Kansainvälinen kasvu tuo mukanaan haasteen: miten pitää matka- ja kululaskuprosessi tehokkaana jos tavat korvata kuluja vaihtelee maakohtaisesti? Suomalainen diagnostiikkayritys Aidian ratkaisi tämän Bezalalla.
Yhtenäiset prosessit kansainvälisen kasvun tueksi
Aidian on suomalainen in vitro -diagnostiikkaan (IVD) erikoistunut yritys, joka kehittää, valmistaa ja jakelee nopeita ja luotettavia diagnostisia ratkaisuja terveydenhuollon käyttöön ympäri maailmaa. Paikallistoimistot Aidianilla on Suomen lisäksi 12 eri maassa ja kulukorvausten ja matkalaskujen hallintaan Aidianilla käytetään Bezalaa. Käyttöä on laajennettu vaiheittain eri tytäryhtiöihin tarpeen mukaan ja tällä hetkellä Bezala on käytössä jo yhteensä kahdeksassa konsernin maassa. Tavoitteena onkin ollut rakentaa yhtenäisiä toimintamalleja kansainväliseen organisaatioon. HR Specialist Marjo Järvinen ja kirjanpitopäällikkö Annu Kangas kertovat, miten Bezala on helpottanut heidän arkea.
Aidianilla panostetaan jatkuvasti prosessien kehittämiseen, tehokkuuteen ja nykyaikaisten työkalujen hyödyntämiseen. Yritykselle on tärkeää rakentaa yhtenäisiä ja standardoituja toimintamalleja sekä vähentää manuaalista työtä teknologian avulla.
“Pyrimme koko ajan tehostamaan prosesseja sekä käyttämään nykyaikaisia työkaluja hyväksi – mukaan lukien tekoäly”, kirjanpitopäällikkö Annu Kangas kertoo.
Kun eri maiden kuluprosessit haluttiin yhtenäistää
Aidianin tarina yltää aina vuoteen 1943 kun suomalainen Orion aloitti mikrobiologisen elatusaineen valmistuksen. Vuosien varrella yhtiö on kasvanut tunnetuksi kansainväliseksi toimijaksi. Myös yhtiön nimi on omistajavaihdoksen myötä vaihtunut Orion Diagnosticasta Aidianiksi.
Vuosien aikana Aidianilla huomattiin erityisesti kansainvälisessä toimintaympäristössä, kuinka tärkeää on saada kuluprosessit yhdenmukaisiksi eri maiden välillä. Ensimmäisiin maihin Bezala otettiin käyttöön vuonna 2019.
Bezala oli Aidianilla käytössä jo osassa maista, kun Järvinen aloitti yrityksessä vuonna 2021. Käyttöönotto tehtiin yhteistyössä ulkoisen palkkahallintokumppanin kanssa.
Vuosien aikana Aidianilla huomattiin erityisesti kansainvälisessä toimintaympäristössä, kuinka tärkeää on saada matka- ja kululaskuprosessit yhdenmukaisiksi eri maiden välillä.
Kulut korvataan aina kunkin maan yleisen käytännön mukaan joko päivärahoina tai kulukorvauksina, mutta kaikissa maissa on käytössä sama sovellus jota kautta korvaukset haetaan, hyväksytään ja viedään eteenpäin kirjanpitoon ja maksatukseen.
Esimerkiksi Puolassa ja Slovakiassa prosessit olivat aiemmin hyvin manuaalisia.
“Prosessi oli aiemmin todella manuaalinen, eikä se ollut yhdenmukainen muiden maiden prosessien kanssa”, Kangas kertoo.
“Kirjanpidon näkökulmasta kulukorvausten käsittelyn ja kirjaamisen manuaalisuus aiheutti virheherkkyyttä prosessiin ja yksinkertainen työvaihe vei turhan paljon aikaa.”
Myös työntekijöiden arjessa vanha toimintamalli näkyi hitautena ja ylimääräisenä työnä.
“Puolassa ja Slovakiassa siirryttiin pois manuaalisista Exceleistä ja skannatuista kuiteista. Se on nopeuttanut tekemistä todella paljon”, Järvinen kertoo.
Aidianilla haluttiin vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa hyväksymisprosesseja ja helpottaa sekä henkilöstön että taloushallinnon arkea.
Nopeasti omaksuttava sovellus
Vuoden 2021 jälkeen Aidian on laajentanut Bezalan käyttöä muun muassa Espanjaan, Slovakiaan ja Puolaan. Tämän kesän aikana Bezala otetaan käyttöön Holding-yhtiössä ja Tsekeissä, jolloin Bezala tulee olemaan käytössä jo 10 yhtiössä ja 9 maassa.
Käyttöönotot ovat sujuneet Aidianin mukaan hyvin ja nopeasti.
Käyttöönottojen yhteydessä työntekijöille järjestetään lyhyt koulutus, jossa käytiin läpi kulujen kirjaaminen sekä hyväksymisprosessi. Sen jälkeen käyttäjät omaksuivat järjestelmän nopeasti.
“Bezalan oppii käyttämään todella nopeasti. Järjestelmä on todella helppokäyttöinen ja helposti omaksuttava”, Järvinen kertoo.
Erityisesti mobiilisovellus saa käyttäjiltä kiitosta.
“Kun meillä aloittaa uusia myyjiä, osalle riittää ihan viiden minuutin koulutus siitä, miten kuitit syötetään Bezalaan.”
“Myyjät ovat koko ajan liikkeellä ja apilla kulut saa nopeasti saman tien Bezalaan.”
Aidianilla Bezalan vahvuuksina nähdään erityisesti helppokäyttöisyys, automaatio sekä yhtenäinen toimintamalli.
“Korkea automaation taso esimerkiksi kilometrikorvausten laskennassa, eri valuuttakurssien käsittelyssä sekä paikallisten matkakustannussääntöjen huomioinnissa ovat meille tärkeitä, arkea helpottavia asioita”, Kangas kertoo.
Myös kirjanpidon näkökulmasta ratkaisu on helpottanut päivittäistä työtä.
HR Specialist Marjo Järvisen mukaan Bezala on vähentänyt manuaalista työtä yhtenäistämällä prosesseja eri maiden välillä.
Vähemmän manuaalista työtä, enemmän tehokkuutta
Bezalan käyttöönoton myötä Aidian on saanut yhtenäistettyä kuluprosessejaan eri maiden välillä sekä vähennettyä manuaalista työtä merkittävästi.
“Nopeus ja samanlainen prosessi lähes joka maassa” ovat Järvisen mukaan suurimpia hyötyjä.
Myös taloushallinnon työ on tehostunut.
“Bezalan implementoiminen myös Puolaan ja Slovakiaan on säästänyt kirjanpitotiimissä aikaa, kun kirjanpitoaineistot saadaan nyt samassa standardoidussa muodossa kuin muissakin maissa”, Kangas kertoo.
Aidianilla luottokortit on integroitu Bezalaan, jolloin kortinhaltijat näkevät suoraan sovelluksessa mistä ostoista puuttuu vielä kuitit ja Bezala myös muistuttaa niistä automaattisesti, tämä motivoi Järvisen mukaan käyttäjiä lisäämään kuitit nopeasti ja nopeuttaa siten prosessia.
Sujuvaa yhteistyötä ja jatkuvaa kehittämistä
Aidianilla yhteistyö Bezalan kanssa on koettu sujuvaksi koko yhteistyön ajan. Myös asiakastuki saa kiitosta.
“Yhteistyö on sujuvaa ja ystävällistä. Aina saa apuja.”
Yritys aikoo myös jatkaa Bezalan hyödyntämistä uusissa maissa tarpeen mukaan.
Järvinen kertoo voivansa suositella Bezalaa lämpimästi erityisesti organisaatioille, jotka haluavat rakentaa yhtenäisiä ja helposti hallittavia kuluprosesseja.
“Voin lämpimästi suositella Bezalaa jo yllämainituista syistä. Vaikka jossain maassa ei esimerkiksi maksettaisi päivärahoja, voidaan siellä hyvin käyttää kulupuolta.”
Kun Aidianilta kysytään tärkeimpiä syitä käyttää Bezalaa, vastaukset ovat selkeitä:
“Helppokäyttöisyys, standardoitu prosessi kaikissa yhtiöissä sekä aukoton audit trail”, Kangas tiivistää.
Bezala yhdellä lauseella
Jos Bezala pitäisi kiteyttää yhteen lauseeseen, vastaus tulee nopeasti:
“Bezala on nykyaikainen, nopea ja helppokäyttöinen kulujenhallintajärjestelmä.”
— Marjo Järvinen, Aidian
Lue lisää:
Kuittien ja matkalaskujen käsittely Bezalalla Bezala kansainvälisille yrityksille Luottokorttikuittien käsittely Bezalalla
