Luottokorttilaskujen käsittely Bezalalla säästää kirjanpitäjien aikaa
Uusia teknologioita hyödyntävät kulu- ja matkalaskusovellukset säästävät runsaasti niin yrityksen työntekijöiden kuin kirjanpitäjienkin aikaa. Aiemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita voidaan automatisoida ja nyt myös luottokorttilaskujen käsittely on tehokkaampaa kuin koskaan.
Yksi näistä nykyaikaisista sovelluksista on tietenkin Bezala, joka on automatisoinut taloushallinnon prosesseja vuodesta 2015, ja jolla on jo yli 30 000 yksittäistä käyttäjää.
Yhtenä ensimmäisistä kulu- ja matkalaskusovelluksista Bezalan kuittiskanneri on lukenut jo vuosien ajan työntekijän puolesta kuitista päivämäärän, summan ja arvonlisäveroprosentin sekä ehdottanut kululajia työntekijän kirjoittaman selitteen perusteella.
Uudempana ominaisuutena Bezalaan on luotu lisäpalvelu, joka yhdistää lisätyt kuitit luottokorttilaskuun ja osaa tämän avulla kertoa mitkä luottokorttitapahtumien kuitit vielä puuttuvat kirjanpidosta.
Bezala muistuttaa yrityksen työntekijää puuttuvista kuiteista viikoittain. Tämä tarkoittaa sitä, että enää kirjanpitäjien ei tarvitse lähetellä muistutuksia puuttuvista kuiteista, vaan Bezalan automatiikka tekee sen heidän puolesta. Tämä taas näkyy suoraan kirjanpitäjän muistutuksiin käyttämässä ajassa, eli toisin sanoen kirjanpidon laskutuksessa.
Miten puuttuvien luottokorttikuittien muistutusominaisuus toimii?
Luottokorttitapahtumien tuominen Bezalaan onnistuu kahdella tavalla:
- Laskun saavuttua tuodaan lasku kirjanpito-ohjelmasta Bezalaan (Netvisor)
- Tuodaan tapahtumat suoraan luottokortilta (Eurocard, First Card ja kohta julkaistava uusi luottokortti)
Jälkimmäisen tavan hyötynä on se, että tapahtuma ilmestyy Bezalaan jo vuorokauden sisällä ostohetkestä. Todennäköisyys kuitin häviämiselle kasvaa, mitä pidemmälle kuitin selvittäminen menee. Siispä Bezalan muistuttaessa puuttuvasta kuitista automaattisesti jo ostopäivää seuraavalla viikolla, mahdollisuus kuitin häviämiselle on vielä pieni. Yritys ei saa vähentää arvonlisäveroa hävinneistä kuiteista, joten ominaisuus säästää yrityksen varoja myös tässä mielessä. Kuitenkin, tuotiin tapahtumat Bezalaan kummalla tavalla vaan, säästää se runsaasti kirjanpitäjien aikaa joka tapauksessa.
Bezala yhdistää luottokorttitapahtumat lisättyihin kuitteihin automaattisesti kun päivämäärä, valuutta, summa, käyttäjä sekä maksutapa täsmäävät. Joskus yrityksen työntekijöillä ei kuitenkaan ole aikaa tarkistaa lomakkeelle lisäämiensä tietojen paikkaansa pitävyyttä. Näissä tapauksissa kirjanpitäjä voi korjata tiedot ja manuaalisesti yhdistää lisätyt kuitit luottokorttitapahtumiin ja Bezala muistuttaa työntekijää vain oikeasti puuttuvista kuiteista.
Taloushallinnon konsultin kokemuksia Bezalasta
Taloushallinnon konsultti Anne Karvonen on nähnyt 20-vuotisen uransa aikana kulu- ja matkalaskujen kehityskaaren. |  |
Anne on nähnyt uransa aikana monenlaisia tapoja käsitellä luottokorttilaskuja kirjanpidossa ja toimittaa kuitteja kirjanpitoon ja hän on erittäin tyytyväinen uusiin teknologisiin ratkaisuihin kirjanpidon prosessien automatisoimiseksi. Hän kuvailee itseään luovasti laiskaksi, millä hän sanoo tarkoittavansa sitä, että antaa koneiden mielellään hoitaa kaiken sen työn mikä vain teknisesti on mahdollista:
”Mikäänhän järjestelmä ei ole aukoton, mikään ei tee kaikkea sinun puolesta. Bezala kuitenkin auttaa kohdistuksissa, seurannassa sekä muistuttaa työntekijää puuttuvista kuiteista. Työntekijä pystyy myös itse tarkkailemaan Bezalan kautta mitkä kuitit puuttuvat, eikä niistä tarvitse aina kysyä kirjanpitäjältä. Tämä säästää molempien aikaa.”
