Maksa palkkiot ennennäkemättömän helposti

Sanotaan, että haluat palkita jonkun 10 euron palkkiolla. Miten teet sen? Kysyimme muutamalta urheiluyhdistykseltä, miten he tekevät sen nyt ja totesimme, että palkkion hinnaksi tulee 38 euroa + 10 euroa itse palkkio, eli yhteensä 48 euroa. Pohdi sitä tovi. Palkkion kokonaishinta on neljä kertaa suurempi kuin itse palkkio. Tämä koostuu seuraavista:

• Palkkiohakemukset toimitetaan usein sähköpostitse tai kirjeitse.
• Kun hakemus on vastaanotettu, pitää palkkio hyväksyä. Tarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluu noin 10 minuuttia.
• Palkanlaskija käyttää noin 10 minuuttia uuden palkkiota vastaanottavan henkilön perustamiseen palkanlaskentaohjelmistoon.
• Tämän jälkeen palkanlaskijan on pyydettävä työntekijältä verokortti, jotta voidaan tarkasti laskea, kuinka paljon veroja pidätetään ennen palkkion maksamista: tämä kestää toiset 10 minuuttia.
• Tämän lisäksi tulee 3 euron ohjelmistokulu, kun perustetaan työntekijä palkkaohjelmistoon.
• Lopuksi palkkio on ilmoitettava tulorekisteriin. Oletetaan kuitenkin, että palkkaohjelma hoitaa tämän automaattisesti.
• Yhteensä kuluu siis 30 minuuttia palkkion käsittelyyn. Jos palkanlaskijan tuntiveloitus on 70 euroa/tunti, tämä tulee maksamaan sinulle 35 euroa. Kun tähän lisätään 3 euron ohjelmistokulu, summa on 38 euroa.

Tämä olisi ymmärrettävää, jos eläisimme 90-lukua, mutta nykyään aikaa ei enää tulisi tuhlata tällä tavoin. Jotkut teistä ajattelevat ehkä, että ”hinta on yliarvioitu, en minä maksa palkanmaksajalle 70 euroa tunnista”. Tämä voikin olla totta, mutta 70 euroa/tunti on palkanlaskijan normaali laskutettava tuntihinta Suomessa.

Puretaan prosessi vaiheisiin ja analysoidaan ne yksi kerrallaan.

1. Palkkiolomake ja sen asettaminen saataville
2. Palkkion tarkastus ja hyväksyntä
3. Laskenta, maksu ja raportointi

Askel 1 – Palkkiolomakkeen luonti ja sen asettaminen saataville

Maksaaksesi palkkion tarvitset muutamia perustietoja, kuten:

• Nimi
• Kansalaisuus
• Henkilötunnus
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Osoite
• Veroprosentti
• Päivämäärä
• Kuvaus
• Määrä
• Viite
• Verokortti (liite)

Joskus halutaan myös merkitä kustannuspaikka, jotta tiedetään minkä osaston tulisi maksaa palkkio.

Saadakseen nämä tiedot useimmat organisaatiot käyttävät jonkinlaista lomaketta. Kun googletimme suomalaisia yrityksiä, jotka maksavat palkkioita, löysimme satoja organisaatioita. Yleensä heidän verkkosivuilla on ohjesivu, jossa he kertovat jäsenilleen, miten he voivat ladata Excel- tai pdf-tiedoston, täyttää sen ja lähettää sen heille sähköpostitse tai kirjeitse. Tämä ei ole kovin käyttäjäystävällistä. Täyttämisen vaiva voi myös johtaa siihen, että he jättävät homman väliin kokonaan. 

Vaikka organisaatio saakin oikeat tiedot täytättämällä jäsenillään standardoidun lomakkeen, niin tämä on kaukana optimaalisesta. Minkäänlaista automaatiota ei käytetä ja käyttäjän täyttämät tiedot pitää syöttää uudelleen palkkaohjelmaan. Onneksi on olemassa ilmaisia työkaluja, joilla organisaatiot voivat luoda lomakkeita. Näistä tiedot saadaan standardimuodossa, ja ne on helpompi automatisoida kuin Excel- tai pdf-tiedosto. Lomakkeen voit luoda helposti työkaluilla kuten Gravity Forms, Typeform, Surveypal, Sprout Forms tai vastaavilla. Kun lomake asetetaan verkkosivuille, se on helposti saatavissa.

Askel 2 – Palkkion tarkastus ja hyväksyntä

Kun olet ottanut vastaan palkkiohakemuksen, sinun täytyy varmistaa, että hakija on oikeutettu palkkioon. Tekikö hakija varmasti palkkioon oikeuttavan tehtävän? Vastaako tämä palkkio-ohjeistustanne? Saatat tietää vastauksen heti, mutta mitä tapahtuu, ellet tunne henkilöä ja sinun täytyy varmistaa tieto joltain muulta? Siinä tapauksessa sinun on selvitettävä, kenen tulisi tarkastaa hakemus ja sitten lähettää hakemuslomake tälle henkilölle. Kun lomake on tarkastettu, sinun täytyy todennäköisesti myös hyväksyttää se sellaisella henkilöllä, jolla on oikeus tehdä maksuja organisaatiosi pankkitililtä.

Vaikka tämä tarkastus- ja hyväksyntäprosessi voi vaikuttaa yksinkertaiselta, niin se voi muuttua hyvinkin haasteelliseksi, kun mukaan lasketaan useita osastoja, alueita, kulurajoja yms. Sinun täytyy myös varmistaa, että hyväksyntä tapahtuu sovitun prosessin mukaisesti.

Tässä vaiheessa saatat harkita palkkion sisällyttämistä ostoreskontraan ja hoitaa hyväksymisen siellä. Toisaalta: tulisiko henkilötietoja löytyä ostoreskontrasta, kun huomioidaan GDPR?

Vaihtoehtoisesti saatat harkita palkkio-ohjelman hankintaa. Esimerkki tästä on Bezala, joka hoitaa koko prosessin puolestasi.

Askel 3 – Laskenta, maksu ja raportointi

Kun palkkioita maksetaan Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa ja useimmissa Euroopan maissa, palkkiosta pitää pidättää verot. Jokaisessa maassa on omat veroprosenttinsa ja pakolliset vähennykset, joten pidäthän huolen siitä, että tutustut oman hallintosi palkkiolainsäädäntöön. Pohjois-Euroopassa veroprosentti löytyy verokortilta, joten siksi sinun on pyydettävä jäsentä toimittamaan verokorttinsa. Tämä veroprosentti tulee vähentää palkkiosummasta. Vähennys maksetaan veroviranomaisille osana kyseisen henkilön ennakkoveroja kyseiselle vuodelle. Ennakkovero maksetaan, jotta voidaan varmistaa, että henkilö ei kuluta verorahojaan ennen kuin on maksanut ne. Tämä pitää myös ilmoittaa kunkin maan tulorekisteriin. Ruotsissa ilmoitukset on tehtävä kuukausittain ja Suomessa ilmoitus on tehtävä saman tien.

Palkanlasku- ja maksuprosessi ei ole kovin monimutkainen, kun sen ymmärtää, mutta muista, että veroprosentit ja lainsäädäntö päivittyvät vuosittain, joten pidä itsesi tilanteen tasalla. Vaihtoehtoisesti voit ulkoistaa laskennan Bezalan kaltaiselle palkkio- tai palkkaohjelmalle. Me hoidamme asian, jotta sinun ei tarvitsisi.

Palkkiot-ominaisuus kuuluu Bezalan perushintaan, eli kyseessä ei ole maksullinen lisäpalvelu. Tutustu Bezalan hinnastoon täällä.