Webinaaritallenne: luottokortti-integraatiot ja Bezala Card -luottokortit

Kaikki irti Bezalasta -webinaarisarjan kolmannessa jaksossa Anu Turtiainen ja Petri Joutsen kävivät läpi, miten luottokortti-integraatio ja Bezala Card -yrityskorttipalvelu toimivat käytännössä.

Yrityksen luottokortti on kätevä maksuväline, mutta kuun vaihteessa sen kulut työllistävät taloushallintoa: kuitteja etsitään ja tapahtumia täsmäytetään vasta, kun luottokorttilasku on saapunut. Bezalassa tämä työ hoituu pitkin kuukautta, joko yhdistämällä Bezala nykyisiin kortteihinne tai ottamalla käyttöön Bezala Card -yrityskorttipalvelun.

Katso webinaarin tallenne tai lue alta tärkeimmät opit, olitpa vasta tutustumassa Bezalaan, yhdistämässä nykyisiä korttejanne tai miettimässä koko korttienhallinnan helpottamista.

Katso tallenne

Luottokortti-integraatio vai Bezala Card?

Bezalan voi yhdistää yrityksen jo käytössä oleviin luottokortteihin. Tuettuja ovat esimerkiksi AirPlus, OP Corporate Gold, First Card, Danske Bank Mastercard, ja Pliant. Toinen vaihtoehto on ottaa käyttöön oma yrityskorttipalvelumme Bezala Card, jolloin kuittien lisäksi myös itse korttien hallinnointi helpottuu.

Kummassakin tapauksessa saat samat perushyödyt:

• Reaaliaikainen kuva kuittitilanteesta jo ennen kuin luottokorttilasku saapuu ostolaskuihin
• Automaattiset muistutukset puuttuvista kuiteista
• Kuitit kirjanpidossa ennen kuun katkoa
• Valuuttakurssit suoraan luottokorttiyhtiöltä, joten valuuttakurssieroja ei synny

Näin korttitapahtumat saapuvat Bezalaan

Integraation ansiosta korttitapahtumat näkyvät Bezalassa jo ennen luottokorttilaskua. Useimmilta kortinantajilta tapahtumat saapuvat 1–3 vuorokauden sisällä, ja Bezala Cardilla ja Pliantilla reaaliaikaisesti.

Bezala yhdistää korttitapahtuman automaattisesti kuittiin päivämäärän, summan, valuutan, maksutavan ja käyttäjän perusteella. Jos kuitti on jo lisätty, tapahtuma kohdistuu siihen sen saapuessa Bezalaan. Jos kuittia ei vielä ole, käyttäjä saa Bezalaan valmiiksi täytetyn lomakkeen, johon riittää lisätä kuittikuva.

Ulkomaan ostoissa Bezala saa luottokorttiyhtiöltä sekä alkuperäisen summan, esimerkiksi Ruotsin kruunuissa, että laskutetun summan ja kurssin. Kirjanpitoon siirtyvät siis täsmälleen samat tiedot kuin luottokorttilaskulla.

Puuttuvat kuitit yhdellä silmäyksellä

Bezalan Puuttuvat kuitit -näkymä kokoaa käyttäjän kaikki korttiostot, joista kuitti vielä puuttuu. Kuitin lisääminen hoituu yhdellä klikkauksella: käyttäjä tarkistaa esitäytetyn lomakkeen, lisää kuittikuvan ja lähettää. Pääkäyttäjä taas näkee Yrityskortit-osiosta, kuinka monta kuittia kultakin kortinhaltijalta puuttuu.

Liikennevalot kertovat täsmäytyksen tilan

Jokaisen korttikulun kohdalla on korttikuvake, jonka väri kertoo tilanteen:

• Vihreä: kuitti on yhdistetty korttitapahtumaan ja summa täsmää.
• Keltainen: summassa on poikkeama, esimerkiksi kuittiin on syötetty 60 euroa, vaikka ostos oli 56,50 euroa. Summan voi korjata suoraan kulusta.
• Punainen: kulu ei ole yhdistynyt korttitapahtumaan.

Jos jokin tapahtuma ei ole yhdistynyt automaattisesti, sen voi kohdistaa käsin Korttitapahtumat-sivulta luottokorttilaskun numeron kautta.

Vinkki integraation käyttöönottoon

Webinaarissa nousi esiin asia, joka kannattaa tarkistaa heti alussa. Jotta tapahtumat yhdistyvät oikeaan korttiin ja käyttäjään, jokaisen kortin tiedot pitää olla Bezalan maksutavoissa: kortin neljä ensimmäistä ja neljä viimeistä numeroa sekä käyttäjä. Kun tiedot ovat kunnossa, yhdistäminen toimii automaattisesti.

Maksutavoille voi lisäksi määrittää omat hyväksyjänsä. Korttikulut voivat siis kulkea eri hyväksyntäkierron kautta kuin esimerkiksi matkalaskut.

Bezala Card: myös korttien hallinta omiin käsiin

Bezala Card vie hyödyt askeleen pidemmälle, koska yritys hallinnoi kortteja itse. Kun uusi työntekijä aloittaa, pääkäyttäjä lähettää kutsun hallintapaneelista. Kun kutsu on hyväksytty, virtuaalikortti on käytössä heti. Fyysinen kortti saapuu noin kahdessa viikossa. Samalla tavalla kortit suljetaan, eikä pankkibyrokratiaa tarvita.

Virtuaaliset kertakäyttökortit

Petri nosti esiin erityisesti virtuaaliset kertakäyttökortit, joista asiakkaat ovat pitäneet. Jos työntekijä tarvitsee korttia vain yhteen asiakastapahtumaan, hänelle voi aktivoida kortin esimerkiksi kahdeksi vuorokaudeksi. Käyttöä voi rajata ostotyypin, kauppiaan, maan, valuutan, päivämäärien ja jopa kellonaikojen mukaan. Näin väärinkäytösten riski pienenee.

Virtuaalikortin voi myös kiinnittää pysyvästi toistuviin palveluihin, kuten ohjelmistotilauksiin, jolloin kenenkään ei tarvitse muistaa korttien päivittämistä. Kortit toimivat Apple Payssa ja Google Walletissa, ja eri värit helpottavat tunnistamaan lompakosta, mihin kuluihin kukin kortti on tarkoitettu.

Hallinnointinäkymä

Hallinnointinäkymästä näkee kulutuksen, kortinhaltijat, korttien tilan ja viimeisimmät tapahtumat. Luottorajoja voi muuttaa reaaliajassa, esimerkiksi kun työntekijän saldo alkaa ulkomaanmatkalla täyttyä.

Bezala Card on Visa Platinum Business -kortti, joka käy maailmanlaajuisesti. Kortit toimivat kuten kaikki luottokortit, mutta niiden rahoittamiseen on tarjolla Credit ja Prefund -vaihtoehdot sekä niiden yhdistelmä.

Kortteja voidaan myöntää yrityksille useaan Euroopan maahan. Ajantasaisen maalistan ja hinnoittelun löydät Bezala Card -sivulta.

Lue lisää Bezala Cardista

Haluatko, että yrityksen luottokorttien kuitit ovat kirjanpidossa ennen kuun katkoa ja kortit hallinnassa yhdestä paikasta? Tutustu Bezala Cardiin ja ota yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää, sopiiko teille paremmin nykyisten korttien integraatio vai Bezala Card.

Tulossa seuraavaksi

Webinaarisarja jatkuu marraskuussa, jolloin käymme läpi viimeaikaisia päivityksiä.