10 maata ja yksi Bezala – näin Nortal selkeytti koko konsernin prosesseja yhdellä sovelluksella
Nortal otti Bezalan käyttöönsä yhtenäistääkseen taloushallinnon prosesseja. Haastattelimme Development Manager Jonna Kähköstä heidän kokemuksistaan Bezalasta.
Nortal on viimeisen kahden vuosikymmenen aikana toteuttaneet yli 100 digitaalista muutosprojektia muun muassa julkiselle sektorille, terveydenhuoltoon ja johtaville globaaleille yrityksille ympäri maailmaa.
Suomessa Nortal on toteuttanut merkittäviä projekteja, kuten Verohallinnon järjestelmäuudistuksen yhteistyössä yhdysvaltalaisen ohjelmistotuoteyhtiö FAST Enterprisen kanssa. Uudistuksessa noin 70 elinkaarensa päässä ollutta verotukseen liittyvää IT-järjestelmää korvattiin yhdellä valmisohjelmistolla.
Lisäksi Nortal on muun muassa kehittänyt sairaaloille tilahallintaratkaisun ajanvarausten ja poliklinikkakäyntien hallintaan sekä toimittanut teollisuudelle tekoälypohjaisen ratkaisun, joka tunnistaa ruostumattoman teräksen pinnan virheet.
Tietoja Nortalista |
Työllistää 2000 henkilöä |
Toimintaa 15 maassa |
Bezala käytössä 10 maassa |
Toteuttaa digitaalisia muutosprojekteja julkiselle sektorille, terveydenhuoltoon ja johtaville globaaleille yrityksille. |
Ketteryys painoi järjestelmävalinnassa
Vielä reilu vuosi sitten Nortal hoiti kuitti- ja matkalaskuasiansa omalla tavallaan kussakin maassa. Kun tarve ketterämmälle ratkaisulle nousi esille eräässä Nortalin toimintamaassa, päätettiin samalla selvittää olisiko tarjolla ratkaisua, jonka voisi ottaa käyttöön laajemminkin konsernissa.
Parhaimmillaan hyvä ja suunnitelmallisesti käyttöönotettu ohjelmisto voisi selkeyttää koko konsernin prosesseja. Kun toimintaa on 15 maassa ja puhutaan talousasioista, ei yhden ratkaisun malli ollut itsestäänselvyys.
Markkinakartoituksessa Bezala löytyi mukaan Google-haulla ja valinta alkoi kallistumaan Bezalaan jo ensimmäisen tapaamisen jälkeen. Erottavaksi tekijäksi muista järjestelmistä nousi muun muassa se, että Bezalaan pystyi yhdistämään jo Nortalilla käytössä olevia yrityskortteja. Myös Bezalan pienehkö koko ja sen mukana tuoma ketteryys nähtiin eduksi.
”Näimme hyvänä sen, että yhtiö kasvaa koko ajan ja kehittää ohjelmaa jatkuvasti. Kun kerroimme tarpeistamme, oli Bezalalla valmiutta kehittää meille tärkeitä ominaisuuksia ohjelmistoon.”
Kähkönen kertoo myös ymmärtävänsä, ettei yksittäisen yrityksen kaikkia toiveita voida aina toteuttaa.
”Bezalalta löytyi valmiutta priorisoida tärkeimpiä toiveitamme ja loppuihin voidaan palata sitten, jos samoja toiveita tulee muiltakin.”
Tällä hetkellä Bezala-tiimissä työskentelee 24 henkilöä, joista yli puolet ovat töissä erilaisissa ohjelmistokehittäjien rooleissa. Järjestelmää kehitetään eteenpäin jatkuvasti niin käytettävyyden, taloushallinnon automaatioiden kuin integraatioidenkin osalta.
Yhden järjestelmän käyttöönotto koko konsernille vaatii joustavuutta
Nortal näki tärkeänä mahdollisuuden korvata matkakuluja paikallisten tapojen ja -säädösten mukaan. Useassa maassa paikallinen verottaja määrittelee, että minkä verran kuluja voi verottomasti korvata. Bezalan kansainväliset päiväraha- ja kilometrikorvauslaskurit automatisoivat korvausten laskentaa konsernitasolla huomattavia määriä. Aineistot lähtevät Nortalilla kirjanpitoon ja maksatukseen kerran viikossa, eli Bezalaan lisätty korvaus saapuu tilille aina viikon sisällä.
Tällä hetkellä Nortal käyttää Bezalaa 10 maassa, ja maita tuodaan järjestelmään jatkuvasti lisää. Tarkoituksena on ottaa järjestelmä pikkuhiljaa käyttöön kaikkiin 15 toimintamaahan.
Jokaisessa maassa tapa korvata kuluja on erilainen ja myös muita maakohtaisia eroja voi talousasioissa olla. Kähkönen kokee hyväksi, että he voivat jossain maissa ohjata kulut hyväksyntään projektipäälliköille, jossain esihenkilöille ja jotkut pienemmät kulut voidaan tarkastuttaa taloustiimin voimin.
”Kun määritykset tekee kerralla kuntoon, ohjautuu kulut hyväksyntään oikealle henkilölle automaattisesti.”
Osa esimerkiksi hyväksyntään liittyvistä määrityksistä tulee paikallisista laista. Kähkönen kokee hyvänä sen, että Bezala löytyy sekä monipuolisesti erilaisia toiminnallisuuksia että joustoa määritellä asetukset kunkin tukemaan kunkin maan säädöksiä ja prosesseja.
Sovellus ohjaa käyttäjää eteenpäin
Bezalaa voi käyttää sekä selaimessa että mobiiliapplikaatiolla. Kähkönen kertoo työntekijöiden käyttävän kulujen lisäämiseen pääsääntöisesti mobiiliapplikaatiota.
”Mobiiliäppi on se ykkösjuttu. Kun aukaiset äpin, se ohjaa käyttäjää eteenpäin, eikä siinä voi erehtyä. Ei sen käyttöön ole ollut tarvetta erikseen kouluttaa henkilökuntaa.”
Hän suositteleekin Bezalaa myös muille IT-alan yrityksille juuri sen helppokäyttöisyyden takia. Ohjelmistokuluihin liittyvää kuittikaaosta voidaan helpottaa Bezalalla erilaisten tiliöinti- ja sähköpostisääntöjen avulla.
Myös hinnoittelua hän pitää selkeänä ja reilua. Lasku tulee kuukausittain vain niistä käyttäjistä, jotka ovat käyttäneet Bezalaa edellisen kuukauden aikana.
Kun pyydän vielä Kähköstä tiivistämään Bezalan tuomia etuja, hän mainitsee paremman seurannan, nopeamman maksamisen ja konsernin prosessien yhtenäistämisen. Loppuun hän vielä lisää:
”Pidän hyvänä merkkinä myös sitä, että loppukäyttäjiltä ei tähän mennessä ole tullut mitään valituksia.”
Se, jos jokin, on onnistuneen järjestelmävalinnan merkki.