Etsitkö optimaalista yrityskorttia ja siihen liittyvää prosessia?

Bezala helpottaa luottokorttilaskujen käsittelyä mm. muistuttamalla puuttuvista kuiteista ja yksinkertaistamalla yrityksen maksamiseen liittyviä prosesseja. Bezalan hyöty on erityislaatuinen johtuen sen suorista integraatioista eri luottokorttiyhtiöihin ja kirjanpito-ohjelmistoihin. Me tunnemme yrityskortit, me tunnemme kirjanpidon ja me haluamme auttaa sinua niihin liittyvien prosessien kehittämisessä.

Suosituimmat yrityskortit, jotka toimivat jo Bezalan kanssa:

Kuittien toimittaminen tulee olla helppoa.

Helpota maksamiseen ja kuittien toimittamiseen liittyvää prosessia Bezalalla.

Älä tee kompromisseja: Hanki täyden palvelun ohjelmisto kulujen hallintaan, joka toimii erinomaisesti kaiken kokoisille yrityksille. Hyödynnä Bezalaa juuri teidän yrityksen tarpeisiin parhaiten sopivalla yrityskortilla. Bezalalla voit:

Lisätä kuitteja helposti kuvaamalla, lataamalla kuittikuvan puhelimen muistista tai lähettämällä kuitin sähköpostista
Automatisoida jatkuvien tilauksien (subscriptions) kuitteja ja eKuitteja
Seurata yrityksen kaikkia korttiostoja ja niihin liitettyjä kuitteja
Automatisoida kuittien tiliöinnin ja tiliöityjen kuittien lähettämisen kirjanpitoon

Lataa esite

Käytämme kolmannen osapuolen alustaa verkkosivujemme videoupotuksissa. Voidaksesi katsella videosisältöjä sinun täytyy hyväksyä kolmansien osapuolien analytiikkaevästeet.

Hallinnoi evästeitä

Neljä yleisintä yrityskorttityyppiä:

Maksuaikakortti – yrityksen tai työntekijän maksuvastuu

Maksuaikakortti vaatii, että kertynyt lasku maksetaan kokonaisuudessaan joka kuukausi.

Yritykset voivat valita kenelle lasku lähetetään: yritykselle vai työntekijälle. Jos lasku lähetetään työntekijälle tulisi varmistaa, että kulut korvataan ennen laskun saapumista, muuten työntekijän on rahoitettava yrityksen kulut väliaikaisesti.

Plussat: Työntekijä voi käyttää tämän tyyppistä korttia henkilökohtaisiin kuluihin, nämä kulut vain jätetään korvaamatta.

Miinukset: Työntekijä on vastuussa laskusta ja kantaa siten suurimman osan riskistä. Jos työntekijä ei pysty maksamaan laskua perintäprosessin aikana, tulee yrityksen takuu astuu voimaan. Jos yritys kuitenkin menee konkurssiin, takaaja katoaa ja työntekijä on vastuussa laskun maksamisesta, vaikka se koostuu yritykseen liittyvistä kustannuksista. Palkkavakuutus auttaa toisinaan palauttamaan työntekijöiden tappiot, mutta ei kaikissa tapauksissa.

Luottoraja: tyypillisesti 2000–10 000 €, 14-30 päivää

Pankkien liiketoimintamalli: pankkien väliset toimitusmaksut (Interchange Fees) ja muistutusmaksut

Käyttöönottoon menevä aika: 1–2 viikkoa

Luottokorttikuittien toimittaminen kirjanpitoon Bezalalla — Luottokorttiyhtiö saa maksunsa ennen laskun saapumista. Jos kaikki kuitit on lähetetty ajallaan, luottokorttiyhtiöltä ei tule edes laskua ja työntekijät voivat käyttää säästyneen ajan tehokkaaseen työskentelyyn!

Yritysluottokortti – yrityksen maksuvastuu

Luottokortilla yritys saa luottorajan ja voi halutessaan vähentää laskun vähimmäissummalla ja maksaa korkoa jäljellä olevasta luotosta.

Plussat: Työntekijän ei tarvitse maksaa luottokortin käytöstä, eikä hän ole viime kädessä vastuussa sen käytöstä.

Miinukset: Työntekijän motivointi kuittien oikea-aikaiseen toimittamiseen voi olla vaikeaa, ja tämän tyyppinen kortti aiheuttaa usein suurinta päänsärkyä kirjanpitäjille.

