On tullut aika muuttaa suhtautumistamme kulujen tarkastamiseen. Perinteisesti hyväksyjät ja kirjanpitäjät tarkistavat jokaisen kuitin manuaalisesti. Käydään läpi kulu suhteessa yrityksen politiikkaan, tarkistetaan ALV-kannat, täsmäytetään korttitapahtumaan ja selvitetään onko kulu jo aiemmin lisätty järjestelmään. Nyt Bezala hoitaa kaiken tämän automaattisesti.
Olemme julkaisseet Bezalaan kaksi uutta tekoälyominaisuutta:
Matkustuspolitiikka-agentti valvoo kuluja reaaliajassa
Matkustuspolitiikka-agentti tarkistaa kuitit automaattisesti heti kun ne lisätään järjestelmään. Se tunnistaa esimerkiksi henkilökohtaiset ostot, tipit, minibaariostot sekä väärät kululajit ja jättää kommentit suoraan kuitille. Laajemmilla oikeuksilla agentti voi myös tiliöidä kuluja sille annettujen ohjeiden perusteella.
Tekoäly tunnistaa ostomaan ja automatisoi ALV-käsittelyä
Kun työntekijä lisää kuitin Bezalaan, tekoäly tunnistaa nyt automaattisesti kulun ostomaan. Ulkomaisille ostoille asetetaan automaattisesti ALV-prosenttikenttään joko Purchases Abroad (EU) tai Purchases Abroad (Non-EU). Tämä voidaan tehdä vain jos kuitille valitulla kululajilla ei ole oletus-ALV:ia, joten suosittelemme poistamaan oletus-ALV:it erityisesti niiltä kululajeilta, joille tiliöidään ulkomaan kuluja.
Tilanteissa joissa ALV tulisi olla jotain muuta kuin kuittikuvasta tunnistettu ALV, kuten esimerkiksi edustuskuluilla, suosittelemme hyödyntämään matkustuspolitiikka-agenttia, joka voi korjata ALV-valinnat automaattisesti sille annettujen ohjeiden perusteella.
ALV-koodimäppäykseen yhdistettynä ALV-prosentin ja ostomaan tunnistus automatisoi myös ALV-koodien asettamisen ja helpottaa siten ALV-käsittelyyn liittyvää työtä huomattavasti.
Suosittelemme ottamaan molemmat ominaisuudet käyttöön. Yhdessä ne tehostavat Bezalaan liittyvää työtä huomattavasti sekä kulujen tarkistuksen että ALV-käsittelyn osalta. Tilitoimistojen kannattaa aktivoida ominaisuudet myös asiakkailleen.
Lue lisää Bezalasta:
