Millainen on kirjanpitokelpoinen kuitti, ja miten pitkään sitä tulee säilyttää?

Suomalaisten suusta kuulee tasaisin väliajoin sanonnan “toista se oli ennen”.

Kyseinen sanonta antaa ymmärtää, että ennen oli paremmin, mutta ainakaan kirjanpidon ja kuittirallin näkökulmasta se ei voisi olla kauempana totuudesta. Näinä “vanhoina hyvinä aikoina” jokainen lippulappunen tuli nimittäin säilyttää paperisessa muodossa ja yrittää suojella niissä olevaa mustetta henkeen ja vereen.

Mutta miksi tällaisessa tilanteessa sitten oltiin? Koska teknologia oli lapsen kengissä.

Itsessään kirjanpidon tekeminen ja kuittien kanssa pelaaminen ei ole tänäkään päivänä, teknologian mukanaan tuomista mullistuksista huolimatta, muuttunut varsinaisesti suomalaisten suosikkiprosessiksi; kirjanpitolakiin liittyy näet edelleen lukuisia “jännittäviä yksityiskohtia”, jotka saavat yrittäjän kuin yrittäjän hykertelemään innoissaan kaiken kiireen keskellä.

Mutta paljon mielekkäämpää siitä on tullut, kiitos Bezalan.

Me olemme nimittäin onnistuneet tekemään mahdottomasta mahdollista. Me, kun emme tee kirjanpitoprosessista ainoastaan mielekkäämpää, vaan myös satavarmasti helpompaa. Luonnollisesti yrittäjät kiittävät tästä. Mutta nämä samat sanat pätevät aivan samalla tavalla jokaiseen, joka joutuu olemaan kuittien kanssa tekemisissä ja toimittamaan niitä eteenpäin.

Tulemme tässä blogitekstissä käymään läpi paitsi sen millainen on kirjanpitokelpoinen kuitti, myös perehtymään muihin aiheisiin. Näitä muita aiheita ovat muun muassa tositteiden säilytysaika, sekä mitä kaikkea voidaan laittaa firman piikkiin ja mitä ei.

Mutta sukelletaan ensimmäisenä sinne kuittien ihmeelliseen maailmaan.

Kirjanpitoon hyväksyttävä kuitti pitää sisällään paljon tietoa

Äkkiseltään saattaisi ajatella, että kirjanpitokelpoisuuteen riittää, kunhan kuitilta/laskulta löytyvät yrityksen perustiedot, summa ja tilinumero rahakirstun kerryttämiseen – tai tyhjentämiseen. Ja toki näilläkin tiedoilla tuossa rahakirstuun liittyvässä tavoitteessa onnistutaan, mutta kirjanpidon suhteen edessä onkin sitten ongelmia.

Miksi? Koska kuitilta tulee käydä ilmi tietyt asiat, että se voidaan hyväksyä osaksi kirjanpitoa.

Mutta mitkä asiat kuitilta sitten tulee käydä ilmi?

Yrityksen nimi

Yrityksen nimellä viitataan kuitin kohdalla myyjäyritykseen. Myyjäyrityksen nimen tulee löytyä tositteesta.

Yrityksen Y-tunnus

Y-tunnus on Patentti- ja rekisterihallituksen tai Verohallinnon yritykselle antama yritys- ja yhteisötunnus, joka koostuu seitsemästä numerosta, väliviivasta ja tarkistusmerkistä. Kuitilta tulee löytyä myyjäyrityksen Y-tunnus.

Yrityksen yhteystiedot

Kuitin tulee osoittaa myyvänä osapuolena toimivan yrityksen yhteystiedot, kuten esimerkiksi postiosoite.

Yksilöivä juokseva tunniste

Yksilöivä tunniste tarkoittaa itsessään esimerkiksi kuitin tunnistenumeroa. Juokseva tunniste takaa puolestaan sen, että kuitti on yksilöitävissä. Samalla se varmistaa myyjäosapuolen näkökulmasta, ettei maksuja ole jäänyt kirjaamatta.

Myydyt tavarat ja/tai palvelut

Kuitilta täytyy löytyä myyty asia eli tavara ja/tai palvelu, määrä ja laji.

Kuitin antamispäivä

Kuten olettaa saattaa, kuitin antamispäivä kertoo käytännössä milloin kauppa on tapahtunut. Mutta. Riippuen siitä, missä ja miten kauppa tapahtuu, antamispäivä voi olla joko myyntipäivä tai toimituspäivä.

Maksun määrä ja verokannat

Kuitilta tulee käydä ilmi lopullinen maksusumma ja eriteltynä mahdolliset erilaiset verokannat. Esimerkiksi kahdella myytävällä asialla voi olla keskenään eri arvonlisäverokanta. Mikäli asian laita on tämä, tulee nämä verokannat merkitä erikseen.