Väärinkäyttöä voi myös olla vaikea käsitellä. Kortin väärinkäyttö (esim. henkilökohtaiset ostot) voidaan vähentää työntekijöiden nykyisestä palkasta. Mutta mitä tapahtuu, jos työntekijä on lähtenyt yrityksestä? Työntekijä saattaa korvata väärinkäytökset jos sitä häneltä kysytään, mutta entä jos hän kieltäytyy? Tästä voidaan tehdä rikosilmoitus tai laittaa kulut perintään, mutta jos väärin käytetty summa on pieni, useissa tapauksissa tällaisten toimenpiteiden arvoinen ponnistelu ei johda haluttuun tulokseen. Useimmissa tapauksissa yritys kirjaa väärin käytetyt varat suoraan tappioiksi tuloslaskelmaan.

Luottoraja: 0–rajaton, rajoittamaton maksuaika

Pankkien liiketoimintamalli: pankkien väliset toimitusmaksut (Interchange Fees), korkokulut ja muistutusmaksut. Nämä ovat pankeille tuottoisimpia yritysluottokortteja.

Käyttöönottoon menevä aika: 1–2 viikkoa

Prepaid-kortti

Prepaid-kortti vaatii yritystä lataavan kortille saldoa, ennen kuin sitä voidaan käyttää.

Plussat: Helppo saada, yrityksen luottohistoriaa ei tarvitse kertoa.

Miinukset: Jos korttisaldo ei kata maksua, maksu ei mene läpi. Tämä voi olla erittäin haitallista, jos järjestelmät luottavat kortin toimintaan.

Luottoraja: -

Pankkien liiketoimintamalli: pankkien väliset toimitusmaksut (Interchange Fees) ja muistutusmaksut

Käyttöönottoon menevä aika: alle viikko

Debit-kortti

Suurin osa pankeista myöntää yritykselle oletuksena Debit-kortin, kun sille avataan pankkitili.

Plussat: Erittäin helppo hankkia.

Miinukset: Nämä kortit luovat paljon ei-toivottuja manuaalisia tehtäviä kirjanpitäjille, kun tapahtumat tulevat yrityksen tiliotteelle yksittäin.

Luottoraja: -

Pankkien liiketoimintamalli: prosentuaaliset siirtohinnat

Käyttöönottoon menevä aika: alle viikko

Kenelle kuuluisi antaa yrityksen luottokortti? Riippuu yrityksen luottokorttikäytännöstä.

Useimmat työntekijät haluavat käyttöönsä yrityksen luottokortin. Jos taas taloushallinnon tiimiltä kysytään, haluaisivatko he antaa yrityksen kortteja kaikille, vastaus on todennäköisesti ei. Useimmilla yrityksillä, jotka antavat työntekijöilleen luottokortteja, on usein vaikeuksia saada työntekijöitä toimittamaan kuitteja ajallaan.

Joillakin yrityksillä on käytössä 30 päivän sääntö: jos kuittia ei toimiteta 30 päivän sisällä, vähennetään korttiostot palkasta. Toiset yritykset taas sulkevat silmänsä valtavalta määrältä puuttuvia kuitteja selvitystilillä ja toivovat, että tilintarkastajat eivät kiinnitä siihen huomiota. Suosittelemmekin kaikkia yrityksiä laittamaan luottokorttikäytännöt kuntoon ennen kuin luottokortteja edes tilataan. Tässä lyhyet esittelyt erilaisista luottokorttikäytännöistä:

Tiukka käytäntö: Kukaan ei saa korttia. Työntekijöiden on maksettava yritykselle kuuluvat ostot itse ja tehdä niistä kulukorvaushakemus.
Muutama onnekas -käytäntö: Vain muutamat työntekijät saavat (yrityksen maksamat) luottokortit, ja yritys pyrkii maksamaan useimmat näillä korteille tehdyistä ostoista.
100%:n luoton käytäntö: Kaikki yrityskortin haluavat saavat kortin.
Optimaalinen yhdistelmä: Suosittelemme, että työntekijöille, joilla on vähintään yksi kulu kuukaudessa, hankitaan yrityksen puolesta luottokortti. Yrityskortilla tulisi kuitenkin olla määräaika kuittien lähettämiselle, jonka jälkeen lähettämättömät kuitit laskutetaan työntekijältä. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden antaa luottokortteja niitä tarvitseville ja automatisoida kirjanpitonsa varmistaen samalla, että kaikki kuitit toimitetaan.

Automatisoi yrityskorttien kuitit Bezalalla.

