ALV-koodit ja niiden automatisointi Bezalalla

Kaikenlainen yritysten taloushallintoon liittyvä automatisointi on valttikortti, joka tuo kilpailuedun esimerkiksi sellaisiin kilpailijoihin verrattuna, mitkä eivät ole automatisointiprosessissa niin pitkällä.

Mutta, miksi sitten kyse on niin tärkeästä asiasta jokaiselle yritykselle – oli sitten kyse hieman pienemmän tai isomman kokoluokan yritystoiminnasta?

Puhtaasti siksi, että taloushallinnon tehokas automatisointi mahdollistaa yrityksen resurssien keskittämisen itse yritystoimintaan ja sen kehittämiseen.

Tässä blogitekstissä tulemme kuitenkin ennen kaikkea keskittymään ALV-käsittelyn automatisointiin ja siihen, miten tämä tapahtuu Bezalassa; emme siis vaeltele vain yleisellä tasolla taloushallinnon automatisoinnin ihmeellisessä maailmassa.

Mitä enemmän kuluja, sitä tärkeämpää ALV-koodien automatisointi on

Mitä ALV-koodi itsessään tarkoittaa?

Itse asiassa, ennen kuin käymme läpi itsessään ALV-koodin anatomiaa, on syytä todeta, että ALV-koodista voidaan käyttää myös muita nimityksiä. Tällaisia yleisessä käytössä olevia synonyymeja sille ovat ALV-status ja ALV-tunniste; esimerkiksi eri taloushallinnon ohjelmat käyttävät keskenään eri termejä, mutta ne tarkoittavat kuitenkin samaa asiaa.

Mutta sitten itse asiaan eli ALV-koodi on kaikessa yksinkertaisuudessaan taloushallintaohjelmaan määritelty koodi sille tavalle, jolla kulun arvonlisävero käsitellään. Käsittelytapa voi riippua esim. siitä mistä tuote tai palvelu on ostettu (kotimaa, EU-maa tai EU:n ulkopuolinen maa). Arvonlisäveroa kun voidaan vähentää eri tavalla sekä Suomen, Euroopan unionin että EU-maiden ulkopuolisista kuluista.

ALV-koodi tarvitaan käytännössä ottaen aina, kun yritystoimintaan kuuluu arvonlisänverollinen tavaroiden ja/tai palveluiden myynti, ja kirjanpito hoidetaan muualla kuin Excelissä.

Kun sitten yritys tekee kirjanpitoaan joko yrityksen talousosaston toimesta tai ulkoistetun kirjanpitäjän kautta, automatisoidut ALV-koodit tarkoittavat sitä, ettei joka ikiselle kululle tarvitse asettaa ALV-käsittelyä manuaalisesti. 

ALV-tunnisteen automatisointi Bezalassa

Edellä puhuimme yleisellä tasolla siitä, mitä ALV-koodi/ALV-tunniste tarkoittaa ja millaisissa tilanteissa sellainen tarvitaan. Mutta entäs sitten se automatisointi eli miten se konkreettisesti pelittää?

Luonnollisesti me olemme täällä puhumassa siitä, miten tämä kaikki tapahtuu Bezalassa.

Oikeastaan ALV-käsittelyn käytön automatisointiin on olemassa kaksi osaa, jotka esittelemme seuraavassa:

ALV-prosentin automatisointi

Tapa 1: Kululajille voidaan asettaa oletusalv-prosentti

Tapa 2: Bezalan kuittiskanneri tunnistaa kuittikuvasta alv-prosentin ja asettaa sen kuittilomakkeelle (ellei oletusalv-prosenttia ole asetettu)

ALV-tunnisteen automatisointi

1. Kululajin taakse voidaan asettaa mäppäyksiä alv-prosentin ja ALV-tunnisteen välille

2. Kun kululle valitaan tietty kululaji ja alv-prosentti, asetetaan ALV-tunniste kululle automaattisesti

Niin sanottu mäppäys kaiken keskiössä

ALV-koodien automaation ottaminen käyttöön tapahtuu ns. mäppäyksen kautta. Tämä tarkoittaa käytännössä ottaen tiettyjen sääntöjen luomista tietylle toiminnalle. Mäppäyksen tarkemman ohjeen löydät täältä.

