Pääkäyttäjille ja kirjanpitäjille

Sisäänkirjautuminen

SSO on tietoturvallisin tapa kirjautua sisään, ja se onkin mahdollista hyödyntämällä Googles OAuth2, Microsoft O365 tai Okta -kirjautumista.

Mikäli nämä ei ole organisaationne käytettävissä, onnistuu kirjautuminen myös salasanalla.

Käyttäjät

Voit hallinnoida käyttäjäkohtaisia asetuksia joko käyttöliittymässämme tai integraatioiden avulla. Voit asettaa käyttäjille erilaisia oletusasetuksia mm. kustannuspaikkoihin, km-korvaus- ja päivärahalaskureihin ja käyttökieleen liittyen.

Satunnaiset käyttäjät

Satunnaiset käyttäjät pääsevät lisäämään kuluja satunnaisten käyttäjien lomakkeen avulla. Löydät linkin lomakkeeseen Yritys-sivulta.

Konserni

Haluaisitteko käyttää samaa matka- ja kululaskupalvelua kaikissa konserninne yrityksissä? Onnistuu! Bezalalla voit yhtenäistää koko konsernien prosesseja. Voit vaihtaa konserninne eri Bezala-ympäristöjen välillä ja asettaa yrityskohtaisia asetuksia.

Lue artikkeli: ”10 maata ja yksi Bezala – näin Nortal selkeytti koko konsernin prosesseja yhdellä sovelluksella”

Hyväksyntä

Käyttäjäkohtaiset tarkastus- ja hyväksyntäkierrot ovat räätälöitävissä yrityksesi tarpeiden mukaisesti. Kierrot voivat olla käyttäjä-, kulu-, kustannuspaikkakohtaisia, organisaation laajuisia, summaan perustuvia tai näiden yhdistelmiä.

Yleensä hyväksyntäkiertoon asetetaan asiahyväksyjä ja kirjanpitäjä. Hyväksyntä on helppoa ja kuluja on näppärä myös palauttaa täydennettäväksi.

Maksatus

Bezalaan lisätyt ja siellä hyväksytyt matka- ja kulukorvaukset lähetetään maksuun integraatiosta riippuen joko tilisiirtoihin, ostolaskuihin tai suoraan maksuun Bezala-maksut-lisäpalvelun avulla.

Kulut korvataan yleensä 1-7 päivän sisällä niiden lisäämisestä (riippuu organisaation prosesseista).

Tulorekisteri

Tarvittavat kulut ilmoitetaan tulorekisteriin sen päivän päätteeksi jolloin ne on lähetetty kirjanpitoon ja maksatukseen. Tämän ansiosta matkalaskuja ei tarvitse enää käsitellä palkanlaskennassa.

Bezalasta voi myös perua tulorekisteri-ilmoituksia.

Lisäpalvelu

Muistutukset puuttuvista kuiteista

Bezala on integroitavissa kaikkiin suosituimpiin luottokorttiyhtiöihin. Tällöin näette Bezalassa korteilla tehdyt ostot ja kortinhaltijoita muistutetaan automaattisesti puuttuvista kuiteista. Meillä on myös oma yrityskorttipalvelu, Bezala Card, joka tuo yrityskorttien hallinnoinnin samalle alustalle kuittien käsittelyn kanssa.

Lue artikkeli: Bezala nopeuttaa Business Turun laskukiertoa kuukaudella

Kustannuspaikat

Suurimmasta osaa taloushallinnon ohjelmia laskentakohteet saadaan automaattisesti päivittymään Bezalaan (esim. Netvisor, Procountor, NetSuite ja D365) tai ne voidaan tuoda sinne Excelin avulla käyttöönoton yhteydessä. Voimme myös hakea kustannuspaikat SFTP-palvelimelta, kun ne toimitetaan tietyssä muodossa.

Edelleenlaskutettavat kulut

Monilla asiakkaillamme on tarve edelleenlaskuttaa kulujaan, jotka ovat syntyneet asiakastöistä. Esimerkiksi he saattavat haluta asiakasluettelon työntekijöiden näkyville kululomakkeisiin. Kuluja voidaan edelleenlaskuttaa integraatioiden (esim. Severa ja Koho) tai Excel-raporttien avulla.

Päästölaskenta

Bezalan avulla voit tehdä päästölaskentaa matkakuluihin liittyen suoraan matkalaskutusohjelman sisällä.

Bezala tarjoaa tarkempia päästölaskelmia kuin tavanomaiset menetelmät, jotka perustuvat vain rahallisiin arvoihin. Tämä saavutetaan käyttämällä kunkin kululajin parhaimpia käytäntöjä.

Keräämme tarvittavat tiedot päästölaskentaa varten tekoälyllä tai esittämällä tarvittaessa työntekijöille lisäkysymyksiä.

Lisäpalvelu

BI-raportointi

Vie Bezala-data seuraavalle tasolle BI Bookin avulla. BI Book on helppokäyttöinen analytiikka- ja raportointityökalu, jonka avulla saat Bezala-datasta enemmän irti. Sen avulla voit nähdä parilla klikkauksilla esim. puuttuvien kuittien määrän euromääräisesti ja käyttäjäkohtaisesti tai nähdä paljonko päivärahoihin meni rahaa viime vuoden aikana per toimisto.

Voit myös jakaa raportille katselu- ja muokkausoikeuksia eri käyttäjille ja ryhmille.

Lisäpalvelu

ALV-takaisinhaku ulkomailta

Tarjoamme yhteistyökumppanimme kanssa helpon tavan hakea ulkomaille maksettujen arvonlisäverojen palautusta. Yhteistyössä VAT IT:n kanssa hoidamme ALV-takaisinhaun paikallisten viranomaisten kanssa. Teidän ei tarvitse tehdä muuta kuin vastaanottaa takaisinhaettu arvonlisävero.

Lisäpalvelu

Budjetit / matkasuunnitelma

Voit esimerkiksi hakea esihyväksyntää ja seurata toteumaa esimerkiksi työmatkakustannuksille tai vuoden markkinointibudjetille. Työmatkojen ja niiden kustannusten ennakkoon hyväksyminen on tärkeää erityisesti julkisissa organisaatioissa.

Budjetit-ominaisuudella voit tehdä tämän helposti samassa ohjelmassa, jossa teet myös matkalaskun. Hyväksyjät saavat hyväksyntää odottavista budjeteista sähköpostimuistutukset.