Oletko viime aikoina tuskastellut puuttuvien kuittien kanssa? Et ole yksin. Alkuvuosi on kirjanpitäjien ja talousvastaavien kiireisintä aikaa. Miten tehdä tilinpäätös, jos osa kuiteista edelleen puuttuu?
Hyvä uutinen, tämän ei tarvitse toistua ensi vuonna. Juuri nyt – uuden tilikauden alussa – on täydellinen hetki muuttaa tapa, jolla yrityksesi hallitsee kuluja ja kuitteja. Tämä blogi tarjoaa käytännön esimerkkien kautta keinot päästä kuittikaaoksesta eroon ennen seuraavaa tilinpäätöstä.
Tunnista oireet – kuulostaako tutulta?
Puuttuvat kuitit aiheuttavat jatkuvaa päänvaivaa.
”Tarvitsen kuitin 8.10. tehdystä 33€ ostoksesta.” Lähetät muistutuksen kolmatta kertaa. Työntekijä ei muista. Kuitti ei löydy. Samaan aikaan deadline lähenee.
Manuaalinen työ vie tunnit.
Kirjaat kuitin tietoja käsin, tarkistat ALV:n, täsmäytät korttitapahtuman. Toistat saman sadalle kuitille. Kello on neljä ja olisi mukava päästä kotiin.
Miksi kuitteja puuttuu – ja miksi nyt kannattaa toimia?
Tyypillisin syy kuittien puuttumiseen on yksinkertainen: kortinhaltijalla ei ole reaaliaikaista näkyvyyttä siihen, mitä kuitteja puuttuu. Monelle tieto saapuu vasta, kun kirjanpitäjä lähettää kuukausittaisen Excel-listan – usein siinä vaiheessa kuitti on jo hukassa.
Toinen yleinen syy on, että kuittien toimittamiseen ei ole selkeää prosessia. Jos käytössä ei ole helppokäyttöistä järjestelmää, tietojen lisääminen koetaan vaivalloiseksi ja sitä ei siksi priorisoida arjessa.
Tilinpäätöskauden keskellä ei ole aikaa miettiä uusia järjestelmiä – mutta juuri siksi nyt on oikea hetki päättää, ettei tätä enää toisteta. Tammikuu on paras aika tehdä muutos:
- Uusi tilikausi on alussa – helppo aloittaa puhtaalta pöydältä
- Kipupisteet ovat tuoreessa muistissa
- Uusi järjestelmä ehtii juurtua ennen seuraavaa tilinpäätöstä
Miltä kuittiprosessi näyttää – ennen ja nyt?
Ennen: Työntekijä ostaa → Kuitti katoaa → Useita muistutuksia → Kuitti toimitetaan viikkoja myöhemmin → Manuaalinen syöttö → Täsmäytys → Toistetaan satoja kertoja
Bezalan käyttöönoton jälkeen: Työntekijä ostaa → Automaattinen muistutus → Kuittikuva puhelimella (30 sek) tai sähköpostista tai automaattinen toimitus Bezalaan sähköpostisääntöjen avulla → Tekoäly lukee tiedot → Automaattinen täsmäytys → Esihenkilön ja kirjanpitäjän tarkastus → Valmis aineisto kirjanpitoon
Muistutukset hoituvat automaattisesti
Yksi merkittävä ero Bezalan ja perinteisen kuittiprosessin välillä on muistutusten automatisointi. Kun kuittien perään ei tarvitse kysellä manuaalisesti, koko prosessi alkaa toimia itsestään – ajallaan ja ilman välikäsiä.
Kun käytössä olevat yrityskortit on yhdistetty Bezalaan, käyttäjät saavat automaattisen muistutuksen puuttuvista kuiteista sähköpostiinsa. Bezalan oman Bezala Card -yrityskorttipalvelun käyttäjät sen sijaan saavat reaaliaikaisen muistutuksen suoraan puhelimeensa. Molemmissa tapauksissa sovelluksen etusivulla näkyy aina reaaliaikainen tilanne: mitä kuitteja puuttuu ja mitä on jo hoidettu. Kirjanpitäjä näkee saman näkymän.
Useimmiten kuitit ovat valmiina kirjanpidossa, ennen korttilasku on edes saapunut sinne. Näin muistutuksista tulee olennainen osa ennakoivaa ja tehokasta prosessia.
Työkalut ja käyttöönotto – yksinkertaisuudessaan tehokas
Bezalan käyttöönotto on kevyt ja suoraviivainen. Kun järjestelmä on käytössä, prosessi toimii itsenäisesti taustalla – vuodesta toiseen. Sovellus on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi ja se on saanut 4,4/5 tähden arviot sovelluskaupoissa.
Myös yrityskorttien yhdistäminen Bezalaan on helppoa. Yleisimmät kortit, kuten AirPlus ja First Card, liitetään järjestelmään valmiilla integraatioilla. Kun integraatio on käynnistetty, tapahtumat siirtyvät järjestelmään automaattisesti ja käyttäjät saavat muistutukset ilman manuaalista työtä. Monimutkaisemmissa ympäristöissä on tärkeää varmistaa, että automaatiot toimivat suunnitellusti, mutta muuten käyttöönotto on harvinaisen vaivatonta.
Miten säästät 21 948 euroa vuodessa?
Bezala säästää aikaa ja samalla rahaa. Eurocardin It’s not hard to be smart ‑tutkimuksen mukaan nykyaikainen kuittisovellus, joka automatisoi tiliöintiä ja täsmäyttää kuitin automaattisesti korttitapahtumaan, säästää keskimäärin 6,4 minuuttia per kuitti verrattuna kuittiskanneriin, jolla toimitetaan pelkästään kuvat kuiteista. Tämä tarkoittaa merkittävää ajansäästöä erityisesti silloin, kun kuitteja kertyy satoja kuukaudessa.
Esimerkiksi yrityksessä, jossa 30 työntekijää lisää yhteensä 300 kuittia kuukaudessa, säästö voi olla jopa 1 829 € + alv / kk – eli yli 6 500 euroa vuodessa:
Aikasäästö 6,4min / kuitti x 300 kuittia = 32h
Säästetty kirjanpitäjän kustannuksissa 32h x ulkoistettu kirjanpitäjä 70€ alv 0 = 2240 € + alv
Bezalan kulut 13,70€ alv 0 korttikäyttäjä 10 = 411€ / kk
Säästö 2 240€ – 411€ = 1 829€ + alv / kk
Toteutunut säästö riippuu eri muuttujista, kuten:
- Millainen prosessi yrityksellä on nyt käytössä
- Maksetaanko kulut yrityskorteilla vai kulukorvauksina
- Kuinka paljon työ tehdään sisäisesti vs. ulkoistettuna
- Kuinka suuri osa kuiteista saadaan eKuitteina
- Tuleeko käyttöön myös Bezalan yrityskorttipalvelu (jolloin säästö myös korttikuluista)
Samalla hinnalla voidaan käsitellä myös matkalaskut, jolloin hyödyt kasvavat entisestään.
Toimi nyt – jotta ensi vuoden tilinpäätös ei ole kaaos
Saatat olla juuri nyt kuittikaaoksen keskellä. Tiedät miltä se tuntuu. Älä odota, että sama tilanne toistuu ensi vuonna.
✅ Varaa demo
✅ Aloita käyttöönotto
✅ Nauti seuraavasta tilinpäätöksestä – ilman puuttuvia kuitteja
👉 Tutustu palveluumme ja varaa aika – me hoidamme loput:
