Muovikortiton tulevaisuus – virtuaalikortit ja niiden hyödyt yrityksille

Mikä virtuaalikortti on?

​​Virtuaalikortit ovat maksukortteja, joista ei toimiteta kortinhaltijalle fyysistä versiota. Niillä voi maksaa samaan tapaan kuin tavallisilla korteilla. Verkkokaupassa maksu onnistuu lisäämällä kortin tiedot puhelimeen ja vahvistamalla maksun joko mobiilisovelluksessa tai esimerkiksi tekstiviestitse saapuvan vahvistuskoodin avulla.

Kortin voi liittää myös Apple Pay- tai Google Wallet -lompakkoon, jolloin maksaminen onnistuu kätevästi lähimaksuna esimerkiksi vähittäiskaupoissa – ilman muovikorttia taskussa. Fyysisiin kortteihin verrattuna käyttöönotto on huomattavasti nopeampaa: postituksia ja odottelua ei tarvita, vaan kortti on käyttövalmis heti sen myöntämisen jälkeen.

Perinteiset kulukäytännöt ja fyysiset kortit – mitä haasteita ne aiheuttavat?

Monessa yrityksessä kulujen hallinta hoituu edelleenkulukorvauksin työntekijät maksavat työssä tarvittavat kulut omalla kortillaan ja hakevat korvauksia jälkikäteen. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että työntekijä lainaa yritykselle rahaa – ilman korvausta. Kun korvausten maksaminen viivästyy tai kuitteja puuttuu, tilanne kuormittaa sekä työntekijää että taloushallintoa.

Toinen yleinen haaste on se, että yrityksellä on käytössä vain yksi yrityskortti – usein toimitusjohtajan. Tämä kortti jaetaan, kuitteja keräillään jälkikäteen ja muistutellaan perään. Lopputuloksena syntyy helposti kaaos, jossa hallinta puuttuu ja väärinkäytösten riski kasvaa.

Virtuaalikortti ratkaisee useamman ongelman

Virtuaalikortit ovat nousseet ajankohtaisiksi, koska yritykset maksavat yhä enemmän toistuvia ohjelmistolisenssejä ja digitaalisia palveluja. Niihin sopii täydellisesti kortti, jonka tiedot voidaan lisätä suoraan palveluun ilman fyysistä muoviversiota. Samalla mobiilimaksamisesta on tullut arkea, ja lähes jokaisella työntekijällä on jo valmius maksaa puhelimellaan.

Virtuaalikortti ei ole vain kätevä tapa maksaa, vaan se tekee kulujenhallinnasta hallitumpaa ja selkeämpää. Käyttöönotto tuo mukanaan konkreettisia hyötyjä:

• Heti käyttövalmiina – uusi kortti voidaan ottaa käyttöön välittömästi, kun korttia ei tarvitse postittaa.
  
  

• Selkeät kulurajat – virtuaalikortit ovat usein veloituksettomia, joten niitä voidaan tilata kerralla useampia. Korteille voi määrittää omat käyttötarkoituksensa, kuten ohjelmistot, matkakulut tai markkinointi.
  
  

• Parempi tietoturva – jos kuhunkin käyttötarkoitukseen on oma korttinsa, riittää väärinkäytöstilanteessa yhden kortin sulkeminen ilman, että koko maksuliikenne häiriintyy.
  
  

5 vinkkiä yrityksille, jotka harkitsevat virtuaalikortteja

1. Arvioi nykyiset kuluprosessit – kuinka paljon aikaa kuluu korttien hallintaan ja kuittien keräämiseen?
   

2. Tunnista toistuvat maksut – voisiko niille luoda omat korttinsa?
   

3. Vertaile palveluntarjoajia – jotkut palveluntarjoajat tarjoavat rajattomasti virtuaalikortteja ilman lisäkustannuksia.
   

4. Automatisoi kuittiprosessi – integroi kortit kulujenhallintatyökaluun tai tilaa kortit palveluntarjoajalta, jonka työkaluun sisältyy sekä kortit että kulujenhallinta
   

5. Aloita kevyesti – kokeile kortteja ensin tietyssä tiimissä ja laajenna käyttöä kun prosessit on testattu
   
   

Työkalut, jotka vievät virtuaalikortit arkeen

Virtuaalikortit toimii parhaiten osana kokonaisvaltaista kulujenhallintaa. Kortit kannattaa integroida kulujenhallintajärjestelmään, joka mahdollistaa ostojen reaaliaikaisen seurannan ja muistuttaa puuttuvista kuiteista. Esimerkiksi Bezala Card -palvelussa* korttien ja kuittien hallinnointi tapahtuu yhdellä ja samalla alustalla. Palvelun hintaan kuuluu yksi fyysinen kortti per käyttäjä ja rajaton määrä virtuaalikortteja.

Monessa organisaatiossa muutos on jo tehty. Eräässä yrityksessä kaikki työntekijät, jotka tarvitsivat maksuvälinettä oman työnsä tekemiseen, saivat oman korttinsa ja toimitusjohtaja sai keskittyä toimitusjohtajan tehtäviin. Tuloksena oli selkeämpi vastuunjako, nopeammat prosessit ja vähemmän stressiä niin kortinhaltijoilla kuin johdollakin.

Tulevaisuus on kortittomampi

Verkkomaksaminen kasvaa edelleen – samoin tarve sujuville ja skaalautuville maksutavoille. Lähes kaikissa uusissa puhelimissa on mobiilimaksuominaisuus, joten siirtymä fyysisistä korteista virtuaalisiin on jo käynnissä. Samalla korttien käyttötarkoitukset monipuolistuvat.

Virtuaalikortit eivät ole pelkkä trendi – ne ovat osa laajempaa muutosta, jossa maksaminen, taloushallinto ja ylipäätänsä työn tekeminen digitalisoituu. Tämä kehitys ei ole enää valinnainen: se on kilpailuetu.

*Bezala Card -palvelussa kortin myöntää Pliant Oy, Y-tunnus 3266913-9, VISA Europe Limitedin myöntämällä lisenssillä. Pliant Oy on tunnustettu valtuutetuksi sähkörahayhteisöksi Suomen Finanssivalvonnan sääntelyn mukaisesti.