga till användare hittar du här: Användarhantering.

7. Skicka material till bokföringen

Du kan välja att skicka material enligt följande:

dagligen: kostnaderna skickas till bokföringen kl. 06:00

veckovis: kostnaderna skickas till bokföringen kl. 06:00 den valda dagen

den sista dagen i månaden: de kostnader som matats in under föregående månad skickas till bokföringen den första dagen i månaden kl. 06:00

Du kan också skicka kostnaderna genast

De kostnader som ännu inte skickats skickas till Netvisor genast när du trycker på ”skicka till bokföring” i huvudmenyn.

8. Utbetalning av reseräkningsersättningar åt användare

När kostnader som skall betalas åt användare flyttas till bokföringen, skapar Netvisor automatiskt ett betalningsförslag, som syns i Netvisor under ”betalningar”. Detta förslag behöver bara granskas och skickas till banken för betalning.

Notera! Betalningarna bör skickas till banken innan sista betalningsdag! Tyvärr godkänner inte banker överföringar vars sista betalningsdag redan har gått och därför bör betalningarna skickas till banken i god tid. Om det inte är den bästa lösningen för er att skicka betalningarna till banken på betalningsdagen, kan ni be vår support att ändra betalningarnas sista betalningsdag till + 1 eller 2 dagar.

Senaste artiklar