Kun kansainvälisesti toimiva Clevry otti käyttöön Bezalan, taloushallinnon käsityö väheni, ja työntekijöille kulujen kirjaamisesta tuli nopea rutiini.
Clevry lyhyesti
Toimiala: Ohjelmistoliiketoiminta ja HR-palvelut
Käytössä Bezalalta: Kuitit ja matkalaskut + luottokortti-integraatio
Tulos: Yksi yhtenäinen prosessi eri maihin, vähemmän manuaalista työtä taloushallinnossa
Clevry on kansainvälinen teknologia- ja HR-palveluyritys, joka auttaa organisaatioita tekemään parempia rekrytointi- ja henkilöstöpäätöksiä dataan perustuvien henkilöarvioiden avulla. Yritys toimii yli 30 maassa ja heidän ratkaisullaan arvioidaan vuosittain yli kaksi ja puoli miljoonaa henkilöä.
Kasvavan kansainvälisen organisaation myötä Clevry halusi korvata eri maissa käytössä olleet paikalliset matka- ja kuluratkaisut yhdellä järjestelmällä. Tavoitteena oli yhtenäistää toimintatapoja, vähentää manuaalista työtä ja rakentaa ratkaisu, joka tukee yrityksen kasvua myös tulevaisuudessa.
Videolla kokemuksistaan kertovat Lauri Loikkanen, Group Controller, joka vastaa konsernin talousraportoinnista, taloushallinnon prosesseista ja järjestelmistä, sekä Roope Rajala, joka johtaa Clevryn alustaratkaisuiden kansainvälistä myyntiä.
Yhtenäiset prosessit kansainväliseen organisaatioon
Järjestelmää valittaessa Clevrylle oli tärkeää löytää ratkaisu, joka palvelisi useita maita ja olisi sujuva käyttää niin taloushallinnossa kuin loppukäyttäjienkin näkökulmasta.
”Me haluttiin löytää toimija, joka tarjoaisi meille ratkaisun, joka toimisi useammassa meidän maassa mahdollisimman hyvin, joka olisi uutta teknologiaa ja jossa korostuisi niin taloushallinnon kuin myös loppukäyttäjän helppokäyttöisyys. Bezala valikoitui näiden keskusteluiden jälkeen parhaimmaksi ratkaisuksi meille.”, Loikkanen kertoo.
Bezalan käyttöönoton jälkeen matka- ja kululaskujen käsittely on keskitetty yhteen järjestelmään. Samalla automaatio ja integraatiot ovat sujuvoittaneet prosesseja ja vähentäneet taloushallinnon manuaalista työtä. Käyttöönotto sujui odotettua vaivattomammin:
”Valmistelimme työntekijöille koulutuspaketin Bezalan käyttöön, mutta huomasimme nopeasti, ettei sille ollut tarvetta. Järjestelmä oli todella intuitiivinen ottaa käyttöön.”, Loikkanen toteaa.
Sujuvampi arki käyttäjille
Yhtenäinen järjestelmä hyödyttää myös työntekijöitä. Kulut voidaan kirjata heti niiden syntyessä, jolloin kuittien kerääminen ja matkalaskujen tekeminen eivät kasaudu myöhemmäksi.
Lisäksi Clevry on integroinut Bezalaan käyttämänsä yrityskortit, jolloin kortinhaltija näkee suoraan sovelluksesta mitkä kuitit odottavat vielä lisäämistä. Bezala myös muistuttaa automaattisesti mahdollisista puuttuvista kuiteista.
Videolla Roope Rajala kertoo, miten Bezala on helpottanut hänen arkeaan paljon matkustavana ja tehnyt kulujen kirjaamisesta nopean osan työpäivää.
”Se on helppo ja nopea rutiini.”, toteaa Rajala.
Ratkaisu, joka tukee kasvua
Kansainvälisessä organisaatiossa järjestelmän on pystyttävä mukautumaan liiketoiminnan kasvuun ja eri maiden tarpeisiin. Clevryn kokemuksen mukaan Bezala on tarjonnut yhtenäisen toimintamallin, joka tukee sekä käyttäjiä että taloushallintoa. Myös Loikkanen nostaa esiin helppokäyttöisyyden merkityksen:
”Helppokäyttöisyys nousee isoon keskiöön, meidän käyttäjät sitä osaa arvostaa kovasti ja taloushallinnon näkökulmasta toimivat integraatiot ja automaatioratkaisut helpottaa sitä päivittäistä tekemistä.”
Myös Bezalan tuotekehitys on ylittänyt Loikkasen odotukset positiivisesti:
”Bezala on tuonut tässä vuosien varrella jatkuvasti uusia ominaisuuksia, jotka ovat helpottaneet meidän työtä. Ne ovat voineet olla automaatioita, parempia integraatioita tai tekoälyratkaisuja, jotka suoraan tukevat meidän työtä ja vapauttavat siten meidän aikaa muihin asioihin.”
Videolla Loikkanen ja Rajala kertovat tarkemmin, miten käyttöönotto eteni, millaisia hyötyjä uusi toimintamalli on tuonut Clevryn kansainväliseen arkeen ja miksi Bezala on vastannut yrityksen tarpeisiin kasvun eri vaiheissa.
Katso, miten kuitit ja matkalaskut hoituvat Bezalassa
