Mitä kuittikuvassa tulisi näkyä?

Vuosi on taas pian vaihtumassa ja monella yrityksellä se tarkoittaa myös tilikauden vaihtumista. Kun kuitit on toimitettu Bezalaan oikeaoppisesti, voi uuden alkavan tilikauden aloittaa puhtaalta pöydältä.

Kun kuittikuvissa ja Bezalan kuittilomakkeella on oikeat tiedot, saadaan alvit täysimääräisesti vähennettyä ja vältytään verottajan selvityspyynnöiltä. Tämä on myös helppo tapa saada kirjanpitäjä ilahtumaan!

Yrityskorteilla tehdään ostoja monista maista fyysisesti paikan päällä tai nettitilauksina. Ostomaasta riippuen kuittien oikeasta sisällöstä on erilaisia vaatimuksia (verottajan asettamia, totta kai). Katsotaanpa mitä eroja ja yhtäläisyyksiä kuittien sisällöissä on.

1) Osto Suomessa

a) Osto kaupassa, taksissa, kahvilassa jne. – maksu paikan päällä

Kuitti sisältää Suomen arvonlisäveron, joka on pääsääntöisesti vähennyskelpoista

Kuvassa tulisi näkyä:

• ALV-erittely
• mitä ostettu
• Lisäksi tapaamisiin liittyvissä kuiteissa selitteeseen tulisi kirjata osallistujien nimet ja yritys, jota he edustavat

Hyvä esimerkki:

b) Nettitilaus suomalaisesta verkkokaupasta

Kuitti/lasku sisältää Suomen arvonlisäveron, joka on pääsääntöisesti vähennyskelpoista. Tilaus on hyvä tehdä yrityksen nimissä, vaikka osto maksettaisiin henkilökohtaisella (luotto)kortilla

Kuittikuvassa tulisi näkyä:

• ALV-erittelyt
• myyjän ja ostajan nimi
• Tilausvahvistus tai vastaava on ok, jos se sisältää samat tiedot kuin kuitti / lasku sisältäisi

Hyvä esimerkki:

Ei niin hyvä esimerkki (myyjän ja ostajan nimi puuttuu):

Suomalaisten kuittien merkinnät Bezalassa:

• valitaan kululaji
• laitetaan kuitissa näkyvä päivämäärä
• kuitin rivit jaotellaan alv-kannoittain

2) Osto EU-maasta

a) Osto kaupassa, taksissa, kahvilassa jne. – maksu paikan päällä

Kuitin sisältämä ALV ei ole Suomessa vähennyskelpoinen.

Kuittikuvassa tulisi näkyä:

• mitä on ostettu
• valuutta, jossa osto tehty

Hyvä esimerkki:

Kuitin merkinnät Bezalassa

• valitaan kululaji
• laitetaan kuitissa näkyvä päivämäärä
• alv-prosentiksi laitetaan 0, koska kuitin sisältämä ALV ei ole Suomessa vähennyskelpoista

Jos yritykselläsi on paljon tällaisia kuitteja, voi kuittien sisältämää alvia hakea takaisin kohdemaasta. Kirjanpitäjänne kertoo sinulle mielellään lisää tästä prosessista ja yhteistyökumppanistamme, jonka kanssa hakua hoidetaan.

b) Nettitilaus EU-maasta

Ostoissa noudatetaan ns. käänteistä arvonlisäverotusta ja siksi kuittien sisällön suhteen on vähän enemmän vaatimuksia. Tilaus on hyvä tehdä yrityksen nimissä, vaikka osto maksettaisiin henkilökohtaisella (luotto)kortilla. Kerro myyjälle yrityksesi VAT-tunnus (eli yrityksen Y-tunnus muodossa FIxxxxxxxx).

Kuitissa / laskussa tulee näkyä:

• myyjä
• myyjän VAT-tunnus
• yrityksesi nimi
• yrityksesi VAT-tunnus
• mitä on ostettu
• Tilausvahvistus tai vastaava on ok, jos se sisältää samat tiedot kuin kuitti / lasku sisältäisi

Täydellinen esimerkki (myyjän ja ostajan nimi ja VAT-tunnus näkyvissä):

Hyvä esimerkki (myyjän nimi ja VAT-tunnus näkyvissä, ostajana henkilö (eikä yritys), mutta yrityksen VAT-tunnus näkyy):

Kuitin merkinnät Bezalassa

• valitaan kululaji
• laitetaan kuitissa näkyvä päivämäärä
• alv-prosentiksi laitetaan 0.
• Kirjanpitäjä huolehtii myöhemmin kuitille lisättävästä ALV-koodista, jotta esimerkin mukainen lasku tulee raportoitua EU-palveluostona.

