Yhden palkkion käsittely ja maksaminen voi viedä vanhanaikaisella tavalla jopa 35 minuuttia ja maksaa yli 40 euroa. Monessa yhdistyksessä, järjestössä ja kunnassa tätä prosessia ei ole koskaan kyseenalaistettu vaikka suurin osa työvaiheista voitaisiin automatisoida lähes kokonaan.
Monessa yhdistyksessä, järjestössä ja kunnassa palkkioiden maksaminen hoidetaan edelleen yllättävän vanhanaikaisesti. Vaikka muu taloushallinto olisi jo modernisoitu, palkkiot pyörivät edelleen sähköposteissa, Excel-taulukoissa ja palkanlaskijan työjonossa.
Samaan aikaan paine tehostaa toimintaa kasvaa jatkuvasti. Resursseja pitäisi käyttää mahdollisimman järkevästi, mutta turha käsityö vie edelleen paljon aikaa tehtävissä, jotka voitaisiin hoitaa huomattavasti sujuvammin.
Palkkioiden käsittely on tästä hyvä esimerkki.
Pieni palkkio voi aiheuttaa yllättävän suuren kustannuksen
Moni ei tule ajatelleeksi, kuinka paljon aikaa yhden palkkion käsittely oikeasti vie. Kun tiedot kerätään käsin, hyväksynnät hoidetaan erikseen ja palkanlaskija käsittelee palkkion manuaalisesti, aikaa voi kulua jopa 35 minuuttia yhtä palkkiota kohden.
Jos palkanlaskija on ulkoistettu ja tuntihinta on esimerkiksi 70 euroa, yksittäisen palkkion käsittely voi maksaa yli 40 euroa. Käytännössä siis esimerkiksi pieni kokouspalkkio voi aiheuttaa moninkertaisen hallinnollisen kustannuksen itse maksettavaan summaan verrattuna.
Suurin työ ei yleensä synny itse palkkiosta, vaan kaikista siihen liittyvistä vaiheista:
- tietojen keräämisestä
- verokorttien tarkistamisesta
- hyväksyntäkierroksista
- maksatuksesta
- kirjanpidon vienneistä
- tulorekisteri-ilmoituksista.
Kun sama prosessi toistuu vuoden aikana kymmeniä tai satoja kertoja, kokonaiskuorma kasvaa nopeasti merkittäväksi.
Monessa organisaatiossa toimitaan edelleen samalla tavalla kuin ennenkin
Palkkioiden käsittelyä ei usein ole koskaan pysähdytty haastamaan. Jos prosessi on toiminut samalla tavalla vuosia, sitä pidetään helposti ainoana vaihtoehtona.
Siksi moni organisaatio ajattelee edelleen, että palkkiot täytyy aina käsitellä palkanlaskijan kautta käsin. Todellisuudessa suuri osa työvaiheista voidaan automatisoida lähes kokonaan.
Kyse ei yleensä ole haluttomuudesta kehittää toimintaa, vaan siitä, ettei vaihtoehtoisia ratkaisuja tunneta riittävän hyvin. Vielä muutama vuosi sitten vaihtoehtoja oli vähän, mutta nykyään palkkioiden käsittely voidaan hoitaa huomattavasti kevyemmin kuin perinteisessä palkanlaskentaprosessissa.
Automatisointi vähentää turhaa työtä merkittävästi
Palkkioiden käsittelyn ei tarvitse olla raskas prosessi.
Automatisoidussa mallissa palkkio lisätään helppokäyttöiselle palkkiolomakkeelle joko mobiilisovelluksella tai tietokoneen selaimessa ja sen tarkastaminen on helppoa ja nopeaa. Tämän jälkeen järjestelmä hoitaa maksatuksen, kirjanpitokäsittelyn ja tulorekisteri-ilmoitukset automaattisesti.
Käytännössä aikaa voidaan säästää jopa yli 30 minuuttia yhtä palkkiota kohden.
Hyödyt näkyvät erityisen selvästi organisaatioissa, joissa palkkioita käsitellään paljon. Ammattiliitoissa tämä tarkoittaa esimerkiksi kokouspalkkioita ja ansionmenetyskorvauksia. Kunnissa taas käsitellään jatkuvasti luottamushenkilöiden palkkioita, sihteerikorvauksia ja puheenjohtajien palkkioita.
Koska työ on toistuvaa, myös automatisoinnin vaikutus kertautuu nopeasti.
Miksi automatisointi on ajankohtainen juuri nyt?
Yhdistysten ja järjestöjen toimintaympäristö on muuttunut nopeasti viime vuosina ja myös kunnille on painetta vähentää hallinnollista työn kustannuksia. Kustannukset kasvavat, mutta aikaa ja resursseja ei ole käytettävissä enempää kuin ennenkään.
Samaan aikaan myös työelämä muuttuu. Yhä useampi työ tehdään projekti- tai keikkaluontoisesti, ja erilaisia työkorvauksia maksetaan jatkuvasti enemmän. Työkorvauksia syntyy esimerkiksi tapahtuma-avusta, työpajojen vetämisestä, vertaisohjauksesta ja erilaisista projektiluonteisista tehtävistä.
Tällaisessa ympäristössä maksamisen täytyy olla nopeaa, helppoa ja kustannustehokasta.
Vähemmän hallintoa, enemmän aikaa oikeaan työhön
Palkkioiden automatisointi ei ole pelkästään tapa säästää rahaa. Se on tapa tehdä arjesta sujuvampaa sekä hallinnolle että palkkion saajille.
Kun palkkioiden käsittelyyn ei enää kulu tunteja, aikaa jää enemmän varsinaiseen toimintaan. Ja juuri siitä yhdistys- ja järjestötyössä pitäisi olla kyse.
Haluatko nähdä, miten palkkioiden käsittely voidaan automatisoida käytännössä?
