Matka- ja kulunhallinta sekä työn tehostaminen ennen kesää

Kevät ja kesä tuovat mukanaan paitsi lämpeneviä säitä myös muutoksia organisaatioiden arkeen: lomat alkavat pyöriä, kausityöntekijät aloittavat ja samaan aikaan arjen perustoimintojen olisi hyvä rullata sujuvasti. Yksi näistä perustoiminnoista on matka- ja kulunhallinta – tärkeä, mutta parhaimmillaan lähes näkymätön osa organisaation toimintaa.

Tässä blogissa kerromme, miksi juuri nyt on erinomainen hetki tarkastella ja tehostaa matka- ja kulunhallintaan liittyviä prosesseja. Jaamme käytännön vinkkejä, tehokkaita työkaluja sekä näkemyksen siitä, miten asiat voi hoitaa fiksummin – erityisesti lomakauden kynnyksellä.

Haasteet nousevat esiin silloin, kun jokin ei toimi

Matka- ja kuluhallinnan tulisi olla niin sujuvaa, että siihen ei juuri tarvitse kiinnittää huomiota. Jos prosessit ovat hitaita, manuaalisia tai järjestelmät hankalakäyttöisiä, ongelmat näkyvät nopeasti arjessa. Tyypillisiä haasteita ovat puuttuvat kuitit, takkuava hyväksyntäkierto ja automaation tai integraatioiden puute.

Lähestyvä lomakausi tuo tilanteeseen lisähaastetta: hyväksyjät voivat olla poissa, uusia käyttäjiä otetaan käyttöön kiireellä ja poikkeustilanteet testaavat järjestelmien joustavuutta. Jos esimerkiksi hyväksyntäkierron muokkaus ei onnistu helposti, voi kulujen käsittely viivästyä, ja tämä näkyy niin työntekijän kuin taloushallinnon arjessa.

Kevät on usein aikaa, jolloin tilinpäätöksen haasteet ovat vielä tuoreessa muistissa. Jos raportointi takkusi tai kululaskujen puutteet aiheuttivat päänvaivaa, nyt on oikea hetki tehdä parannuksia tulevien tilinpäätösten helpottamiseksi – ja ennen kuin kesälomat sekoittavat arjen.

Valmistaudu lomakauteen – 5 käytännön vinkkiä

Kesällä tapahtuu paljon. Näillä toimenpiteillä varmistat, että kulunhallinta toimii myös poikkeustilanteissa:

• Käy hyväksyntäkierto läpi – varmista, että kierto toimii myös lomien aikana.

• Helpota käyttäjien hallintaa – uusien käyttäjien lisäämisen ja vanhojen poistamisen tulee olla sujuvaa.

• Panosta selkeyteen – yksinkertainen prosessi vähentää virheitä ja nopeuttaa toimintaa.

• Hyödynnä automaattiset muistutukset – ne pitävät prosessin liikkeessä ilman manuaalista valvontaa.

• Tarkista järjestelmäsi käyttövalmius – varmista, että kaikki tarvitsemasi ominaisuudet ovat helposti saatavilla.

  
  

Työkalut, jotka tekevät työn puolestasi

Modernit kulunhallintatyökalut tekevät prosesseista sujuvia ja lähes huomaamattomia.

• Luottokortti-integraatiot tuovat maksutapahtumat automaattisesti järjestelmään.

• OCR-teknologia ja tekoäly lukee kuitit ja täyttää tietoja puolestasi.

• Oletusasetukset ja automaatiot nopeuttavat käyttöä ja vähentävät virheitä

• Kilometrikorvaukset, päivärahat ja päästölaskenta hoituvat yhdestä paikasta

• Integraatiot kirjanpitoon vähentävät manuaalista työtä

Kun kaikki tapahtuu yhdellä järjestelmällä ja oikeat ihmiset saavat ilmoitukset oikeaan aikaan, koko organisaatio voi keskittyä olennaiseen. Lue, kuinka Nortal yhtenäisti taloushallinnon prosesseja.

📎 Näin Nortal selkeytti koko konsernin prosesseja yhdellä sovelluksella

Asiakaskokemuksia: “En tiennyt, että tämä voi olla näin helppoa”

Bezalan käyttöönoton jälkeen yleisin palaute on yksinkertainen mutta paljon puhuva:
“En tiennyt, että matka- ja kululaskujen tekeminen voi olla näin helppoa.” 

Yksi hyvä esimerkki löytyy Musti Groupin kansainvälisestä toimintaympäristöstä. Bezala tarjosi heille skaalautuvan ja automatisoidun ratkaisun, joka sujuvoitti kulujenhallintaa useassa maassa.

📎 Lue Musti Groupin ratkaisu kansainväliseen kulujen hallintaan

Kulunhallinnan tulevaisuus on älykäs, automatisoitu ja vastuullinen

Moderni kulunhallinta on kiinteä osa dataohjautuvaa liiketoimintaa. Tulevaisuudessa järjestelmät tunnistavat kulutyypit automaattisesti, ehdottavat kohdistuksia ja huomioivat myös hiilijalanjäljen. Samalla automaatio syvenee, käyttäjäkokemus yksinkertaistuu ja mobiiliratkaisut yleistyvät.

Laajenevat integraatiot esimerkiksi HR-, projektinhallinta- ja talousjärjestelmiin tarjoavat entistä kokonaisvaltaisemman näkymän kulurakenteeseen ja tukevat strategista päätöksentekoa. Organisaatiot, jotka ottavat modernit työkalut käyttöön jo nyt, rakentavat vahvan pohjan tehokkaammalle, läpinäkyvämmälle ja vastuullisemmalle taloushallinnolle.

Nyt on oikea aika tarkastella kulunhallinnan nykytilaa

Kevät ja kesä ovat erinomainen hetki tarkastella kulujenhallinnan nykytilaa ja varmistaa, että prosessit toimivat myös silloin, kun arki muuttuu. Pienillä toimenpiteillä voi ehkäistä suuria ongelmia ja helpottaa arkea niin työntekijöiden, hyväksyjien kuin taloushallinnon näkökulmasta.

Fiksua on tehostaa nyt – ennen kuin lomakausi yllättää.