Kenen tulisi tarkastaa ja hyväksyä yrityksen kulut?
Kulujen tarkistukseen ja hyväksyntään käytettävät toimintatavat vaihtelevat yritysten välillä. Kirjoitimme siitä miten nykyaikaisella kulu- ja matkalaskuohjelmalla voidaan varmistaa, että hyväksyntäprosessi toimii myös työntekijämäärän kasvaessa. Miten voidaan varmistaa, että hyväksyntä ei jää yhden työntekijän harteille, miten toimia poikkeustapauksissa ja mitä kysyä itseltä tarkastaessa kuluja?
Hyväksyjän tehtävä on varmistaa, että kulu kuuluu yritykselle; tarkoitus ei ole vain varmistaa, että työntekijä on täyttänyt kuitin tiedot oikein.
Olemme huomanneet, että monissa organisaatioissa hyväksyntä ei toimi kaikista tehokkaimmalla tavalla. Pienissä organisaatioissa hyväksyjä on yleensä kaikkien työntekijöiden esimies, toisin sanoen toimitusjohtaja tarkastaa ja hyväksyy kaikki kulut. Tämä toimii niin kauan kuin toimitusjohtaja voi hallita kaikkia yrityksen asioita, mutta kun yrityksen koko kasvaa yli kymmeneen henkilöön, tästä alkaa tulla jo liian aikaavievää. Tässä vaiheessa toimitusjohtaja saattaa ylentää jonkun tiimin jäsenistä esimieheksi ja lähettää automaattisesti kaikkien tiimin jäsenien kulut uuden esimiehen tarkastettaviksi. Mutta mitä tapahtuu, jos esimiehellä ei ole hajuakaan, kuuluuko kulu yritykselle? Ja mitä tapahtuu, kun yrityksessä on 50+ tai 10 000+ henkilöä?
Olemme auttaneet tehostamaan satojen yrityksien kulunhallinnan prosesseja ja siksi voimmekin sanoa, että meillä alkaa olla jo hyvin kattava näkemys asiasta. Enää ei istuta konttorissa siirtämässä papereita pinosta pinoon. Tästä huolimatta useiden yritysten tarkastus- ja hyväksyntäkierrot toimivat aivan kuin asia olisi yhä näin.
Me Bezalalla olemme ajan myötä kuitenkin kehittäneet paremman tavan varmistaa, että kaikki kulut tarkastetaan asianmukaisesti. Sen sijaan, että oletamme hyväksyntäkierron olevan hierarkkinen, olemme kehittäneet hybridihyväksyntäkierron. Ymmärrämme, että tulevaisuuden organisaatioissa työntekijät saavat vapaammin käyttää yrityksen varoja ja saavat siten sen kunnioituksen ja luovuuden, mitä he kaikki ihmisinä ansaitsevat. Oletamme, että työntekijät voivat aiheuttaa kuluja yrityksen puolesta, kunhan tämä vastaa organisaation strategiaa.
Hybridihyväksyntäkierto
Olemme pilkkoneet hyväksyntäkierron neljään luokkaan ja yhdistäneet ne Bezalassa ns. hybridihyväksyntäkierroksi.
Ensimmäinen askel on käyttäjäkohtainen hyväksyntäkierto. Tämä on perinteinen hyväksymistapa, joka juontaa juurensa hierarkkisesta organisaatiosta, missä esimiehen tulee hyväksyä kaikki tiimin jäsenensä kulut. Tämä toimii 90 %:ssa kaikista pienistä yrityksistä, mutta harvemmin suuremmissa organisaatioissa. Siksipä käyttäjäkohtainen hyväksyntäkierto on pääosin käytössä hybridihyväksyntäkierrossa, mutta se ohitetaan, jos kululle tai matkalle valitaan projekti, toimipaikka tai kustannuspaikka. Kutsukaamme tässä yhteydessä näitä yksinkertaisesti osastoiksi.
Kenen pitäisi hyväksyä osaston kulut?
Mitä suuremmaksi organisaatio kasvaa, sitä yleisemmäksi ja haastavammaksi osastojen käyttö tulee. Osaston tarkoitus on selvittää, miten tietty osa yrityksestä suoriutuu. Yleensä osastoilla on tietty vastuuhenkilö ja siten tämä henkilö olisi paras tarkastamaan osastolle kuuluvat kulut. Siksi askeleessa kaksi kannustamme kaikkia organisaatioita antamaan vastuun osastosta tietyille henkilöille. Kun kulu sitten syntyy ja se liitetään kyseiseen osastoon, tulisi osastosta vastuussa olevan henkilön hyväksyä kyseinen kulu. Olemme auttaneet yrityksiä, joissa on satoja osastoja määrittelemään hyväksyjät jokaiselle osastolle, ja kunhan hyväksyntäohjelma on riittävän yksinkertainen, tämä tapa toimii kuin unelma!
