Näin nopeutat tilinpäätöksen tekemistä

Tilinpäätös on aina tilikauden päätteeksi tapahtuva prosessi, ja sen tekemiseen tarvitaan kirjanpito – pääsääntöisesti 12 kuukauden ajalta. Toki myös poikkeuksia löytyy eli tilikausi voi kestää joko pidempään tai lyhempään.

Tällaisia poikkeuksia ovat muun muassa:

• Liiketoiminta on vasta aloitettu

• Liiketoiminta ollaan lopettamassa

• Tilinpäätöksen ajankohtaa muutetaan

Tilinpäätöksen tarkoituksena on kertoa niin yrityksen tulos kuin myös varallisuustilanne. Se ei siis ole vain mikään pakollinen paha, joka täytyy toteuttaa, koska kirjanpitolaki niin sanoo ja verottaja sitä vaatii. Sen sijaan se antaa arvokasta tietoa yrittäjälle oman yrityksen tilanteesta.

Tilinpäätös ei ole suinkaan mikään leikin aihe, vaan se tulee toteuttaa huolellisesti. Tästä syystä monet jättävätkin sen tekemisen ammattilaisten käsiin, joskin yrittäjä itse on aina vastuussa sen oikeellisuudesta.

Tulemme tässä tekstissä perehtymään tarkemmin tilinpäätöksen anatomiaan, pureutumaan siihen, miksi sen laatiminen on niin aikaa vievää puuhaa, ja auttamaan sinua tämän prosessin helpottamisessa ja nopeuttamisessa.

Onko tilinpäätös pakollinen?

Miksi kysymys “onko tilinpäätös pakollinen?” kerää hakijapiikin Googlessa ja muissa hakukoneissa aina pääsääntöisesti keväisin?

Kyse on kaikessa yksinkertaisuudessaan siitä, että monien yritysten kohdalla tilikausi tarkoittaa kalenterivuotta eli aikaväliä tammikuu-joulukuu. Tilinpäätös tulee puolestaan laatia viimeistään neljä kuukautta tilikauden päättymisen jälkeen, joten syy-seuraussuhde on varsin yksinkertainen.

Mutta tarvitseeko sitten jokaisen yrityksen tehdä tilinpäätös eli velvoittaako kirjanpitolaki sitä riippumatta yrityksen koosta tai yhtiömuodosta?

Mikäli yrityksesi on osakeyhtiö, kommandiittiyhtiö, avoin yhtiö tai osuuskunta, tilinpäätös tulee laatia jokaiselta tilikaudelta.

Sen sijaan yksityisten elinkeinonharjoittajien, toisin sanoen toiminimiyrittäjien, kohdalla pätevät eri säännöt. Tilinpäätös tulee nimittäin tehdä vain, jos seuraavista ehdoista vähintään kaksi täyttyy joko päättyneen tai sitä edeltäneen tilikauden osalta:

• Yrityksen liikevaihto ylittää tilikauden aikana 700 000 euroa

• Yrityksen taseen loppusumma on tilikaudelta yli 350 000 euroa

• Yritys työllistää keskimäärin vähintään kymmenen henkilöä

Mikäli edellä olevista ehdoista kaksi ei täyty, tällöin sinua ei velvoiteta yksityisenä elinkeinonharjoittajana laatimaan tilinpäätöstä.

Mutta kaikelta työltä et suinkaan välty, kiitos verottajan. Verottaja nimittäin edellyttää jokaiselta yhtiöltä laskelmaa yrityksen tuloksesta ja nettovarallisuudesta verotuksellisista syistä.

Näin ollen, voikin olla fiksua, että tilinpäätös laaditaan joka tapauksessa – yhtiömuodosta, liiketoiminnan taloudellisista numeroista ja yrityksen koosta riippumatta.

Mitä kaikkea tilinpäätös pitää sisällään?

Tilinpäätökseen liittyy hyvin paljon erilaisia dokumentteja. Tästä syystä onkin äärimmäisen tärkeää, että tilinpäätöksen teon mahdollistavaa kirjanpitoa hoidetaan säännöllisesti ympäri vuoden, eikä sitä aleta laatimaan vasta siinä vaiheessa, kun esimerkiksi Verohallinnon kello tikittää uhkaavasti veroilmoituksen osalta.

Mutta, millaisia kaikenlaisia dokumentteja tilinpäätös sitten oikein pitää sisällään?