Tarkastelimme Bezalaan lähetettyjä kuitteja ja teimme huomion, että ohjelmaan lisätyt kuitit jakaantuvat kolmeen eri päätyppiin. Tässä on vinkkejä näiden kuittien automatisointiin Bezalalla:

Kuitin tyyppi	Kuinka automatisoida
41,1%:lla kuiteista on alv-prosentti ja paikallinen valuutta	Nämä ovat todennäköisesti kotimaisia kuluja, joista voidaan tehdä alv-vähennys. Näillä toimittajilla voi olla sopimus eKuittin tarjoajan kanssa -> Bezala noutaa kuitin suoraan sieltä.
12% paperikuiteista on ulkomaan valuutassa	Bezalan kuittiskanneri lukee kuitin ja täyttää hinnan, valuutan ja päivämäärän automaattisesti. Kun luottokorttiyhtiö saa oikean valuutan muuntokurssin, Bezala päivittää kuitin siten, että valuuttakurssi on tismalleen sama kuin varsinaisessa tapahtumassa. Lisäksi nämä kuitit voidaan lähettää arvonlisäveron takaisinhakua tarjoaville yritykselle.
14,5% kuiteista lähetetään Bezalaan sähköpostitse	Bezala on poikkeuksellisen hyvä automatisoimaan sähköpostikuitteja. Sinun tarvitsee vain välittää sähköposti Bezalalle ja tosite luodaan automaattisesti sähköpostin rungon ja liitteiden perusteella. Useimmissa tapauksissa hinta ja päivämäärä luetaan automaattisesti, ja sähköpostikuitti liitetään oikeaan luottokorttitapahtumaan. Onko sinulla jatkuvia tilauksia (subscriptions)? Bezalan jatkuvien tilauksen automatisointi kopioi kuittikuvan tilauksen viimeisestä kuitista. Jos jatkuvan tilauksen automaatio on otettu käyttöön ja hyväksyntä on automatisoitu, koko prosessi on 100% automatisoitu eikä se vaadi käyttäjältä mitään toimia. (Poikkeus: Kotimaan kulut edellyttävät, että käyttäjä lisää kuitin, sillä alv-palautukset vaativat uniikin kuittikuvan.)

Käytätkö jo Bezalaa ja haluaisit ottaa luottokorttiminaisuudet käyttöönne?

Tutustu luottokorttiominaisuuksien hinnoitteluun Hinnoittelu-sivulla ja ota meihin yhteyttä.

Ota yhteyttä

Yksinkertaista kirjanpitoprosessia Bezalan avulla.

Kirjanpitäjien tehtäviin kuuluu selvittää, miten jokainen yrityksen euro on käytetty ja miksi. Useimpien yritysten on raportoitava kuukausittainen tuloslaskelma kaksi viikkoa kuukauden päättymisen jälkeen. Toisin sanoen kuittien on oltava kirjanpidossa kahden viikon kuluessa kuukauden lopusta.

Mikä on suosituin tapa käsitellä luottokorttikuluja kirjanpidossa?

Kysyimme 32 kirjanpitäjältä kuinka he käsittelevät luottokorttilaskuja ja yli 75% vastasi käsittelevän ne taseen kautta.

Miksi et merkitsisi luottokorttilaskua suoraan tuloslaskelmaan?

Jotkut yritykset vain liittävät kuitit luottokorttilaskuun (=ostolasku), kun se saapuu ostoreskontraan. Tämä tapa on toimiva lähinnä silloin jos kuitit toimitetaan ajoissa, ja edellyttää, että kulutili ja kustannuspaikka syötetään manuaalisesti jokaiselle riville. Siksi on harvinaista, että tämä menetelmä toimii pitkällä aikavälillä.

Miksi valita tämä menetelmä?

Ei vaadi täsmäyttämistä

Miksi luottokorttitositteiden täsmäyttäminen ja kirjanpito on niin vaikeaa?

Esim. 1: Luottokorttitapahtuman lasku on saapunut, tapahtumaa vastaava kuitti lisätään kirjanpitoon. -> Kirjanpito täsmää ja kustannukset näkyvät tuloslaskelmassa.
Esim. 2: Luottokorttitapahtuman lasku on saapunut, kuittia ei ole kirjattu. -> Kirjanpidossa on taseessa erääntynyttä tulosta, tuloslaskelmassa ei vielä kulukirjausta.
Esim. 3: Luottokorttitapahtuman lasku ei ole saapunut, kuitti on kirjanpidossa. -> Tase on pois päältä (tase on väärä), tuloslaskelma on oikea.

