Jos työnantaja ei maksa kilometrikorvausta, työntekijälle syntyy taloudellinen tappio omista ajokuluistaan, joita hän on käyttänyt työnantajan hyväksi. Velvollisuus maksaa korvaus riippuu kuitenkin siitä, onko asiasta sovittu työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa. Tässä artikkelissa käymme läpi työnantajan velvollisuudet, seuraukset maksamatta jättämisestä ja sen, miten työntekijä voi vaatia korvauksia jälkikäteen.
Onko työnantajalla velvollisuus maksaa kilometrikorvausta?
Työnantajalla on velvollisuus maksaa kilometrikorvausta, jos siitä on sovittu työsopimuksessa, työehtosopimuksessa tai muussa sitovassa sopimuksessa. Pelkkä lainsäädäntö ei automaattisesti velvoita työnantajaa maksamaan korvausta, mutta käytännössä korvausvelvollisuus syntyy lähes aina, kun työntekijä ajaa omalla autollaan työnantajan asialla.
Työsopimuslaki velvoittaa työnantajaa korvaamaan työntekijälle työn suorittamisesta aiheutuneet kulut. Tämä tarkoittaa, että jos työnantaja edellyttää tai sallii omalla autolla ajamisen työtehtävissä, syntyy korvausvelvollisuus. Velvollisuus ei riipu siitä, onko asiasta erikseen kirjoitettu sopimukseen, vaan se voidaan johtaa yleisestä työnantajan kuluvastuusta.
Käytännössä suurin osa suomalaisista työnantajista noudattaa Verohallinnon vuosittain vahvistamia kilometrikorvauksen enimmäismääriä. Nämä rajat määrittelevät, kuinka paljon korvausta voidaan maksaa verovapaasti. Työnantaja voi maksaa enemmän, mutta ylimenevä osuus on palkkaa ja siten veronalaista tuloa.
Mitä seurauksia työnantajalle voi tulla maksamatta jättämisestä?
Jos työnantaja jättää maksamatta sovitun tai lainmukaisen kilometrikorvauksen, se voi joutua maksamaan korvauksen jälkikäteen viivästyskorkoineen. Vakavammissa tapauksissa maksamatta jättäminen voi johtaa työriitoihin, sovittelumenettelyihin tai oikeudenkäyntiin. Työnantaja voi myös rikkoa työehtosopimuksen määräyksiä, mistä voi seurata sopimussakko.
Työnantajan vastuut maksamatta jättämisestä voidaan jakaa kahteen pääryhmään:
- Siviilioikeudelliset seuraukset: Työntekijä voi vaatia maksamattomia korvauksia takautuvasti. Saatavalle kertyy viivästyskorkolain mukainen korko eräpäivästä lukien.
- Työoikeudelliset seuraukset: Jos työnantaja kuuluu työehtosopimuksen piiriin ja rikkoo sen määräyksiä, ammattiliitto voi vaatia sopimussakkoa ja asian käsittelyä työtuomioistuimessa.
Toistuvasta tai tahallisesta maksamatta jättämisestä voi seurata myös mainehaitta, joka vaikuttaa työnantajan kykyyn rekrytoida uusia työntekijöitä. Lisäksi jos kilometrikorvauksia ei ole maksettu asianmukaisesti kirjanpidossa, voi syntyä ongelmia verotarkastuksessa.
Miten kilometrikorvauksen suuruus määräytyy?
Kilometrikorvauksen suuruus perustuu ensisijaisesti Verohallinnon vuosittain vahvistamaan enimmäismäärään, jota voidaan maksaa verovapaasti. Vuonna 2026 veroton kilometrikorvaus omalla henkilöautolla on 0,59 euroa kilometriltä. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia myös pienemmästä korvauksesta, mutta Verohallinnon rajan ylittävä osuus on veronalaista.