Mäppäys luodaan Bezalassa kululajin asetuksista (Tilikartta-sivulta). 

ALV-koodikohtaiset kululajit (esimerkki)

Jossain tapauksissa suosittelemme luomaan yhdestä kirjanpidon tilistä useamman kululajin.

Käytetään nyt esimerkkinä internet-markkinointiohjelmistoja, joiden käyttöoikeuksia yritys ostaa sekä suomalaisilta, että muista EU:maista käsin toimivilta palveluntarjoajilta.

Suomen sisältä ostetut ohjelmistot

1. Luo kululaji, joka kulkee nimellä “Markkinointiohjelmistot Suomi”.

2. Aseta kululajille oletusalv-prosentiksi 24%

3. Mäppää ALV 24% ALV-koodiin KOOS – Kotimaan osto

Euroopan unionin sisältä ostetut ohjelmistot

1. Luo kululaji, joka kulkee nimellä “Markkinointiohjelmistot EU”.

2. Aseta kululajille oletusalv-prosentiksi 24%

3. Mäppää ALV 24% ALV-koodiin KÄVE – Käänteinen verovelvollisuus

Käyttäjien valitessa kuluille ohjelmistoa koskevan kululajin, asetetaan sille suoraan oikea alv-prosentti ja ALV-koodi. Huomioithan, että ALV-koodi näytetään vain kirjanpitäjä-roolin omaaville käyttäjille.

Mihin Bezalaa tarvitaan – eikö taloushallinto-ohjelma pysty hoitamaan tämän saman?

Olemme puhuneet tässä tekstissä kirjanpidosta, taloushallinnosta ja automatisoiduista ALV-koodeista. Mihin tässä yhtälössä siis tarvitaan Bezalaa?

Ennen vanhaa kirjanpitäjä valitsi ALV-käsittelytavan kirjanpito-ohjelmassa. Nykyaikaisissa kuittisovelluksissa niin käsittelytapa (ALV-koodin), kuin kaikki muukin tarpeellinen, voidaan tehdä jo ennen kuin aineisto siirtyy kirjanpitoon. 

Näihin tarkastuksiin voi liittyä esim:

• asiahyväksyntä (usein esihenkilö tai projektin vastuuhenkilö)
• oikean kirjanpidon tilin valinta
• summien tarkastus (täsmäähän kuittikuva ja tosittelle merkitty tieto)
• alv-prosenttien tarkastus (jos kuitti sisältää useita alv-prosentteja, jaetaan summa alv-prosenttien mukaan)
• ALV-käsittely (ALV-koodi/-status/-tunniste)
• kulun jakaminen eri kustannuspaikoille (joskus kulut halutaan jakaa usean kustannuspaikan kesken, tämä voidaan tehdä Bezalassa)
• onko kokoukseen osallistujat merkitty tositteelle

Kun kaikki kuitteihin liittyvät tarkastukset ja korjaukset tehdään suoraan kuittisovelluksessa, tulee prosessissa paljon selkeämpi ja se säästää yritystasolla huomattavia määriä kirjanpitäjien aikaa.

Bezalan integrointi ja ALV-statukset

Bezala on integroitavissa kaikkiin käytetyimpiin kirjanpito-ohjelmiin.

Toistaiseksi Netvisor on kuitenkin ainoa kirjanpito-ohjelma, josta ALV-statukset tulevat automaattisesti Bezalaan. Muihin integraatioihin saat lisättyä ALV-statukset ohjeidemme avulla.

Suosittelemme ALV-statusten lisäämistä Bezalaan kaikille asiakkaillemme. Se säästää kirjanpitäjänne aikaa ja yrityksenne rahaa.