Kuluhallinta on yksi suorimmista tavoista parantaa yrityksen kannattavuutta. Kun kulut käsitellään oikein ja ajallaan, verovähennykset saadaan täysimääräisesti käyttöön. Se tuottaa säästöjä veroissa, nopeuttaa taloushallintoa ja vähentää inhimillisten virheiden riskejä.
Silti yllättävän moni yritys jättää rahaa pöydälle – usein huomaamattaan. Syynä on puutteellinen ohjeistus, manuaaliset prosessit tai järjestelmät, jotka eivät ohjaa käyttäjää tarpeeksi selkeästi. Tässä blogissa käymme läpi miten vähennykset saa hyödynnettyä järjestelmällisesti ja miten modernit automatisoidut kuluhallintajärjestelmät voivat auttaa tässä.
Miksi verovähennysten maksimointi on nyt tärkeämpää kuin koskaan?
Verotuksen kenttä on jatkuvassa liikkeessä. Vuonna 2024 yleinen ALV-kanta nousi 25,5 %:iin ja vuonna 2025 alennettuihin kantoihin tuli lisämuutoksia. Näillä muutoksilla on suora vaikutus siihen, kuinka merkittäviä seurauksia yksittäisellä käsittelyvirheellä voi olla.
Samaan aikaan vallitseva taloustilanne vaatii yrityksiä tarkastelemaan kulujaan entistä kriittisemmin. Jokainen väärin kirjattu tai puutteellisesti dokumentoitu kulu on potentiaalinen tappio. Tässä tilanteessa verovähennysten maksimointi ei ole enää vain taloushallinnon tehtävä vaan koko organisaation kannattavuutta tukeva strateginen ratkaisu.
Miten vähennysoikeuksia menetetään – ja miksi?
Moni yritys menettää verovähennyksiä huomaamattaan, vaikka järjestelmät olisivat näennäisesti kunnossa. Pienet mutta toistuvat virheet arjessa johtavat siihen, että osa kelvollisista kuluista jää hyödyntämättä.
Tyypillisimmät syyt oikeuden menetykseen ovat:
- Virheellinen tiliöinti. Esimerkiksi neuvottelukulu merkitään edustukseksi, jolloin ALV-vähennys menetetään ja tuloverovähennys puolittuu.
- Puutteellinen dokumentaatio. Jos kuitilta tai matkalaskulta puuttuvat osallistujat tai kulun tarkoitus, kirjanpitäjä tai viime kädessä verottaja voi evätä koko vähennyksen.
- Virheellinen ALV-käsittely. EU-ostoissa unohdetaan alv-koodi, jolloin ALV veloitetaan turhaan ja kustannukset kasvavat.
Nämä virheet eivät yleensä johdu huolimattomuudesta, vaan siitä, ettei prosessi ohjaa käyttäjiä riittävästi. Oikein rakennetulla automaatiolla virheet voidaan estää ja vähennykset varmistaa.
Miten varmistat, että kaikki vähennykset tulee hyödynnettyä?
Verovähennysten maksimointi edellyttää sitä, että kuluhallinta tukee verotuksen vaatimuksia alusta loppuun – automaattisesti ja järjestelmällisesti. Kun prosessi toimii oikein, vähennyksiä vähennysten oikeellisuus ei ole kiinni yksittäisten käyttäjien muistamisesta, vaan syntyy automaation ja sääntöjen avulla.
Tässä neljä keskeisiä tapaa varmistaa oikea käsittely:
- Tiliöintisäännöt ja oletus-ALV: Määritä kululajeille valmiiksi oikeat ALV-prosentit ja ALV-koodit. Näin tieto siirtyy kirjanpitoon automaattisesti ja oikein.
- Pakolliset kentät: Esimerkiksi edustus- ja neuvottelukuluissa kannattaa vaatia osallistujien ja kulun tarkoituksen kirjaamista – tämä suojaa vähennysoikeuden ja helpottaa tarkastuksia.
- Automatisoitu kuittien ohjaus: Ohjaa tietyt sähköpostiin saapuneet kuitit kuluhallintajärjestelmään sähköpostiohjelmaan luotavien sääntöjä. Voit esimerkiksi luoda säännön, että “invoice”- tai “kuitti”-sanoja sisältävät viestit edelleenlähetetään suoraan järjestelmään.
