5 askelta, joilla pääset eroon puuttuvista kuiteista

Kirjanpidon pitäisi olla valmiina loppuviikosta, mutta sinulta puuttuu vieläkin kuitteja. Osto- ja myyntilaskut ja jopa palkat ovat kaikki valmiina tositteineen, mutta jopa puolet luottokorttilaskujen kuiteista puuttuu – toisin kuin on sovittu. Eivätkö luottokortilliset työntekijät ymmärrä, että tarvitset kuitit tehdäksesi työsi? Olet ilmaissut asian tärkeyden useita kertoja, mutta kuitit ovat aina myöhässä. Näet painajaisia puuttuvista kuiteista.

Tiedämme tunteen. Mutta ei hätää – vielä on toivoa. Olemme koonneet viiden askeleen ohjeen, jota seuraamalla voit kehittää prosessia.

1. Älä suutu – Opeta!

Vihaisten sähköpostiviestien lähettäminen puuttuvista kuiteista voi auttaa kerran. Lopulta se kuitenkin saa luottokortilliset työntekijät vihaamaan prosessia yhä enemmän, ja saat olla muistuttelemassa kuiteista taas seuraavalla kerralla. Sen sijaan auta heitä alkuun: kerro heille, mitkä kuitit puuttuvat ja kuinka lisätä ne. Lähetä heille ystävällinen muistutusviesti muutama päivä ennen luottokorttilaskun saapumista. 

2. Tee prosessista kaveri

Prosessi voi olla selkeä sinulle, mutta työntekijöille ei niinkään. Kuvaile prosessi heille askel askeleelta ja kerro heille, mitä heidän ja muiden pitää tehdä. Kerro se heille esimerkiksi näin:

• SINÄ: Lataa sovellus TÄÄLTÄ ja kirjaudu sisään yrityksen sähköpostilla.
• SINÄ: Ota kuva kuitista näin ja täytä puuttuvat tiedot lomakkeeseen.
• SINÄ: Edelleenlähetä sähköpostikuitit osoitteeseen kuitit@app.bezala.com, odota muutama sekunti ja mene takaisin sovellukseen täyttämään lomake.
• HYVÄKSYJÄ: Lomakkeen täyttämisen jälkeen kuitti menevät hyväksyntäprosessin läpi. Hyväksyjäksi asetetulle henkilölle ilmoitetaan puuttuvista kuiteista sovelluksen avulla.
• SOVELLUS: Kun kuitit on hyväksytty, ne lähetetään automaattisesti kirjanpitoon.
• KIRJANPITÄJÄ: Kun kuitit ovat kirjanpidossa, liitämme ne yhteen luottokorttilaskun kanssa, jonka jälkeen kirjanpito näille kuiteille on valmis. 

Jaa tämä ohje nyt luottokortillisille työntekijöille. Lähetä heille ystävällinen sähköposti, jossa kehotat heitä seuraamaan prosessia. Voit antaa heille muitakin vinkkejä prosessiin. Voit vaikkapa kertoa, että kuitit kannattaa lisätä sovellukseen heti ostotapahtuman jälkeen. Näin asia tulee kerralla kuntoon, eikä siihen tarvitse enää palata. Voit myös näyttää miten asettaa automaattinen edelleenlähetys kuiteille.

3. "Seuraan prosessia, joka ikinen kerta."

Paina tämä asia tarkasti mieleesi:

• "Seuraan prosessia, joka ikinen kerta."

Teet itsellesi hallaa joka kerta, kun sallit luottokortillisten työntekijöiden poiketa prosessista. Automaatio ei toimi, elleivät kaikki seuraa prosessia. Prosessin pitäisi olla ystävä, joten älä puukota sitä selkään vaan ota siitä kaikki ilo irti.

Seuraavalla kerralla, kun luottokortillinen työntekijä lähettää kuitit sinulle sähköpostitse, vastaa hänelle näin:

"Kiitos vaivannäöstä! Tiedäthän kuitenkin, että meillä on prosessimme, enkä voi valitettavasti antaa sinun poiketa siitä. Lähettäisitkö kuitit kirjanpitoon sovelluksen kautta.

4. Automatisoi niin paljon kuin mahdollista

Prosessissa on kaksi ongelmaa, jotka voi ja kannattaa ehdottomasti ratkaista automaatiolla: puuttuvista kuiteista muistuttaminen ja sen tekeminen ennen kuin lasku saapuu.

Modernin kululaskusovelluksen pitäisi antaa sinun automatisoida prosessia muistuttamalla puuttuvista kuiteista puolestasi. Voit joko integroida kululaskusovelluksen luottokorttiyhtiöösi tai yksinkertaisesti vain tuoda luottokorttikuitit sovellukseen manuaalisesti. Kuittien tuonnin jälkeen varmista, että sovellus yhdistää ne luottokorttilaskuun ja kertoo, mitkä kuitit vielä puuttuvat. 

Viedäksesi tämän vielä pidemmälle, kysy voiko käyttämäsi kululaskusovellus muistuttaa luottokortillisia työntekijöitä puuttuvista kuiteista jopa ennen kuin luottokorttilasku saapuu. Tällä tavalla työntekijöillä on enemmän aikaa tuoda kuitit sovellukseen.

5. Palkitse heitä hyvällä käytöksellä

Lähetä luottokortillisille työntekijöille pari hauskaa emojia tai ystävällinen viesti, kun olet nähnyt heidän tuoneen kuittinsa sovellukseen ajallaan. Näytä heille huomanneesi, että he ovat käyttäneet aikaansa prosessiin ja toimineet juuri niin kuin pitää. 

---------------------------------------

Näiden viiden askeleen/vaiheen noudattaminen ei takaa, että saisit kuitit ajallaan joka ikinen kerta. Välillä tulee vastaan työntekijöiden sairastumisia tai lomia, toiset ovat vain liian kiireisiä toimittaakseen kuitit ajoissa ja välillä kuitit jopa häviävät. Seuraamalla näitä vaiheita ja prosessia kuitenkin maksimoit todennäköisyyden sille, että saisit keskittyä muistuttelemisen sijaan oikeisiin töihisi.