Procountor

Bezala är en skalbar, flerspråklig och användarvänlig applikation för hantering av reseräkningar, som Finago Procountor inte ännu har. Vi har använt tusentals timmar på utvecklingsarbete, så att du skall kunna koncentrera dig på det väsentliga.

Vilka fördelar erbjuder Bezala till anställda på företag som använder Procountor?

Era anställda vill veta:

  • om de har fyllt i sina utgifter korrekt.
  • när de får sina reseräkningsersättningar på kontot.
  • hur hela reseräkningsprocessen fungerar.

Fungerande kommunikation är kärnan i allt detta.

  • När användaren fyller i ett kvitto eller en reseräkning i Bezala, meddelar programmet om något fält ännu behöver fyllas i, eller om informationen är bristfälligt ifylld.
  • När kvittot eller reseräkningen går vidare för att godkännas ser användaren vem det är som skall godkänna kostnaden.
  • När kostnaden är godkänd, berättar vi åt användaren när den skickas till bokföringen och därifrån till betalning.

När kostnaderna flyttas från Bezala till Procountor, skapas automatiskt verifikationer av kostnaderna och deras uppgifter. Bokföraren behöver bara kontrollera så att verifikationerna är rätt bokförda.

Hur mycket kostar denna integration? = 9,95€/mån

För tillfället är gränssnittskostnaderna följande:

  • finska omgivningar: 9,95€ + Moms
  • svenska, norska och danska omgivningar: 0€

Procountors prissättning beror på antalet händelser. Av denna orsak gör vi så få verifikationer som möjligt av händelserna i Bezala. Dock måste man skapa minst 1 verifikation per person som är ersättningsberättigad och 1 per kreditkort.

”Men Procountor har också en egen applikation för detta, varför skulle vi använda Bezala?”

Procountor har två egna applikationer, Procountor Kuitit och Mini. Dessa har sina egna goda egenskaper och vi rekommenderar dem åt alla företag. De har dock även sina begränsningar, vilket gör att de överlag inte fyller behoven för ett tillväxtföretag.

Bezala hjälper ert företag till exempel vid följande situationer:

  • man kan lägga till användare till Bezala, även om de inte är Vendors i Procountor
  • kostnadsställen, användare, konton och kreditkortsräkningar kan genom gränssnittet överföras från Procountor till Bezala
  • alla anställda på ert företag kan läggas till som användare till Bezala - vi fakturerar endast för de användare, som verkligen använder Bezala

Kom igång

Om Bezala är den reseräkningstjänsten ni har letat efter, kontakta oss på sales@bezala.com! Vi hjälper er väldigt gärna att komma igång. Medan ni väntar kan ni också bekanta er med instruktionerna nedan.

1. Öppna ett Bezala-konto

Du kan ta kontakt med oss genom att skicka ett meddelande till: sales@bezala.com.

2. Integrera Bezala med Procountor

Gå till Företags-sidan i Bezala och tryck på ”Grant access to Procountor”.

Du förs vidare till Procountors inloggningssida. Logga in med dina inloggningsuppgifter för Procountor och välj det företag som du vill integrera med Bezala.

Efter detta är Bezala integrerat med Procountor.

3. Ändra kostnadsställen

Gå till sidan "Kostnadsställen" i Bezala och tryck på ”Hämta från Procountor”. Bezala hämtar då ert företags kostnadsställen från Procountor.

Konfigurera dina kostnadsställen

Det är viktigt att bestämma åt vilka användare de olika kostnadsställena syns i Bezala. Skall alla användare se alla kostnadsställen? När du lägger till kostnadsställen i Bezala, kan du välja vem som ska se kostnadsstället och vem som är godkännare för kostnadsstället.

4. Redigera kontokartan

Bezala kommer automatiskt att importera baskontona som syns nedan (på finska), men du kan enkelt sätta till, redigera och ta bort konton. Du kan också välja vilka konton som skall synas åt vilka anställda.

Betalningssätt:

  • Maksettu omilla rahoilla 2940

Kostnadsslag:

  • Atk-laitteet (<3v. kalusto) 7680
  • Datasiirtokulut 8530
  • Edustuskulut 7990
  • Hotelli- ym. majoitus 7820
  • Kahvitarvikkeet 7110
  • Kokous- ja neuvottelukulut 8650
  • Kone- ja kalustohankinnat 7740
  • Matkaliput 7800
  • Muut matkakulut 7860
  • Parkkikulut 7850
  • Posti- ja lähettikulut 8540
  • Puhelinkulut 8500
  • Selvittelytili 1777
  • Siivous ja puhtaanpito 7360
  • Sisäiset palaverit ja henkilökuntajuhlat 7010
  • Taksikulut 7810
  • Toimistotarvikkeet 8620
  • Virkistystoiminta 7020
5. Lägg till användare

Du kan lägga till användare på följande sätt:

  • genom att lägga till en användare åt gången
  • genom att ladda Bezala-användare från en Excel-tabell (kräver Beta user-roll: ta kontakt på adressen support@bezala.com för att få denna roll)
  • genom att importera användare från ett annat system
  • genom att ge de anställda en chans att själv registrera sig

Mer info om hur du lägger till användare hittar du här: Användarhantering.

6. Skicka material till bokföringen

Du kan välja att skicka material enligt följande:

  • dagligen: reseräkningarna skickas till bokföringen kl. 06:00
  • veckovis: reseräkningarna skickas till bokföringen kl. 06:00 den valda dagen
  • den sista dagen i månaden: de reseräkningar som matats in under föregående månad skickas till bokföringen den första dagen i månaden kl. 06:00

Du kan också skicka reseräkningarna genast

De reseräkningar som ännu inte skickats skickas till Netvisor genast när du trycker på ”skicka till bokföring” i huvudmenyn.

7. Betalning av rese- och kostnadsersättningar åt användare

Kostnadsersättningar förs som inköpsfakturor till Procountor. Du ser dessa inköpsfakturor genom att välja en enskild faktura på framsidan i Procountor:

När du öppnar en sådan inköpsfaktura, ser du uppgifterna som sparats i Bezala.

  1. På den högra sidan syns kvittobilderna.
  2. Du kan ändra vyn för att se tilläggsuppgifterna.
  3. Du kan godkänna fakturan genom att trycka på ”Godkänna” i den övre raden. Efter detta går den vidare till Procountor enligt den normala processen för inköpsfakturor.
8. Kontrollering av kreditkortshändelser i Procountor

Bezala skapar verifikationer till Procountor av händelser som är betalda med företagets medel. Du kan kontrollera dessa verifikationer genom att bläddra bland verifikationerna i Procountor och därifrån välja den verifikation du vill kontrollera:

När du öppnar verifikationen ser du att Bezala automatiskt sparat informationen om konto och kostnadsställe. Du behöver bara kontrollera att det bokförts rätt.

Hur många motkonton vill du ha?

När du går in på företagsinställningarna kan du bestämma i fall de verifikationer som är betalda med företagets medel skall ha ett motkonto per betalningssätt eller per enskild händelse.

Senaste artiklar