3 syytä integroida matkalaskuohjelmisto HR-järjestelmään

Integraatiot saattavat kuulostaa sanahelinältä, mutta todellisuudessa ne helpottavat useita työtehtäviä huomattavasti. Lyhyesti kuvailtuna integraatiot ovat tapa yhdistää kaksi ohjelmistoa toisiinsa, jotta niiden välillä saadaan siirrettyä tietoa. Tällaista siirrettävää tietoa voi olla esimerkiksi henkilöstön perustiedot, eli HR-data.

Työntekijöiden HR-dataa ylläpidetään HR-järjestelmässä ja/tai palkkajärjestelmässä, josta sitä voidaan tuoda muihin järjestelmiin joko manuaalisesti tai integraatioiden avulla. Kun yritys hyödyntää nykyaikaisia integraatioita sisältäviä ohjelmistoja, täytyy tietoja päivittää vain yhteen paikkaan ja tiedot siirtyvät integraatioiden avulla automaattisesti muihin ohjelmistoihin. Tällöin HR-järjestelmässä olevia perustietoja kutsutaan HR master dataksi.

Tässä artikkelissa kerromme kolmesta syystä integroida matkalaskuohjelmisto HR-järjestelmään käyttäjähallinnan näkökulmasta. Matkalaskuja koskeva kirjanpito- ja maksuaineisto sen sijaan käsitellään suoraan käyttämissänne kirjanpito-ohjelmistoissa.

Integraatiot säästävät aikaa ja rahaa

Digitalisoituneessa maailmassa yrityksillä on tyypillisesti käytössä useita eri ohjelmistoja. Näihin voivat lukeutua esim. yrityksen intra, työterveyden palvelut, kirjanpito-, matkalasku-, työajanseuranta-, työsuhde-etu-, CRM-, asiakaspalvelu- sekä sähköpostiohjelmisto. Mitä useampaa ohjelmistoa yritys käyttää ja mitä isommasta yrityksestä on henkilömäärältään kyse, sitä laajempaa tehokkuushyötyä integraatiot tuovat.

Usein käyttäjätilien luominen jää HR-henkilöstön harteille. Kuvitellaan tilanne, että HR-henkilön työtehtäviin kuuluisi luoda manuaalisesti käyttäjät uusille työntekijöille kuuteen eri ohjelmistoon. Mikäli yhden käyttäjän luomiseen kuluisi aikaa 5 minuuttia per ohjelmisto, kuluisi käyttäjien luomisessa kuuteen ohjelmistoon jo 30 minuuttia per käyttäjä. Jos yrityksessä aloittaisi kuukausitasolla keskimäärin 10 uutta työntekijää, kuluisi käyttäjien luomiseen jo 5 tuntia.

Lähtökohtaisesti jokaiseen ohjelmaan lisätään samat perustiedot. Yrityksille voi tuntua turhalta maksaa kuukausitasolla 5 tuntia manuaalisesta työstä, joka voitaisiin helposti automatisoida. Kun annetaan integraatioiden hoitaa käyttäjähallinta, voi HR-henkilöstö keskittyä tärkeämpiin, työhyvinvointia edistäviin tehtäviin.

Integraatiot pienentävät virheiden mahdollisuutta

Tietojen päivittäminen useampaan ohjelmistoon voi tuntua puuduttavalta. Mikäli samaa manuaalista työtä toistaa kuukaudesta toiseen, on riskinä, että esimerkiksi näppäilyvirheen seurauksena ohjelmistoon tallennetaan väärät tiedot. Tämä taas saattaa johtaa siihen, ettei käyttäjä pääse kirjautumaan sisään mikä taas aiheuttaa ylimääräistä selvittelytyötä.

Uusien käyttäjien luomisen lisäksi tietoja täytyy myös päivittää aika ajoin. Vastaan voi tulla esim. tilanteita, jossa työntekijän sukunimi tai esihenkilö vaihtuu. Mikäli ohjelmistoja on käytössä useampia, voi tieto jäädä johonkin ohjelmistoista päivittämättä. Myös työsuhteen loppuessa käyttäjät täytyy muistaa käydä poistamassa kaikista ohjelmistoista. Integraatiolla voidaan toteuttaa tämä kaikki automaattisesti.

Integraatio on tietoturvallinen vaihtoehto

Jotta ohjelmistoihin voidaan lisätä uusia käyttäjiä, vaatii se lisääjälle normaalikäyttäjää laajemmat oikeudet. Mitä useammalla henkilöllä on käytössään laajemmat oikeudet, sitä riskialttiimpaa on, että yrityksen ulkopuoliset tahot pääsevät käsiksi yrityksen tietoihin. Tällaisen riskin voi aiheuttaa esimerkiksi tilanne, jossa HR-henkilön tietokoneelle päästään murtautumaan viime aikoina yleistyneiden kalastelusähköpostien avulla. Riski tietovuodolle voi syntyä, jos esimerkiksi työntekijän tietokoneelle on jäänyt käyttäjätietoja sisältäviä tiedostoja, tai hän on murtautumishetkellä valmiiksi sisäänkirjautuneena eri ohjelmistoihin.

Jos käyttäjähallintaan hyödynnetään integraatioita, ei HR-henkilöstölle ole välttämätöntä lisätä laajempia oikeuksia jokaiseen yrityksen käyttämään ohjelmistoon. Tällöin tieto siirtyy ohjelmien välillä pelkästään suojattuja kanavia pitkin.

Bezalan integraatiot HR-järjestelmiin

Bezala on suomalainen yli 2000 yrityksen käyttämä ratkaisu luottokorttikuittien, matkalaskujen ja palkkioiden käsittelyyn.

Bezalasta on rakennettu suora yhteys kahteen Suomen käytetyimpään HR-järjestelmään; Mepcoon ja Sympaan. HR- ja palkkajärjestelmä Mepcoa käyttää jo yli 4000 organisaatiota ja Sympa palvelee asiakkaita jo yli sadassa maassa. Lisäksi integraatiomahdollisuus löytyy Ruotsin suosituimpaan HR-järjestelmään Hogiaan.

Yhdistämällä Bezalan käyttämääsi HR-järjestelmään, teemme mm. seuraavat asiat puolestasi:

• työntekijöiden perustietojen päivittäminen (nimi, sähköpostiosoite, hetu, kieli, IBAN, BIC)
• työntekijöiden oletusten päivittäminen (oletuskustannuspaikat ja -tilit)
• työntekijöiden hyväksyjien päivittäminen
• työntekijän Bezala-tunnuksen poistaminen työsuhteen päättymistä seuraavana päivänä

Itse kirjanpito- ja maksuaineisto lähetetään HR-järjestelmän sijasta käyttämäänne kirjanpito- tai ERP-järjestelmään.