Kuitit ja matkalaskut NetSuiteen
Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaille helppokäyttöisen, täysin integroidun ja mobiilipainotteisen matka- ja kululaskusovelluksen.
Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuitea käyttäville yrityksille?
Näin Bezalan käyttöönotto hyödyttää yritystänne:
- Työntekijänne voivat syöttää kaikki kulu- ja matkalaskunsa mobiilisovelluksen avulla. Saatte siis kaikki kulut nopeammin kirjanpitoon!
- Voitte hyödyntää NetSuiten projektikohtaisia hyväksyntäkiertoja.
- Bezala tukee eri maiden matka- ja kululaskusääntöjä, joten työntekijänne saavat aina lakisääteiset korvaukset.
- Bezala on täysin muokattavissa yrityksenne tarpeisiin.
Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaiden kirjanpitäjille?
Bezalan NetSuite-integraatio hyödyntää mahdollisimman monia, jo NetSuitessa olevia ominaisuuksia. Kirjanpitäjät voivat siis käyttää heille jo tuttua NetSuiten näkymää tarvitsematta syöttää sinne tietoja manuaalisesti!
Mitä hyötyjä Bezala tarjoaa NetSuite-asiakkaiden työntekijöille?
Työntekijänne haluavat tietää:
- ovatko he syöttäneet kulunsa oikein.
- milloin he saavat kulu- ja matkakorvaukset tililleen.
- kuinka koko kulu- ja matkalaskuprosessi toimii.
Tämän kaiken ytimenä on toimiva tiedonvälitys.
- Kun käyttäjä syöttää Bezalaan kuitin tai matkalaskun, kerromme hänelle, jos jokin kenttä on vielä täyttämättä tai jonkin kentän tietoja tulee muokata oikeaan muotoon.
- Kun kuitti tai matkalasku siirtyy hyväksyntään, näytämme käyttäjälle, kenen hyväksynnässä kulu on.
- Kun kulu on hyväksytty, kerromme käyttäjälle, milloin kulu lähetetään kirjanpitoon ja sieltä maksuun.
Käytön aloittaminen
Kuten tiedämme, NetSuite-integraatiot vaativat usein muokkauksia. Ei syytä huoleen – olemme jo tehneet puolestanne suurimman osan työstä, jotta integrointikustannukset ovat mahdollisimman vähäisiä. Autamme myös mielellämme muokkausten tekemisessä! Otattehan meihin yhteyttä osoitteeseen sales@bezala.com päästäksenne alkuun.
Kun olemme sopineet NetSuitenne integroimisesta Bezalaan, etenemme seuraavasti:
Aluksi lisäämme tarpeelliset skriptit yrityksenne NetSuiteen. Jos haluatte, voimme lisätä skriptit aluksi Sandboxiinne, jolloin voitte testata niitä ensin.
Kun skriptit on lisätty NetSuiteen, luomme yrityksenne Bezala-ympäristön.
Tämän jälkeen Bezala-tiimi lisää alla olevat tiedot yrityksenne Bezala-tietoihin; voitte lähettää tiedot meille SendSafelyn avulla.
- Host URI
- GET script number
- POST script number
- Realm
- Subsidiary
- Token
- Token Secret
- Consumer Key
- Consumer Secret
NetSuitessa on kahden tyyppisiä kulutilejä:
- pääkirjassa listatut kulutilit, jotka näytetään lisättäessä luottokorttikuitteja NetSuiteen
- kulukategoriat, jotka näytetään lisättäessä kuluja NetSuiteen
Tämä hämmentää käyttäjiä, minkä vuoksi olemme yhdistäneet nämä kaksi ryhmää Bezalassa. Kun skriptit on lisätty yrityksenne NetSuiteen, kulutiliä muokatessasi näet muutamia uusia kenttiä. Bezala tuo NetSuitesta vain sellaiset tilit, joihin on linkitetty kulukategoria JA joiden takaa on ruksittu ruutu ”SHOW IN BEZALA”.
Jos siis haluat näyttää jonkin pääkirjan tilin käyttäjille heidän syöttäessään kuluja Bezalaan, tähän tiliin tulee linkittää kulukategoria. Kun tämä on tehty, mene Bezalassa ”Maksutavat ja kululajit” -sivulle ja paina kuvaketta ”Hae NetSuitesta”. Tällöin tilit haetaan NetSuitesta Bezalaan ja Bezala-käyttäjät voivat valita niitä kululaskuilleen.
Erilaisten kululomakkeiden näyttäminen
Bezalassa voidaan näyttää seuraavat kululomakkeet työntekijöillenne:
- kuitit
- päiväraha
- kilometrikorvaus
Jotta kaikkia näitä voidaan syöttää onnistuneesti Bezalaan, varmistathan, että jokaiselle kululajille on oma pääkirjatilinsä sekä kulukategoriansa NetSuitessa. Kun tilit on tuotu Bezalaan, yhdistäthän nämä tilit niitä vastaaviin kululomakkeisiin Bezalan yritysasetussivulla (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen support@bezala.com saadaksesi roolin). Kun tilit on yhdistetty kululomakkeisiin, voit valtuuttaa näkymään ne vain Bezala-pääkäyttäjällenne ”Maksutavat ja kululajit” -sivulta. Muutoin kaikki tilit näytetään Bezala-käyttäjillenne, kun he syöttävät kuitteja Bezalaan.
