Näin otat käyttöön kuitti- ja matkalaskuohjelma Bezalan – 4 helppoa askelta
Bezala on kuitti- ja matkalaskuohjelma, joka on yhteensopiva jopa 20 talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelman kanssa. Tiimimme johdattaa sinut käyttöönottoprosessin selkeiden askelten läpi opastaen ja auttaen.
Moderni kuitti- ja matkalaskuohjelma helpottaa niin organisaation esihenkilöiden, henkilöstön kuin kirjanpitäjänkin elämää.
Tässä blogitekstissä kerromme askel askeleelta, miten saat Bezalan käyttöösi helposti.
0. Tutustu tilaamalla maksuton demo
Älä osta sikaa säkissä! Tutustu ensin Bezalan ominaisuuksiin maksuttoman esittelyn avulla. Näin pääset näkemään käytännössä myyjämme opastuksella, miten ohjelma toimii.
Myyjämme esittelee lyhyessä demossa sinulle ohjelman ominaisuudet. Pääsette yhdessä miettimään, miten Bezala vastaa juuri teidän yrityksenne tarpeisiin ja saat käytännön esimerkkejä siitä, miten organisaationne käyttäisi Bezalaa arkityöskentelyssä. Myyjämme vastaa myös mielellään kaikkiin kysymyksiisi esittelyn yhteydessä.
Voit tutustua Bezalaan myös tämän demovideon avulla:
Käytämme kolmannen osapuolen alustaa verkkosivujemme videoupotuksissa. Voidaksesi katsella videosisältöjä sinun täytyy hyväksyä kolmansien osapuolien analytiikkaevästeet.
1. Bezala-ympäristön määrittely ja tarvittavat integraatiot
Kun päätätte yrityksessänne ottaa Bezalan käyttöön, käyttöönottoprosessi alkaa tarvitsemienne integraatioiden aktivoimisella.
Ohjelmistointegraatiot vähentävät manuaalista työtä entisestään, sillä tiedot siirtyvät Bezalan ja yrityksen muiden toimintojen välillä saumattomasti.
Bezala on yhteensopiva erilaisten henkilöstö- ja taloushallinnon ohjelmistojen kanssa. Tämä mahdollistaa sen, että esimerkiksi henkilöstömuutokset päivittyvät Bezalaan automaattisesti, ja hyväksytyt matkalaskut ja kulukuitit siirtyvät suoraan kirjanpitäjän järjestelmiin, ilman manuaalista tietojen siirtoa.
Tärkeimmät integraatiot:
HR-järjestelmä: työntekijöiden perustiedot Bezalaan.
Luottokorttiostot: työntekijä näkee luottokorttinsa tapahtumat suoraan Bezalassa ja pääsee lisäämään kuitin suoraan oikealle maksutapahtumalle. Bezala myös muistuttaa työntekijää, jos joltain tapahtumalta puuttuu kuitti!
Taloushallinnon ohjelmiston integraatiot: kustannuspaikat, tillikartat ja projektit näkyviin Bezalaan, kulukorvausten maksatus, ja valmis kirjanpitoaineisto suoraan kirjanpitäjälle kirjanpito-ohjelmaan.
Bezala on integroitavissa 20 eri yleisimmän ohjelmiston kanssa, joita jo käytätte yrityksenne päivittäisissä toiminnoissa. Työskentelemme eri kokoisten ja eri toimialojen organisaatioiden kanssa, joten olemme rakentaneet integraatioita jo laajasti eri ohjelmistoihin.
Bezala on mahdollista yhdistää kaikkiin yleisimpiin talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoihin. Lisäksi yleisimmät luottokortit ovat yhdistettävissä Bezalaan. Tutustu integraatioihin.
Bezalaan voidaan syöttää tietoja myös manuaalisesti, jos integraatioita ei haluta syystä tai toisesta hyödyntää.
Pienen yrityksen tapauksessa kaikkiin toimintoihin ei ole välttämättä käytössä omia ohjelmistojaan, jolloin esimerkiksi henkilöstön tiedot voidaan tuoda Bezalaan vaikkapa Excel-tiedostosta. Myös kirjanpitodata siirtyy tarvittaessa taulukkolaskentatiedostona kirjanpitäjän suuntaan.
Kartoituksen jälkeen saat Bezalan tiimiltä lomakkeen, jolle täytetään yrityksen perustiedot ja haluamamme integraatiot. Lomakkeen perusteella tiimimme räätälöi ja valmistelee ohjelman käyttöönne.
2. Testaus
Kun integraatiot on valmiina, Bezalan tiimi testaa, että kaikki toimii, kuten pitää.
Suurten organisaatioiden kohdalla voimme tarvittaessa luoda myös sandbox-ympäristön, jossa voidaan suorittaa laajempia testejä sekä Bezalan että asiakasyrityksen päässä.
Yleensä kuitenkin Bezalan asiantuntijoiden tarkistus riittää ja voimme todeta yhdessä integraatioiden toimivan moitteetta ja tietojen siirtyneen Bezalaan oikein.
3. Henkilöstön perehdytys Bezalaan
Toimitamme Bezalan käyttöön ottavalle yritykselle aina kattavat käyttöohjeet Bezalan käytöstä.
Ohjeet on suunniteltu loppukäyttäjän eli työntekijän näkökulmasta ja materiaaleissa käydään tarkasti läpi Bezalan eri toiminnot ja käyttötilanteet.
Tutustu ohjeisiin:
Saatte meiltä myös videomuotoisen opastuksen jaettavaksi henkilöstölle. Erikseen sovittaessa voimme järjestää teille myös erillisen koulutuksen.
Vaikka työntekijöiden tarkempi perehdytys kannattaa hoitaa talon sisällä, Bezalan tiimi on sekä käyttöönottovaiheessa että jatkossakin käytettävissä mahdollisten kysymysten tai ongelmatilanteiden ratkomiseen. Meiltä saa aina apua ja tukea nopeasti ja suomen kielellä!
Koulutusvideo:
Käytämme kolmannen osapuolen alustaa verkkosivujemme videoupotuksissa. Voidaksesi katsella videosisältöjä sinun täytyy hyväksyä kolmansien osapuolien analytiikkaevästeet.
4. Go live!
Kun Bezalan integraatiot ja toiminnot on räätälöity teille sopiviksi ja henkilöstö ohjeistettu ohjelman käyttöön, on aika siirtyä käyttämään Bezalaa.
Bezalaan lisätyt henkilöstön jäsenet pääsevät myös kirjautumaan ohjelmaan sähköpostiin lähetetyn kutsulinkin kautta. Pääkäyttäjät voivat hallinnoida henkilöstön jäseniä ja asetuksia, ja kirjanpitäjä näkee kaikki Bezalaan lisätyt tapahtumat.
Pidä huoli, että työntekijät tietävät ohjeiden löytyvän osoitteesta help.bezala.com ja että kaikki tietävät, keneltä pyytää apua ongelmatilanteissa.
Bezalan käyttöä aloittaessa on hyvä muistaa myös, että Bezalan tiimi on aina käytettävissä ja valmis auttamaan.
Näin helposti Bezalan käyttö alkaa! Näin käyttöönottoa kommentoi asiakkaamme Delete:
Bezalan käyttöönotto sujui vaivattomasti ja prosessi laskun luomisesta maksatukseen on sujuva.
Kati Manninen Henkilöstöpäällikkö, Delete