Luottokorttilaskujen käsittely kirjanpidossa ilman nykyaikaista kulu- ja matkalaskusovellusta vaatii kirjanpitäjältä manuaalista työtä useammassa prosessin vaiheessa. Perinteisesti luottokorttilaskun saapuessa kirjanpito-ohjelmaan, kuittien kohdistaminen tehdään tase-erittelyn kautta manuaalisella reskontralla.
Käytännössä se voi tarkoittaa sitä, että ensin tapahtumat eritellään erillisiksi tositteiksi, jonka jälkeen kirjanpitäjä koostaa manuaalisesti Excel-tiedoston, josta käy manuaalisen tarkistuksen jälkeen ilmi mitkä kuitit vielä puuttuvat. Excel-tiedosto lähetetään työntekijälle, joka taas toimittaa puuttuvat kuitit joko sähköpostin liitetiedostoina tai pilvipalvelussa sijaitsevaan kansioon. Sen jälkeen tapahtumat liitetään aiemmin luoduille tositteille. Tämä prosessi toistetaan kaikille luottokortillisille työntekijöille. Bezala taas hoitaa tämän kaiken kirjanpitäjän ja työntekijöiden puolesta.
Luottokorttilaskujen käsittelyn lisäksi Anne pitää Bezalassa arvokkaana myös kullekin käyttäjälle luotua sähköpostiosoitetta, johon lähetetty kuitti ilmestyy suoraan Bezalaan:
”Siihen on suoraviivaista toimittaa toistuvien maksujen kuitit sekä muut sähköpostiin saapuvat liitteet.”
Kokeneena taloushallinnon alan toimijana Anne on päässyt seuraamaan taloushallintoon käytettävien ohjelmistojen kehittymistä hyvin läheltä. Vuositasolla nykyaikaiset ohjelmistot säästävät kymmeniä ellei jopa satoja tunteja kirjanpitäjien aikaa. Vielä ei olla kuitenkaan maalissa vaan automatisoitavaa Annen mukaan löytyy kyllä vielä. Hän seuraa mielenkiinnolla uutisia uusista alalle tulevista manuaalista työtä vähentävistä ratkaisuista.
Uudet luottokorttikuitteihin liittyvät automaatiot
Toistuvien kuittien automatisointi
Viime vuosina sähköpostiin tulevien kuukausittain toistuen kulujen kuittien määrä on kasvanut huomattavasti. Vuonna 2020 Bezalaan toimitettujen sähköpostikuittien määrä kasvoi 10 prosentista 14,5 prosenttiin. Usein nämä kuitit ovat ohjelmistoihin liittyviä jatkuvia tilauksia, eli subscription-pohjaisten palveluiden maksuja. Bezalaan voi lähettää kuitteja jo nyt suoraan sähköpostista ja luoda sähköpostisuodattimia, joiden avulla Bezala automaattisesti kirjoittaa kuittilomakkeelle työntekijän valitseman selitteen sekä arvonlisäveroprosentin.
Nyt ominaisuutta kuitenkin vietiin vieläkin pidemmälle ominaisuudella, joka mahdollistaa tiettyjen palveluntarjoajien perimien maksujen merkitsemisen jatkuvaksi tilaukseksi. Jatkuviksi tilauksiksi merkittyjen maksujen tiedot kopioidaan aiemmin toimitetuista saman summan sisältävistä kuiteista.
Uusi luottokortti
Bezala on aloittanut kumppanuuden integraation muodossa uusimpia teknologisia ratkaisuja hyödyntävän luottokorttiyhtiön Zevoyn kanssa. Bezalan ja Zevoyn välinen integraation tarkoittaa muun muassa sitä, että luottokorttitapahtumat näkyvät Bezalassa välittömästi tapahtuman jälkeen tapahtumasta.
eKuitit
Luottokorttiin luotiin myös ominaisuus, joka mahdollistaa kuitin tuomisen Bezalaan eKuittien tarjoalta ReceiptHerolta. Tämä tarkoittaa sitä, ettei työntekijän tarvitse erikseen käyttää vaivaa kuitin toimittamiseen, vaan Bezala integraatioineen hoitaa sen kokonaisuudessaan itsestään.
Automaatioita vietiin vuoden 2021 aikana entistäkin pidemmälle.
Muistutusominaisuus luottokorttilaskujen käsittelyneen on Bezalan maksullinen lisäpalvelu, jonka hinta on 3 € kuukaudessa per kortti.
Lue lisää yrityskorteista ja luottokorttilaskujen käsittelystä Bezalassa