Kolmiosainen Kaikki irti Bezalasta-blogipostaussarja kerää yhteen vinkit Bezala-käytön tehostamiseen ja auttaa säästämään koko organisaationne aikaa.
Sarjan ensimmäisessä osassa jaamme vinkkejä, joka tehostaa koko organisaationne Bezala-käyttöä.
Tutustu sarjan muihin kirjoituksiin:
Tämän kirjoituksen vinkit auttavat teitä toimimaan tehokkaammin virhetilanteissa, sekä varmistavat että kaikki tarpeellinen tieto tulee kerättyä lomakkeille.
Asetusten muokkaamiseen tarvitset vähintään Asetusten ylläpitäjä -tasoisen roolin.
1. Päivitä yhteystiedot Yritys-sivulle
Tarkista yhteyshenkilöt mm. virhetilanteisiin, laskutukseen ja kirjanpidollisiin asioihin liittyen ja varmistat samalla, että työntekijänne saavat aina korvaukset ajallaan tilille. Ilman ajantasaisia tietoja emme voi välttämättä ratkaista kirjanpito- ja maksuaineistoihin liittyviä ongelmia.
2. Voit pakottaa dimensioita
Voitte pakottaa käyttäjiä valitsemaan laskentakohteen dimensiolle aktivoimalla ”Pakollinen dimensio” -kentän laskentakohteen asetuksista.
Asetuksen ansiosta kaikilla kuluilla on vaadittavat laskentakohdetiedot, eikä niitä tarvitse kysellä jälkikäteen.
Tiesithän, että osa integraatioista (mm. Netvisor, Procountor ja NetSuite) mahdollistaa myös laskentakohteiden automaattisen päivityksen. Voit myös asettaa oletuslaskentakohteita käyttäjille.
3. Lisää tietoturvaa SSO-kirjautumisella
Suosittelemme tietoturvasyistä hyödyntämään organisaationne SSO-kirjautumista (Microsoft/Google/Okta) ja estämään salasanakirjautumisen Bezalaan. Tällöin työntekijöillänne tarvitsee hallinnoida salasanoja vain yhdessä paikkaa. SSO-kirjautumisen voi pakottaa Yritys-sivun Autentikointi & Kirjautuminen -kohdasta.
SSO-pakotuksen voi myös poistaa yksittäisiltä käyttäjiltä betakäyttäjän oikeuksilla (joita voi pyytää asiakastuesta support@bezala.com).
4. Pakota merkitsemään osallistujat
Haluatteko kerätä tiedot osallistujista tietynlaisiin kuluihin liittyen? Voitte pakottaa osallistujien merkitsemisen kululajiin asetuksista kohdan ”Edustuskulu: vaadi osallistujien nimet” -aktivoimalla. Tällöin tämän kululajin valitessa kuittilomakkeelle ilmaantuu oma Osallistujat-kenttänsä, jota ei voi jättää tyhjäksi.
5. Nopeuta kulujen lisäämistä luomalla tiliöintisääntöjä
Voit luoda Bezalaan tiliöintisääntöjä, eli sääntöjä selite-kenttään kirjoitettujen sanojen ja kirjanpidon tilien välille. Esimerkiksi: Jos tiliöintisääntö on luotu ja selite-kentään kirjoitetaan ”junalippu”, asetetaan kululajiksi Matkaliput. Etsiessäsi useasti selite-kentässä toistuvia sanoja voit käyttää apua kuittiarkistosta ladattavaa taulukkoa.
Ohjeet tiliöintisääntöjen luomiseen