Enimmäismäärä vaihtelee ajoneuvotyypin mukaan. Moottoripyörällä, mopolla tai muulla ajoneuvolla ajettaessa korvaus on pienempi kuin henkilöautolla. Lisäksi korvaukseen voi vaikuttaa se, kuljetetaanko autossa työmatkalla muita henkilöitä tai tavaroita työnantajan lukuun, jolloin perussummaan lisätään korotus.
Jos työnantaja on solminut työehtosopimuksen, sen määräykset voivat asettaa korvaukselle omat vähimmäistasot, jotka voivat poiketa Verohallinnon ohjeistuksesta. Tällöin noudatetaan sitä tasoa, joka on työntekijälle edullisempi.
Voiko työntekijä vaatia maksamattomia kilometrikorvauksia jälkikäteen?
Kyllä, työntekijä voi vaatia maksamattomia kilometrikorvauksia jälkikäteen. Saatavan vanhentumisaika on lähtökohtaisesti kolme vuotta siitä, kun korvaus olisi tullut maksaa. Vaatimus kannattaa esittää ensin kirjallisesti työnantajalle, ja tarvittaessa asia voidaan viedä sovittelumenettelyyn tai käräjäoikeuteen.
Jälkikäteisvaatimuksen onnistuminen edellyttää, että työntekijällä on riittävä dokumentaatio ajetuista matkoista. Ilman ajopäiväkirjaa tai muuta luotettavaa selvitystä on vaikea osoittaa, kuinka monta kilometriä on ajettu työnantajan asialla ja milloin.
Käytännön askeleet jälkikäteisvaatimuksen esittämiseen:
- Kokoa kaikki saatavilla oleva dokumentaatio ajetuista matkoista, kuten kalenterimerkinnät, sähköpostit ja mahdolliset ajopäiväkirjamerkinnät.
- Laske vaadittu korvaussumma Verohallinnon tai sovellettavan työehtosopimuksen mukaan.
- Toimita kirjallinen vaatimus työnantajalle ja pyydä vastausta kohtuullisessa ajassa.
- Jos työnantaja kieltäytyy, ota yhteys ammattiliittoon tai työsuojeluviranomaiseen jatkotoimia varten.
Miten kilometrikorvaukset kannattaa dokumentoida oikein?
Kilometrikorvaukset tulee dokumentoida ajopäiväkirjalla, johon merkitään jokaisen matkan päivämäärä, lähtö- ja määräpaikka, ajetut kilometrit sekä matkan tarkoitus. Oikeaoppinen dokumentaatio on edellytys sekä verottoman kilometrikorvauksen maksamiselle että mahdollisten riitatilanteiden selvittämiselle.
Verohallinto edellyttää, että veroton kilometrikorvaus perustuu luotettavaan selvitykseen ajetuista matkoista. Puutteellinen tai jälkikäteen rekonstruoitu ajopäiväkirja voi johtaa siihen, että korvaus katsotaan veronalaiseksi palkaksi. Tämä on haitta sekä työnantajalle että työntekijälle.
Mitä ajopäiväkirjaan tulee merkitä
Hyvä ajopäiväkirja sisältää vähintään seuraavat tiedot jokaisesta työmatkasta:
- Matkan päivämäärä
- Lähtöpaikka ja määränpää
- Matkan tarkoitus tai asiakkaan nimi
- Ajettujen kilometrien määrä
- Ajoneuvon rekisterinumero
Digitaaliset työkalut helpottavat seurantaa
Manuaalinen kirjaaminen on altis virheille ja unohduksille. Digitaaliset kulujenhallintatyökalut, kuten Bezala, mahdollistavat matkojen kirjaamisen suoraan mobiilisovelluksessa reaaliaikaisesti. Tämä varmistaa, että tiedot ovat täsmälliset ja valmiina sekä hyväksyntää että kirjanpitoa varten ilman erillistä manuaalista työtä. Ajantasainen dokumentaatio suojaa sekä työntekijää että työnantajaa mahdollisissa riitatilanteissa ja tekee verotarkastukseen vastaamisesta huomattavasti helpompaa.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