Kaava täsmäytykseen

Kirjanpitäjät voivat täsmäyttää luottokorttikulut taseessa. Kaava tähän on:

+ Laskutetut luottokorttilaskut, ei kuluja kirjanpidossa

Puuttuvat kuitit X €
Laskutettu, yhdistetty, mutta ei laskettu X €

- Ei laskutettu luottokorttilaskua, kulut kirjanpidossa

Kirjattu, yhdistetty, mutta ei laskutettu Y €
Kirjattu, ei yhdistetty eikä laskutettu Y €

= Luottokorttitasetilien täsmäytys

Yleiset tavat täsmäytykseen

Kuten voitte kuvitella, täsmäyttäminen voi olla melko rasittavaa ja usein vähiten tuottava tehtävä kuukausittaisessa kirjanpitoprosessissa. Jotkut kirjanpito-ohjelmistot ovat kehittäneet täsmäytystyökaluja kirjanpitäjän auttamiseksi tässä, mutta ne ovat kaukana automatisoiduista. Ne edellyttävät paljon manuaalista naputusta ja kuittien yhdistämistä luottokorttitapahtumiin.

Useilla kirjanpitäjillä on kuitenkin tapana tehdä täsmäytys Microsoft Excelillä. Ihanaa.

Helppo tapa optimoida yrityksen luottokorttien kirjanpito Bezalalla.

Suosittelemme, että kirjaat luottokorttilaskun taseeseen saatavana ja sallitte Bezalalle mahdollisuuden kirjata kuitit suoraan tuloslaskelmaan. Näet tällöin aina puuttuvien kuittien tilanteen suoraan Bezalasta. Puuttuvien kuittien yhteenlaskettu summa on yhtä suuri kuin taseessa oleva varaus luottokorttilaskusta. Näin ollen manuaalista täsmäytystä ei tarvita.

Bezala muistuttaa työntekijöitä puuttuvista kuiteista — Bezalan Puuttuvat kuitit -näkymästä näet kaikki puuttuvat kuitit riippumatta siitä mistä luottokorttilaskusta on kyse.

Miten Bezalan Muistutukset puuttuvista kuiteista -ominaisuus toimii?

1. Luottokorttilasku tuodaan Bezalaan

Luottokorttitapahtumat saadaan näkyviin Bezalaan integraatioiden avulla.

2. Bezala tarkistaa, miltä luottokorttilaskun tapahtumilta puuttuu kuitti

Bezalaan syötetyt kuitit kohdistetaan automaattisesti luottokorttilaskun tapahtumiin näiden tietojen avulla:

päivämäärä
valuutta
summa

Käyttäjä ja kirjanpitäjän näkevät reaaliaikaisen tilanteen puuttuvista kuiteista suoraan Bezalassa.

3. Laskulta puuttuvista kuiteista lähetetään muistutusviestit käyttäjälle

Maanantai-aamuisin lähetettäävssä sähköpostiviestissä ilmoitetaan käyttäjälle luottokorttitapahtumista, joista puuttuvat kuitit. Muistutusviestien ansiosta hukattujen kuittien määrä vähenee, mikä tarkoittaa, että yrityksellä on enemmän vähennettävää arvonlisäveroa.

Näillä vinkeillä kuittien kohdistus onnistuu entistä paremmin:

varmista, että kuitin syöttäjänä on kyseisen luottokortin käyttäjä
varmista, että kuitin maksutapana on luottokortti
syötä kuittilomakkeelle kuitissa oleva päivämäärä
jos kuitti on ulkomaan valuutassa, valitse oikea valuutta ja syötä ulkomaan valuutan määrä
jos olet tehnyt yhden luottokorttiostoksen mutta saanut tästä ostoksesta useamman kuitin, syötä nämä kuitit yhdelle kuittilomakkeelle (kuvaa kaikki liitteeksi & syötä kuittien summat erillisille kuluriveille)
jos muistutusviestissä on mukana yksi tai useampi ”Käteisnostokulu”, täytäthän yhden kuittilomakkeen per käteisnosto

Mikäli kuittilomakkeelle lisätään vääriä tietoja, eikä automaattinen yhdistyminen tällöin ole mahdollinen, voi lisätyt kuitit yhdistää luottokorttitapahtumiin manuaalisesti Bezalan Luottokorttilaskut-sivulta. Suosittelemme yrityksen Bezala-vastuuhenkilöä tai kirjanpitäjää yhdistämään mahdolliset ei-yhdistyneet kuitit, jolloin työntekijöitä ei muistuteta jo lisätyistä kuiteista.

Käytä Bezalaa nykyisen kirjanpito-ohjelmiston kanssa.

Luottokorttitapahtumien vieminen kirjanpitoon tulee olla helppoa. Meillä on valmiit integraatiot suurimpaan osaan kirjanpito-, ERP-, ja HR-järjestelmistä.