Milloin päivärahat ja kilometrikorvaukset tulisi maksaa?

Kouluttaessamme uusia Bezala-käyttäjiä, törmäämme usein kysymykseen ”milloin päivärahat ja kilometrikorvaukset meille sitten maksetaan?” Mikään laki tai säännös ei velvoita maksamaan korvauksia tietyn ajan kuluessa, joten toteuma riippuu hyvin pitkälti yrityksen sisäisistä prosesseista ja käytössä olevasta matkalaskujärjestelmästä.

Haastattelimme eri matkalaskujärjestelmiä käyttävien yritysten työntekijöitä ja selvisi, että Suomessa on yhä yleistä maksaa matka- ja kulukorvaukset palkan yhteydessä. Maksutapa vaikuttaa oleellisesti matkalaskuprosessin kestoon. 

Päivärahat ja kilometrikorvaukset saapuvat työntekijän tilille:

Seuraavaksi avaamme syitä siihen, miksi maksutapa vaikuttaa niin paljon matkalaskuprosessin kestoon.

Päivärahojen ja kilometrikorvausten maksaminen palkanmaksun yhteydessä

Kun matkakustannukset korvataan palkanmaksun yhteydessä, työnantaja asettaa työntekijöille tietyn päivän, johon mennessä matka- ja kulukorvaushakemus täytyy olla tehtynä ja hyväksyttynä, jotta korvaus saadaan tilille seuraavan palkan yhteydessä. Yleensä tämä päivä on viisi päivää ennen palkanmaksua. Tämä johtuu siitä, että mikäli matkakorvaukset käsitellään palkanlaskennassa, palkanlaskijalla täytyy olla muutama päivä aikaa kuluvan kuukauden matkalaskujen käsittelyyn ja niiden liittämiseen palkanlaskentaan. Tämän jälkeen palkka täytyy vielä hyväksyttää yrityksellä ja siirtää maksettavaksi odottamaan palkanmaksupäivää.

Tällöin koko matkalaskuprosessiin menevä aika voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

1. matkalaskun luominen
2. matkalaskun hyväksyntä (0–7 päivää)
3. palkanlaskija tuo matkalaskun palkanmaksujärjestelmään, tekee valmistelut viranomaisraportointia varten ja siirtää matkalaskun maksuohjelmistoon
4. palkanmaksupäivän odottaminen (5–30 päivää)
5. korvaus saapuu tilille

Kokonaiskesto ➞ 5–37 päivää

Se, milloin päivärahat ja kilometrikorvaukset maksetaan, riippuu siis hyvin pitkälti siitä, kuinka nopeasti esihenkilö hyväksyy matkalaskun, ja missä vaiheessa kuukautta matkalasku tehdään. Pahimmillaan matkakorvauksen saamisessa voi siis kestää 37 päivää.

Matkakustannukset ovat työmatkaan liittyviä kustannuksia, joiden maksajana on työnantaja. Mikäli matkakorvauksen saamisessa kestää 37 päivää, tämä tarkoittaa, että työntekijä rahoittaa työnantajansa toimintaa 37 päivän ajan ilman, että saa itse rahoittamisesta erillistä korvausta. Matkaan liittyvät kustannukset voivat olla useita satoja euroja, joten työmatkat voivat hitaasta matkalaskuprosessista johtuen aiheuttaa järjestelyjä myös työntekijän henkilökohtaiseen talouteen. Kaikki haastattelemamme palkansaajat arvioivat, että jo 20 päivää on liian pitkä aika odottaa päivärahojen, kilometrikorvausten ja kulukorvausten maksua.

Päivärahat ja kilometrikorvaukset maksaminen erikseen

Moderneissa matkalaskujärjestelmissä on puututtu kahteen turhaa aikaa kuluttavaan vaiheeseen matkalaskuprosessissa. Niiden näkökulmasta työntekijöiden ei tulisi rahoittaa työnantajansa toimintaa, joten on vain reilua, että korvaukset maksetaan niin pian kuin mahdollista.

Ensimmäinen aikaa vievä osuus on hyväksyntä. Moderneissa matkalaskujärjestelmissä kulujen hyväksyntä on tehty helpoksi, sillä hyväksynnän voi suorittaa helposti mobiilisovelluksella. Hyväksymättömistä kuluista myös muistutetaan esihenkilöä jokaisena arkipäivänä. Tällöin matkalasku saadaan hyväksytyksi yleensä viimeistään toisesta muistutuksesta, eli kahden päivän sisällä matkalaskun luomisesta.

Toinen ajansäästötapa on eriyttää matkalaskujen maksuprosessi palkanlaskennasta. Tällöin maksaminen tapahtuu samalla, kun koko yrityksen jonossa olevat kulut lähetetään kirjanpitojärjestelmään. Järjestelmästä pystyy ajoittamaan aineistosiirtoja hyvin vapaasti. Kukin yritys päättää aineistosiirron ajoituksen siten, että se sopii parhaalla tavalla omiin prosesseihin. Kaksi yleisintä automaattista ajoitusta ovat päivittäin ja viikottain.

Moderneilla matkalaskujärjestelmillä matkalaskuprosessiin menevä aika voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen:

1. matkalaskun luominen
2. matkalaskun hyväksyntä (0–2 päivää)
3. aineistosiirron odottaminen (1–7 päivää)
4. korvaus saapuu tilille ja viranomaisraportointi hoidetaan automaattisesti

Kokonaiskesto ➞ 1–7 päivää

Kun matkalaskut käsitellään ja maksetaan palkanlaskennasta erikseen, korvausten saamisen kokonaiskesto lyhenee siis huomattavasti.

Tyytyväisten työntekijöiden lisäksi yritys säästää myös palkanlaskentakuluissa. Kun matkalaskut käsitellään palkanlaskennasta erillisenä osana, ei käsittely vaadi ylimääräistä palkanlaskijan tekemää manuaalista työtä, josta usein laskutetaan aikaperusteisesti.

Milloin päivärahat ja kilometrikorvaukset maksetaan Bezalalla?

Bezala on moderni matkalaskujärjestelmä, joten Bezalaa käyttävien yritysten työntekijät saavat korvaukset tilillensä yleensä 1–7 päivän sisällä matkalaskun luomisesta.

Jos aineisto ajastetaan lähetettäväksi päivittäin ja korvaukset menevät heti maksuun, saa työntekijä korvauksen tilillensä jopa päivän sisällä matkalaskun hyväksymisestä.

Toteutuneeseen aikaan vaikuttaa yrityksen sisäiset prosessit, eli edellämainitut hyväksyntä, aineistosiirron odottaminen ja se, vaatiiko yritys vielä erillisen hyväksynnän maksuaineistolle aineistosiirron jälkeen, ja kuinka nopeasti yritys sen toteuttaa.

Lue lisää Bezalan kilometrikorvaus- ja päivärahalomakkeista.

Valokuva: Lasse Lehto