"Onko kulukattoa?"
Vaikka osastosta vastaava henkilö saattaa olla oikea henkilö tarkastamaan kulun, hän ei välttämättä ole oikea henkilö hyväksymään sitä. Oletetaan, että tietty osasto on olemassa, jotta voidaan seurata, mitä työmatka maksaa. Työntekijä syöttää kulun projektille matkan aikana tehdystä taksimatkasta. Työntekijä kirjaa kuitenkin kulun suuruudeksi vahingossa 10 000 euroa 10 euron sijaan. 10 000 euron kulu vaatii tarkemman tarkastuksen ja tässä tapauksessa saatat haluta lisätä kirjanpitäjän hyväksyntäkiertoon. Tässä kohtaa hybridihyväksyntäkierron kolmas askel tulee kuvioihin: kulukohtainen hyväksyntäkierto. Parhaassa tapauksessa määrittelette, minkä rajan ylittäessään kulu pitäisi ohjata jonkun toisen hyväksyttäväksi ja määritätte myös, kuka tämä toinen henkilö on.
Miten poikkeukset käsitellään?
Tarkastuskierron viimeinen askel on poikkeuksien hallinta. Jokaisen prosessissa mukana olijan tulisi voida nostaa kätensä ja sanoa, että ”tämä ei ole normaali kulu ja haluan, että X ottaa kantaa siihen”. Modernilla, Bezalan tyyppisellä kulu- ja matkalaskuohjelmalla, tämä on helposti tehtävissä. Prosessia varten teidän pitäisi pystyä määrittelemään ennalta tietyt hyväksyjät, joita jokainen voi pyytää tarkastamaan ja/tai hyväksymään poikkeavat kulut. Bezalassa tämä tapahtuu asettamalla tällaiselle hyväksyjälle Julkinen hyväksyjä -rooli.
Pienissä organisaatioissa saattaa riittää, että kulu tarkastetaan, mutta isommissa organisaatioissa toinen hyväksyntäleimaus saatetaan tarvita hyväksyjältä. Tämä askel voi olla keskeinen varmistettaessa, että virheet havaitaan ja korjataan, tai parhaassa tapauksessa vältetään. Jotkin organisaatiot saattavat jopa haluta kaksivaiheisen hyväksyntäkierron, jossa vain kourallinen henkilöitä voi toimia lopullisina hyväksyjinä. Bezalassa voidaan myös asettaa Kirstunvartija-rooli sellaisille käyttäjille, joiden halutaan toimivan aina viimeisinä hyväksyjinä sellaisissa hyväksyntäkierroissa joissa he ovat mukana.
Pidä tilintarkastaja tyytyväisenä
Tilintarkastajanne saattaa haluta nähdä hyväksyntäkierron prosessikartan. Hybridihyväksyntäkierron prosessikartta on tämä:
Nyt kun olet saanut otteen hybridihyväksyntäkierrosta, sinun tulee kysyä kulujen hallintaan käyttämänne ohjelman toimittajalta miten tämä asia hallitaan, tai ottaa yhteyttä meihin ja hoidamme asian sinulle kuntoon.
Ohjeet tarkastajille ja hyväksyjille
Tarkastus- ja hyväksyntäprosessia helpottaa myös huomattavasti hyväksyjinä toimivien henkilöiden huolellinen ohjeistus. Useimmat yritykset vain asettavat tarkastajia ja hyväksyjiä tarkastamaan ja hyväksymään antamatta heille minkäänlaisia ohjenuoria tai ohjeita. Saat vapaasti kopioida alla olevan listan ja parantaa sitä siten, että se sopii organisaatiollesi. Lähetä se sitten tarkastajille ja hyväksyjille. Tarkastus ja hyväksyntä tuntuu heistä huomattavasti mukavammalta, kun heillä on lista käytettävissään.
Kysy itseltäsi seuraavaa, kun tarkastat ja hyväksyt:
- Voiko tämä olla päällekkäinen kulu?
- Ovatko kaikki tarvittavat tiedot mukana?
- Ovatko syötetyt tiedot oikein?
- Voiko tässä olla virhe valuuttakurssien osalta?
- Vastaako tämä yrityksen politiikkaa?
- Tiedätkö, kuuluuko tämä kulu yritykselle?
- Tulisiko jonkun muun tarkastaa tämä kulu?
Kuva ja video: Lasse Lehto