• Tuloslaskelma: kyseessä on dokumentti, josta selviää liiketoiminnan tuottoisuus eli liikevoitto- tai tappio. Tuloslaskelmasta käyvät ilmi yrityksen tulot ja kulut, ilman arvonlisäveroa. Tuloslaskelman seurantajakso voi vaihdella pituudeltaan, mutta tilinpäätöksen yhteydessä sen tulee olla aina yhtä pitkä kuin itse tilikauden.

• Tase: kun halutaan arvioida yrityksen taloudellista kokonaistilaa, tämä tapahtuu helpoiten taseen kautta. Siitä nimittäin selviävät sekä yrityksen varallisuus, velat ja pääoma tilikauden päättyessä. Toisin sanoen, se antaa kattavamman kuvan yrityksen taloustilanteesta kuin pelkästään yksittäistä tilikautta kuvaava tuloslaskelma.

• Rahoituslaskelma: kyseessä on vain suuryrityksiä koskeva dokumentti pakollisuutensa osalta, joskin sen laatiminen on ehdottomasti suotavaa kaiken kokoisille yrityksille. Mutta silloin, kun rahoituslaskelmaa on pakollinen, se on kaikessa yksinkertaisuudessaan yrityksen rahavirrat tilikauden osalta avaava raportti, joka kertoo ennen kaikkea miten pitkään pelkkä tulorahoitus riittää kattamaan yritystoiminnan.

• Liitetiedot: näillä tarkoitetaan asiakirjoja, jotka täydentävät laskelmina esitettyjä tilinpäätöstietoja. Ne toisin sanoen voivat esimerkiksi kertoa, miten tilinpäätös esitetään ja miten se on laadittu. Lisäksi ne mahdollistavat sellaisten tietojen antamisen, mitkä eivät ilmene itsessään laskelmista. Liitetietojen laajuus ja sisältövaatimukset riippuvat sekä yhtiömuodosta että yhtiömuodosta.

• Toimintakertomus: kyseessä on vapaamuotoinen asiakirja, jonka laatiminen koskettaa pakollisuudeltaan lähinnä vain suuria yrityksiä. Sen tarkoituksena on avata niin yrityksen toimintaa kuin myös tulevaisuuden näkymiä. Toimintakertomusten tulee olla keskenään vertailukelpoisia eri tilikausien välillä. Vapaamuotoisuudestaan huolimatta siitä tulee löytyä laissa ja muissa säännöksissä edellytetyt tiedot.

• Kirjanpito- ja aineistoluettelo: kaikessa yksinkertaisuudessaan kirjanpito- ja aineistoluettelossa on määrä kuvata yrityksen kirjanpidot, tositelajit sekä se, miten niitä säilytetään – unohtamatta niiden keskinäistä yhteyttä. Mikäli tasekirja on sinulle käsitteenä tutumpi, kyse on nimenomaan tasekirjan korvanneesta dokumentista.

• Tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä: pienten yritysten kohdalla kyse ei ole pakollisesta asiasta, mutta sen sijaan suurempien yritysten kohdalla on. Tilinpäätösmerkinnän tavoitteena on yksilöidä luotettavalla tavalla tilinpäätös, jonka tilintarkastaja on tarkastanut. Samalla se vahvistaa sen, että tilintarkastus on saatettu päätökseen sekä tilintarkastuskertomuksen antamisen.

Muistathan myös, että tilinpäätöksestä tulee löytyä myös vertailutiedot edelliseltä tilikaudelta. Vertailutietojen tulee ilmetä niin tuloslaskelman, taseen kuin myös mahdollisen rahoituslaskelman osalta.

Bezala nopeuttaa tilinpäätöksen tekemistä

Bezala toimii lääkkeenä muun muassa kuitteihin liittyvissä tilapäisissä muistinmenetyksissä. Koska yrittäjillä on monesti monta rautaa tulessa samanaikaisesti, asioiden unohtaminen – jopa tärkeiden sellaisten – on enemmän kuin mahdollista.

Näin on ennen kaikkea pienten ja keskisuurten yritysten kohdalla, sillä niissä itse yrittäjä saattaa hoitaa kaiken kirjanpidosta alkaen tai vaihtoehtoisesti työntekijöitä on yksinkertaisesti liian vähän.

