Mitä voit laittaa edustuskuluihin ja neuvottelukuluihin kirjanpidossa?

Artikkelissa käsitellään mm. millaisia tarjoiluun liittyviä ostoja voit tehdä yrityksen nimissä ja milloin ne tiliöidään edustuskuluihin ja milloin neuvottelukuihin. Kerromme myös miten niitä käsitellään kirjanpidossa mm. vähennyskelpoisuuden suhteen. Tiliöinnillä tarkoitetaan oikean tilin valitsemista kululle kuittisovelluksessa ja kirjanpidossa.

Mitkä kulut ovat edustuskuluja?

Ennen kuin sukellamme yksityiskohtiin, on tärkeää ymmärtää, millaiset kulut lukeutuvat edustuskuiluiksi.

Edustusmenoina pidetään yrityksen toimintaan liittyviin, yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin, kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Näitä menoja voivat olla esimerkiksi:

• juomatarjoilut
• ruokatarjoilut
• edustuslahjat
• edustusmatkat (ja niihin liittyvät matka- ja majoituskulut)
• edustamiseen käytetyistä tiloista ja kulkuvälineistä aiheutuneet kulut

Edustamisella pyritään liiketoiminnan edistämiseen. Voidaan tavoitella esimerkiksi liikesuhteiden luomista tai entisten suhteiden säilyttämistä ja parantamista.

Mitkä kulut ovat neuvottelukuluja?

Pääsääntöisesti edustus- ja neuvottelukulut voi jakaa sen mukaan kenelle tuotteita tai palveluita niihin kuluihin liittyen ostetaan. Edustuskulut syntyvät, kun tavataan ja kestitään nykyisiä tai potentiaalisia asiakkaita. Neuvottelukulut syntyvät yrityksen oman henkilöstön kesken tai kun tavataan yrityksiä, jotka ovat yritykseenne palvelussuhteessa (esimerkiksi tilintarkastaja, kirjanpitäjä tai ulkopuolinen markkinointitoimiston työntekijä).

Myös kohtuullisia asiakaspalavereihin liittyviä kuluja voidaan merkitä neuvottelukuluihin.

Neuvottelukuluja voi olla esimerkiksi:

• tarjoilut yrityksen sisäisissä palavereissa
• tarjoilut palaverissa kirjanpitäjän kanssa
• pikkujoulukulut henkilöstön kanssa (jos tarjoilut kohtuullisia)
• kohtuulliset tarjoilut asiakaspalaverissa, esimerkiksi:
  • kahvit ja pullat
  • virvokkeet
  • linjastolounaan hintatasoa vastaavat syötävät

Asiakaspalaverikuluihin liittyen kuittilomakkeelle tulee kirjata tilaisuuden luonnetta ja kertoa ketä tilaisuuteen on osallistunut. Mikäli tarvittavaa tietoa ei ole, voi verottaja tulkita kulut edustuskuluiksi. Bezalassa yritys voi pakottaa osallistujien merkitsemisen, kun tiliksi valitaan neuvottelukulut.

Mitä eroa on edustus- ja neuvottelukuluilla on kirjanpidossa?

Suurin ero näillä kuluilla on vähennyskelpoisuus ja senkin voi jakaa kahteen osaan:

1. tulovero
2. arvonlisävero

Tuloverotukseen kohdistuvat vähennys tarkoittaa, että kulu vähentää yrityksen tuloa ja sitä mukaan myös maksettavaa veroa. Osakeyhtiö ja osuuskunta vähentävät veron yrityksen maksamassa verotuksessa muissa yhtiömuodoissa (esim. toiminimi ja avoinyhtiö) vähennys tehdään henkilökohtaiseen verotukseen. ALV-vähennykset koskevat vain yrityksiä, jotka kuuluvat ALV-rekisteriin.

Edustuskulut

Tuloverotuksessa edustusmenoista saa tuloverotuksessa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveroa niistä ei kuitenkaan saa vähentää.

Neuvottelukulut

Neuvottelukuluista saa vähentää 100 prosenttia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäveron osalta.

Mitä eroa näillä on?

Paljonkin! Neuvottelukulut vähentävät sekä maksettavaa tuloveroa että arvonlisäveroa edustuskuluja enemmän.

Automaatio auttaa oikean tilin valitsemisessa

Bezala on suomalainen teknologiainnovaatio, joka auttaa kymmeniä tuhansia ihmisiä kirjanpitoon liittyvissä asioissa tekoälyn avulla.

Kuittisovellus ehdottaa esimerkiksi oikeaa kirjanpidon tiliä kululle kirjoitetun selitteen mukaan. Lopuksi kuitti menee vielä tarkistettavaksi kirjanpitäjälle, joka hyväksyy kulun ennen kulun kirjanpitoon lähettämistä.

Lähteet:

Verohallinto: Markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa