Budjettien luominen ja seuranta matkalaskuohjelmassa

Mitä isommasta organisaatiosta on kyse, sitä useammin kulut halutaan hyväksyä ennen niiden toteutumista. Voi esimerkiksi olla, että projektille tai hankkeelle ollaan varattu tietty määrä matkustusbudjettia, ja siinä on tärkeää pysyä, jotta projektin kokonaisbudjetti pysyy hallinnassa. Asiakkaidemme toiveesta kehitimmekin Bezalaan uuden budjetointiominaisuuden, jonka avulla voit hyväksyttää kuluja ennakkoon.

Budjettien hyödyt

• Tieto budjetista saa työntekijän kiinnittämään enemmän huomiota ostostensa hintaan
• Voit seurata budjetin toteumaa helposti Bezalasta 
• Keino toteuttaa tiukempaa kulukuria, mikäli organisaation tilanne sellaista vaatii

Monet organisaatiot raportoivat merkittävän osan kuluistaan Bezalan kautta. Tuomalla budjetit kulukorvausten, matkalaskujen ja yrityskorteilla tehtyjen ostojen käsittelyyn, organisaatio voi säästää huomattavan määrän rahaa.

Vaikka kirjanpidosta löytyy kaikki tarvittava tieto, niin vain pienellä osalla työntekijöitä on sinne pääsy. Budjettien käyttöönottaminen Bezalassa tuo ne näkyville yksilötasolla kaikille, roolista huolimatta. Käydään seuraavaksi läpi, millaisia käyttötarkotuksia budjeteilla voi olla Bezalassa.

Budjettien mahdolliset käyttötarkoitukset

Voit hyödyntää budjetteja mihin tahansa ostoihin Bezalassa. Ainoa vaatimus on, että kulua vastaava kululaji löytyy Bezalasta. Hyödyllisimpiä käyttötarkoituksia ovat kuitenkin ostot, joiden kokonaishintaan työntekijä voi itse vaikuttaa. Tällaisia ovat mm. matkustukseen, markkinointiin ja toimistotarvikkeisiin liittyvät kulut.

Matkasuunnitelma

Yleisin käyttötarkoitus budjetille on matkasuunnitelman luominen ja hyväksyntä. Lisää matkalaskuohjelmaan matkaan liittyvät kulut, kuten matkaliput ja hotellikulut, jotta organisaatiosi voi tarkastaa matkasuunnitelmasi ennen matkalle lähtöä.

Maksullinen mainonta

Maksetun mainonnan kulut veloitetaan siihen liitetyltä yrityskortilta. Kun kulut raportoidaan Bezalaan, on se myös luonteva paikka tehdä seurantaa. Voit asettaa Bezalaan esim. maksetun mainonnan vuosibudjetin.

Lue lisää yrityskorttien yhdistämisestä kirjanpitoon Bezalan avulla.

Atk-laitteet ja tarvikkeet

Voit hyväksyttää Bezalassa esim. matkapuhelimen tai tietokoneen budjetin ennen laitteiden tilaamista.

Uusien budjettien luominen, hyväksyntä ja seuranta Bezalassa

Voit luoda uusia budjetteja Bezalan selainversion Budjetit-sivulla. Uuden budjetin pääset lisäämään painamalla sivun oikean alalaidan "Lisää uusi budjetti" -painikkeesta. 

Budjetit ovat Bezalassa käyttäjäkohtaisia. Lisätäksesi budjetin, valitse sille nimi, budjettiin lisättävät kulutilit, alkamis- ja päättymispäivä sekä summa. Tallentamisen jälkeen budjetti lähtee hyväksyttäväksi käyttäjän takana olevan hyväksyntäkierron mukaisesti. Hyväksyjät saavat heidän hyväksyntäänsä odottavista budjeteista viestit sähköpostiinsa päivittäin. Budjetit hyväksytään Budjetit-sivulla ja hyväksynnän jälkeen budjetin luonut henkilö saa siitä ilmoituksen sähköpostiinsa.

Hyväksynnän jälkeen budjetille merkatuille kulutileille ja annetulle aikavälille lisätyt kulut yhdistyvät automaattisesti budjettiin. Budjetin toteumaa voi seurata Toteutunut summa -sarakkeesta. Budjettiin yhdistyneet kulut tunnistat etusivulla vihreästä kaksipäisestä nuolesta.

Ota budjetit käyttöön

Halutessasi ottaa budjetit organisaatiosi käyttöön, ota yhteyttä meidän tukeen support@bezala.com