Korvattavien tilien valitseminen
Bezalan yritysasetussivulla on valikko ”Korvausten tili” (vaatii Beta user -roolin: ota yhteyttä osoitteeseen support@bezala.com saadaksesi roolin). Tästä valikosta voit valita maksutapatilin, jolle kirjatut kulut tulee korvata takaisin työntekijöillenne. Kun jokin kulu kirjataan Bezalassa tälle tilille, se lähetetään kuluna NetSuiteen. Muutoin se lähetetään NetSuiteen luottokorttitapahtumana.
Luottokorttien lisääminen
Valitse NetSuiten pääkirjasta se luottokorttitili, jonka haluat lisätä Bezalaan. Ruksi tämän tilin takaa ruutu ruutu ”SHOW IN BEZALA”. Vihje: voit valtuuttaa nämä luottokorttitilit näkymään Bezalassa vain niille käyttäjille, jotka todella käyttävät näitä luottokortteja.
Mene NetSuitessa työntekijälistalle. Täältä voit valita Bezalaan lisättävät työntekijät.
Ruksi käyttäjän takaa ruutu ”BEZALA USER”. Tämä käyttäjä lisätään automaattisesti yrityksenne Bezala-ympäristöön. Varmistathan, että NetSuitessa käyttäjän taakse on tallennettu hänen pankkitietonsa sekä osoitteensa (vähintään maa) – muutoin heille ei voida maksaa kulukorvauksia.
Mene haluamasi projektin sivulle ja ruksi tältä sivulta ruutu ”ALLOW EXPENSES”. Varmistathan, että projekti on olemassa NetSuitessa sillä tytäryhtiöllä, jonka yhdistät Bezalaan.
Valitsemasi projektit näytetään Bezalassa sivulla ”Kustannuspaikat”. NetSuitessa projektin takana listatut resurssit näkyvät Bezalassa projektin valtuutettuina.
NetSuitessa projektin muokkaussivulla on myös pudotusvalikot ”Project Approver” ja ”Project Reviewer”. Jos näissä pudotusvalikoissa on valittuna työntekijöitä, näille projekteille ohjatut Bezala-kulut menevät seuraavan hyväksyntäprosessin läpi:
- Project Reviewer
- SITTEN Project Approver
Kaikki tytäryhtiön NetSuitessa olevat osastot näytetään Bezalassa, jos yritys on integroitu Bezalaan.
Vihje: voit valtuuttaa nämä kustannuspaikat Bezalassa näkymään vain määrätyille työntekijöille
Lisätäksesi verokoodit Bezala-NetSuite-integraatioon lähetä meille viestiä osoitteeseen support@bezala.com.
Luettele viestissäsi lisättävien verokoodien NetSuiten internal ID:t ja niiden Bezala-käyttöliittymään näkyviin laitettavat nimet, esim. "S-FI".
Verokoodien lisäys vaatii myös niiden mäppäyksen (mapping) NetSuiten puolella. Voimme toteuttaa tämän yhdessä NetSuite-konsulttienne kanssa.
Bezala-NetSuite -integraatiota voi myös käyttää ilman, että verokoodeja tuodaan Bezalaan.
Alla olevat listat synkronoidaan NetSuiten ja Bezalan välillä kerran päivässä:
- työntekijät
- osastot
- projektit
- tilit
Nyt kun integraatio on valmis, voit syöttää kulu- ja matkalaskuja Bezalaan!
Voit valita seuraavien lähetysajastusten välillä:
- päivittäin: kulut lähetetään kirjanpitoon klo 06:00
- viikottain: kulut lähetetään kirjanpitoon valitsemanasi päivänä klo 06:00
- kuukauden viimeisenä päivänä: edellisenä kuukautena syötetyt kulut lähetetään kirjanpitoon seuraavan kuukauden ensimmäisenä päivänä klo 06:00
Voit myös lähettää kulut saman tien
Lähetysjonossa olevat kulut lähetetään NetSuiteen saman tien, kun painat päävalikosta linkkiä ”Lähetä matkalaskut heti”.
Yhtenä vai yksittäisinä tositteina?
Mikäli haluat jokaisesta jonossa olevasta kulusta lähetettävän NetSuiteen oman tositteensa, ota yhteyttä Bezalan tukeen support@bezala.com
Kululaskut tuodaan Bezalasta NetSuiten ”Expense Claim” -näkymään. NetSuiten kotinäkymästä löytyy muistutus tekstillä ”Expense Reports to Approve”. Kun klikkaat tätä linkkiä, pääset tarkastelemaan kululaskuja. Kun avaat jonkin kulun, näet kaikki sille tallennetut tiedot. Voit päivittää tarvittavat tiedot (esimerkiksi ALV-koodin) ja hyväksyä kulun. Kun kululaskut on hyväksytty, ne viedään määrittämänne mukaiseen maksuprosessiin NetSuitessa.
Luottokorttikuitit näytetään NetSuiten luottokorttilistassa:
Selaile liitteitä
Olemme huomanneet, että monilla asiakkaillamme on vain rajatusti tallennustila NetSuitessa. Emme siis lähetä varsinaisia kuittiliitteitä NetSuiteen – lähetämme vain linkin näihin liitekuviin. Tällä tavoin kululaskut eivät kuormita yrityksenne NetSuitea, mutta pääset silti helposti käsiksi liitteisiin milloin vain. HUOM: liitekuvia tarkastelevien henkilöiden tulee olla rekisteröityneitä Bezala-käyttäjiä.
Onnistuu – käydään vain yllä kuvatut vaiheet läpi jokaisen yrityksen kohdalla! Työntekijänne voivat vaihtaa Bezalassa kätevästi niiden yritysten välillä, joiden listoilla he ovat myös NetSuitessa.