Toki edellä mainitun kaltaisissa tilanteissa kannattaa ehdottomasti ulkoistaa kirjanpito ja tilinpäätökset esimerkiksi tilitoimistolle.

Mutta edes kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle ei vaikuta siihen, että tilinpäätös ja kuitit kulkevat käsi kädessä. Toisin sanoen, kirjanpitäjä tarvitsee sinulta kuitit ja tositteet kirjanpidon ja sitä kautta tilinpäätöksen tekemiseen.

Bezala auttaa sinua asioiden hoitamisessa kunnialla maaliin, mitä tulee tilinpäätökseen ja ennen kaikkea niiden kuittien toimittamiseen. Bezala on helppokäyttöinen suomalainen ohjelma kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn.

Esimerkkinä tilinpäätöksen tekoa nopeuttavista toiminnallisuuksista voidaan käyttää Bezalan luottokortti-integraatiota. Bezalasta löytyy nimittäin luottokortti-integraatio lukuisiin suosituimpiin yrityskortteihin:

• Eurocard

• Pliant

• Nordea First Card

• Danske Bank Mastercard

• OP Corporate Gold

• Pliant

• Zevoy

Otetaanpa esimerkiksi Eurocard-integraatio.

Kun työntekijä tai yrittäjä itse käyttää Eurocardia, hän voi lisätä kuitin Bezalaan samantien. Bezala yhdistää lisätyn kuitin luottokorttitapahtumaan automaattisesti ja osaa sen ansiosta kertoa sinulle, mitkä kuitit vielä puuttuvat.

Kun integraatio on aktivoitu, se muistuttaa sinua kuiteista, joita sinä tai työntekijäsi ette ole vielä toimittaneet eteenpäin kirjanpitoon. Muistutus tulee suoraan sähköpostiin yrityksen asetusten mukaisesti joko kerran viikossa tai päivittäin. 

Business Turun ostoreskontranhoitaja Virpi Mahlavirta kommentoi Bezalan käyttöönottoa näin:

"Nyt kuitit saapuvat järjestelmään jo ennen kuin luottokorttiyhtiö lähettää laskun.

Kun aikaisemmin kuittien etsiminen aloitettiin vasta laskun tultua, ovat nyt kuitit valmiina järjestelmässä odottamassa."

Lue artikkelista kuinka Bezala nopeutti Business Turun laskukiertoa kuukaudella.

Kuitit pääsee lisäämään Bezalaan sinulle parhaiten sopivalla tavalla:

• ottamalla kuvan kuitista mobiilisovelluksella
• lisäämällä kuittikuvan puhelimen galleriasta
• lisäämällä kuittikuvan tietokoneelta 
• lähettämällä kuitin sähköpostista Bezalaan

Lue lisää kuittien lisäämisestä ja ota vertailuun eri yrityskortit.

Näistä syistä suosittelemme yritysluottokortteja

Suosittelemmekin vahvasti yritysluottokortteja yrityksen pienempiin ostoihin. Esimerkiksi ostolaskuihin verrattuna ostaminen on helpompaa ja vie vähemmän aikaa. Kortinhaltijalla on myös itsellä helppo lisätä ostoihin liittyvät kuitit ja kirjoittaa esihenkilölle saatteeksi selite, josta käy ilmi mitä osto sisältää ja miten se liittyy työhön. 

Kun kuittien lisäämiseen käytetään Bezalaa, tulee organisaation käyttöön myös muita sovelluksen hyötyjä. Luottokorttikuittien lisäksi Bezalaa voidaan nimittäin käyttää:

• Kilometrikorvausten ja päivärahojen hakemiseen

• Kulujen hyväksymiseen mobiilisovelluksella

• Kuittien tiliöintiin ja allokointiin oikeille projekteille ja kustannuspaikoille

• Omilla rahoilla maksettuihin kuluihin liittyvien kulukorvausten hakemiseen.

Bezalan kausilukitus niin ikään kirjanpitäjien apuna

Kuten edellä todettua, kiireen keskellä asioiden unohtaminen ja samalla tavalla myös inhimillisten virheiden tekeminen on enemmän kuin mahdollista.

Bezalaan lisätyn kausilukitus-ominaisuuden ansiosta virheiden todennäköisyys kuitenkin pienenee huomattavasti. Se nimittäin pitää huolen siitä, että kuitteja ei lähetetä kirjanpidossa jo suljetuille kausille.