Huomionarvoista ostoista EU-maista on se, että jos ostajan VAT-tunnusta ei ole myyjälle ilmoitettu, myyjä voi tietyissä tapauksissa lisätä laskuun Suomen alvin. Tämä johtuu siitä, että myyjä katsoo ostajan olevan yksityishenkilö. Tämä alv ei kuitenkaan ole yritykselle vähennyskelpoista. Jos ostettava tavara/palvelu tulee yrityksen käyttöön, huolehdi siis siitä, että yrityksen VAT-tunnus on myyjälle ilmoitettu.

Jos on paljon tai isoja hankintoja, joiden kuiteista / laskuista puuttuu tarvittavat merkinnät, saattaa verottaja muistaa kirjanpitäjää selvityspyynnöllä. Tämä johtuu siitä, että usein myyjä ilmoittaa myynnin EU-myyntinä, mutta Suomen päässä puuttuvien kuitti-/laskumerkintöjen takia ostoa ei voida ilmoittaa EU-ostona. Verottaja vertailee ilmoitettuja EU-myyntejä ilmoitettuihin EU-ostoihin, ja jos näissä isoa eroa, verottaja voi erojen perään kysellä.

Joissakin EU-maasta tehdyissä hankinnoissa (esim. Amazon) lukee tilausvahvistuksessa erikseen: ”Please note: this is not a VAT invoice”.

Tällaisen dokumentin toimittaminen ei kirjanpitäjää ilahduta 😕

Tällaisen kuitin /laskun toimittaminen taas ilahduttaa erittäin paljon 😁

3) Osto muualta maailmasta

a) Osto kaupassa, taksissa, kahvilassa jne. – maksu paikan päällä

Kuitissa mahdollisesti oleva ALV ei ole Suomessa vähennyskelpoista.

Kuittikuvassa tulisi näkyä:

• mitä on ostettu
• valuutta, jossa osto tehty

Hyvä esimerkki:

Myös muiden kuin EU-maiden kuittien sisältämää paikallista arvonlisäveroa voidaan hakea takaisin kohdemaasta. Kirjanpitäjäsi auttaa asiassa.

b) Nettitilaus muualta maailmasta

Tilaus on hyvä tehdä yrityksen nimissä, vaikka osto maksettaisiin henkilökohtaisella (luotto)kortilla.

Kuittikuvassa on hyvä näkyä:

• myyjä
• myyjän maa
• yrityksesi nimi
• mitä on ostettu
• Tilausvahvistus tai vastaava on ok, jos se sisältää samat tiedot kuin kuitti / lasku sisältäisi
• Jos laskussa näkyy myyjän EU-alkuinen VAT-tunnus, se ei ole yritysten välisessä kaupankäynnissä merkitsevä, vaan viittaa myyntiin yksityishenkilöille.

Hyvä esimerkki:

Kuitin merkinnät Bezalassa

• valitaan kululaji
• laitetaan kuitissa näkyvä päivämäärä
• alv-prosentiksi laitetaan 0
• valitse kuitin mukainen valuutta

Pro tips!

Muutamien tahojen veloituksia näkyy usein luottokorttilaskuilla. Näiden toimittajien osalta on kuitenkin koettu vaikeaksi saada oikeanlainen kuitti kirjanpitoa varten. Niinpä tässä kunkin toimittajan perässä on linkki jokaisen palveluntuottajan omaan ohjeeseen oikeanlaisen kuitin löytämiseksi.

Google Ads: https://support.google.com/google-ads/answer/1723045?hl=en

Facebook: https://www.facebook.com/business/help/178241749609113?id=160022731342707

LinkedIn: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/1387/accessing-and-printing-your-receipts?lang=en

Adobe: https://helpx.adobe.com/manage-account/using/print-creative-cloud-invoice.html

Toivottavasti näiden vinkkien avulla mahdolliset puuttuvat luottokorttikuitit saadaan kirjanpitoon ja ensi vuonna pidettyä puuttuvien kuittien lista puhtaana!

Artikkelin kirjoitti Elviira Pirttilä Yli 10 vuotta alalla toiminut Elviira Pirttilä työskentelee Greenstepillä taloushallinnon konsulttina ja tiiminvetäjänä. Greenstep on Suomen isoimpia tilitoimisto- ja talousjohtopalveluita tarjoavia yrityksiä.