- Sähköpostisuodattimet: Luo kulujärjestelmään sääntöjä, jotka tunnistavat kulujen ostopaikan ja asettavat sille oikean kirjanpidon tilin, ALV-prosentin ja ALV-koodin (eli tavan, jolla ALV käsitellään).
Tarkasti määritellyt säännöt ja automaatiot pitävät prosessin nopeana ja virheettömänä – myös silloin, kun kulujen määrä kasvaa. Bezala on yksi esimerkki järjestelmästä, joka tukee näiden vaiheiden automatisointia ja auttaa varmistamaan verotuksellisen oikeellisuuden.
Tekoäly vie kuluhallinnan uudelle tasolle
Kuluhallinnan kehitys ei pysähdy automaatioon. Seuraava askel on tekoäly, joka tuo kulujen käsittelyyn uuden tason älykkyyttä ja ennakoivuutta. Tekoälyagentit eivät ainoastaan käsittele tietoa, vaan tekevät päätelmiä ja tukevat hyväksyntäprosessia.
Ne voivat ehdottaa automaatiosääntöjä käyttäytymisen ja kuittidatan perusteella, tarkistaa täyttääkö kulu yrityksen matkustus- tai kulupolitiikan vaatimukset sekä nostaa esiin poikkeamia hyväksyjille ennen kuin virheitä syntyy.
Tekoäly tuo mukanaan skaalautuvuutta ja huolettomuutta – erityisesti tilanteissa, joissa kulumäärät kasvavat tai taloushallinto on kuormittunut.
Myös Bezala toi ensimmäiset tekoälyagentit asiakkaiden saataville joulukuussa 2025. Ne täydentävät nykyistä automaatiota ja tekevät kulujen käsittelystä entistä sujuvampaa.
Jo saatavilla olevat tekoälyagentit:
- Asiakirja-agentti (parantaa kuittiskanneriaja kykenee tunnistamaan kuitilta mm. useamman ALV-rivin)
- Päästöarviot tekoälyagentin avulla (hakee tietoje kuitilta mm. lentoreittiin liittyen, tietoja käytetään Bezalan päästölaskentaominaisuudessa)
Vuoden 2026 aikana järjestelmään on tulossa myös muita agentteja helpottamaan mm. kulujen tarkistusta. Tulevaisuudessa agentit voivat esimerkiksi tulkita organisaation matkustuspolitiikkaa ja kertoa tarkastajalle jos kululla ja politiikan välillä on ristiriita.
Älykäs kuluhallinta kannattaa
Verotukseen liittyvien etujen hyödyntäminen ei ole kiinni henkilöstön verotuntemuksesta, vaan siitä, että prosessi ja työkalut on rakennettu oikein. Kun kuluhallinta tukee veroihin liittyviä vaatimuksia automaattisesti, kaikki vähennyskelpoiset kulut tulevat huomioiduksi, virheiden määrä vähenee ja taloushallinnon aikaa vapautuu olennaisiin tehtäviin.
Verovähennysten hyödyntäminen ei ole kiinni siitä, kuinka hyvin henkilöstö tuntee verosäännöt – vaan siitä, kuinka fiksusti prosessi ja työkalut on rakennettu. Kun kuluhallinta tukee verotusta automaattisesti, vähennysoikeudet hyödynnetään täysimääräisesti, virheet vähenevät ja taloushallinnon aikaa vapautuu olennaiseen.
Tekoäly muuttaa pelin kuluhallinnassa
Tekoälyagentit eivät ainoastaan automatisoi rutiineja – ne tuovat älykkyyttä, joka ennakoi virheitä ja ohjaa päätöksiä. Sen ansiosta kuluhallinta muuttuu entistäkin nopeammaksi, tarkemmaksi ja kustannustehokkaammaksi. Yrityksille tämä tarkoittaa vähemmän virheitä, enemmän säästöjä ja taloushallinnon aikaa olennaisiin tehtäviin.
Lue lisää
- Kuitit ja matkalaskut
- Hyödyllisiä ominaisuuksia kirjanpitäjille
- Bezala LinkedInissä (kuullaksesi ensimmäisten joukossa uusista tekoälyominaisuuksista)
