Käyttöönotto
Bezalan käyttöönottaminen yrityksellenne on erittäin helppoa. Ennen käytön aloittamista tehdään kuitenkin kaikkein tärkein – asetusten muokkaaminen yrityksenne tarpeiden mukaiseksi.
Millainen kululaskuprosessi on toimivin juuri teille? Haluatteko, että käyttäjät valitsevat itse kuitin kululajin? Tulisiko kaikkien kustannuspaikkojen sekä asiakkaidenne olla valittavissa kustannuskohteina Bezalassa? Entä hyväksyntäkierrot: kuka hyväksyy kenenkin tapahtumat Bezalassa? Olemme auttaneet tähän mennessä satoja yrityksiä löytämään parhaan mahdollisen kululaskuprosessin – autamme erittäin mielellämme myös teidän yritystänne, joten otathan yhteyttä!
Kun olemme kartoittaneet yrityksenne tarpeet, yrityksenne Bezala-ympäristö voidaan käynnistää vain muutamissa minuuteissa.
Kaikkia alla kuvattuja asetuksia pystytään muuttamaan selainversiomme tai rajapintamme kautta.
Yhdistetään Bezala kirjanpitojärjestelmäänne
Kun kirjaudut ensimmäisen kerran yrityksenne Bezala-ympäristöön, valitse käyttämänne kirjanpitojärjestelmä. Tämän jälkeen voit yhdistää palvelumme kirjanpitojärjestelmäänne Bezalan yritysasetuksista.
Tarkistetaan perusasetukset
Voit muokata yritysasetussivulla seuraavia asetuksia:
- yrityksen IBAN ja BIC (kulukorvaukset maksetaan tältä IBAN-tililtä)
- kirjanpitäjänne sähköpostiosoite (tähän osoitteeseen lähetetään ilmoitus, kun kulukorvauksia tulee maksaa)
- yrityksen oletushyväksyjä
- milloin hyväksytyt tapahtumat lähetetään kirjanpitoon
- yrityksen laskutusosoite (vain yritykset, jotka integroidaan Bezalaan verkkolaskutusosoitteella)
- näytetäänkö käyttäjille päiväraha- ja kilometrikorvauslomakkeet
Ottamalla yhteyttä Bezala-tukeen voit muuttaa seuraavia asetuksia:
- ALV-kentän lukitseminen arvoon 0% (jos organisaationne ei ole ALV-velvollinen)
- mitä päiväraha- ja kilometrikorvauslaskureita yrityksenne käyttää
Muokataan vetovalikot tarpeidenne mukaisiksi
Vetovalikoita ovat maksutapa, kululaji sekä kustannuspaikka/-paikat/projektit.
Maksutapa- ja kululajivalikoiden muokkaaminen:
- Bezalassa on oletuksena lyhennetty liikekirjurin tilikartta. Voit muokata ja poistaa näitä tilejä mielesi mukaan.
- Kun lisäät uusia tilejä, varmistathan, että tilinumero on sama sekä Bezalassa että kirjanpitojärjestelmässänne.
Kustannuspaikkojen/projektien muokkaaminen:
- Voit tuoda kustannuspaikat suoraan kirjanpitojärjestelmästänne painamalla kuvaketta ”Tuo kustannuspaikat”
- Voit luoda myös asiakkaitanne kustannuspaikoiksi (jos et halua tämän tiedon siirtyvän kirjanpitoonne, otathan yhteyttä Bezala-tukeen)
- Kustannuspaikat järjestyvät vetovalikoihin ”kustannuspaikkaotsikon” mukaan
Tuodaan käyttäjänne Bezalaan!
Käyttäjiä tuodessa voidaan määritellä seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- IBAN ja BIC
- Oletusmaksutapa
- Oletuskululaji
- Oletuskustannuspaikat
- Hyväksyntäkierto
Suosittelemme, että yrityksen luottokorttia käyttäville henkilöille asetetaan tämä luottokortti oletusmaksutavaksi.
Valtuutetaan kululajit sekä kustannuspaikat
Maksutapoja, kululajeja ja kustannuspaikkoja voidaan valtuuttaa näkymään vain määrätyille käyttäjille.
- Jos et halua kaikkkien käyttäjien näkevän kaikkia kustannuspaikkoja, voit valtuuttaa ne vain määrätyille käyttäjille.
- Jos käytössänne on yritysluottokortteja, voit tallentaa ne Bezalaan maksutavoiksi. Valtuutathan nämä maksutavat vain niille käyttäjille, joilla on käytössään kyseinen yritysluottokortti.
- Jos käyttäjälle näytetään vain yksi maksutapa ja/tai kululaji, nämä valinnat tallennetaan käyttäjän kuiteille automaattisesti ja nämä valikot on piilotettu tältä käyttäjältä.