Onko kirjanpitokelpoinen kuitti yhtä kuin alkuperäinen kuitti?

Kun esimerkiksi yrittäjä menee kivijalkamyymälään ostamaan jotain tiettyä tuotetta, voi hän saada käteen joko fyysisen paperisen kuitin tai esimerkiksi sähköpostikuitin; sen sijaan verkkokauppaostosten kohdalla kyseeseen tulee aina sähköinen kuitti, jonka perään voidaan toki joissain tapauksissa lähettää postitse paperinen kuitti.

Kirjanpidon näkökulmasta kuitin alkuperällä ei ole kuitenkaan merkitystä. Sinun ei siis tarvitse säilyttää tallessa käteesi saamaasi paperista kuittia, vaan se voidaan siirtää myös sähköiseen muotoon – kuten esimerkiksi valokuvaksi. Voit siis napsaista välittömästi saamastasi kuitista valokuvan, vaikkapa puhelimellasi, ja lähettää sen sellaisenaan Bezalaan.

Eikä siinä vielä kaikki, sillä parhaimmillaan et tarvitse edes valokuvaa.

On nimittäin niin, että Valtiokonttorin reaaliaikatalouden hankekokonaisuuden myötä on syntynyt sellainen innovaatio kuin eKuitti. Ideana on yksinkertaisesti se, että eKuitti luo itse itsensä välittömästi korttitapahtuman eli oston jälkeen ja siirtyy automaattisesti Bezalaan. Hanke on jo käynnissä ja pikkuhiljaa mukaan tulee lisää ja lisää yrityksiä, jotka mahdollistavat eKuittien käytön.

Mutta niitä hetkiä varten, kun eKuitti ei ole vaihtoehto, voit lukea täältä mitä kuittikuvassa täytyy näkyä, että se on kirjanpitokelvollinen.

Mikä kaikki menee firman piikkiin?

Vaikka erilaiset lakipykälät saattavat tuntua haastavilta ymmärtää, onneksemme elinkeinoverolain seitsemäs pykälä on rakennettu ainakin verrattain helpoksi ymmärtää. Seuraavat sanat käytännössä ottaen määrittävät, mitkä kaikki kulut menevät firman piikkiin eli ovat vähennyskelpoisia:

”Vähennyskelpoisia ovat elinkeinotoiminnassa tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä johtuneet menot ja menetykset.”

Vaan, mitä edellä mainittu tarkoittaa konkreettisesti käytännön osalta? Sitä, että meno on vähennyskelpoinen silloin, kun asian ja/tai palvelun hankinta sekä mahdollinen säilyttäminen liittyvät oleellisella tavalla yrityksen toimintaan. Yleisiä vähennyskelpoisia menoja ovat seuraavat:

• Yrityksen perustamiskulut

• Työkalu-, laite ja tarvikehankinnat – mukaan lukien tietokoneohjelmistot

• Yrittäjän eläkevakuutus (YEL) sekä muut vakuutukset

• Palkka- ja henkilöstökulut

• Työhuonevähennys

• Työvaatteet

• Työterveys

• Matkakulut

• Edustus- ja koulutuskulut (ensimmäisenä mainittu 50-prosenttisesti vähennyskelpoinen)

• Markkinointi- ja neuvottelukulut

• Jäsenmaksut, kuten liiton jäsenmaksu

• Rahoitus- ja korkokulut

• Asiantuntijapalvelut

• Ammattikirjallisuus- ja lehdet

• Myyntisaamisten luottotappiot

• Tietynlaiset lahjoitukset ja sponsorointimaksut

Mutta yllätys yllätys, aivan näin yksioikoiseksi asiaa ei ole tehty.

Yritysmuoto nimittäin vaikuttaa siihen, mikä kaikki on vähennyskelpoista. Esimerkiksi toiminimen verotus ja henkilökohtainen verotus kulkevat käsi kädessä, kun taas osakeyhtiö ja sen perustajajäsenten verotus pidetään verotuksellisesti erillään.

Ja oma lukunsa ovat sitten kevytyrittäjät, joilla on selkeästi muita vähemmän vähennysoikeuksia.

Kirjanpito – säilytysaika: ota nämä ohjeet talteen!

Nykyaika on tuonut mukaan paljon positiivisia asioita, kuten meidän kaikkien käytössä olevat teknologiset innovaatiot. Entisaikoina yksityishenkilöt ja yritykset joutuivat murehtimaan sitä, miten ihmeessä erilaiset tositteet pysyvät tallessa lain vaatiman ajan. Nykypäivänä pelkkä valokuvan ottaminen riittää, minkä jälkeen voit lähettää kuitit esimerkiksi suoraan automatisoituun kirjanpitopalveluun.

Edellä mainittu tarkoittaa huomattavasti kevyempää stressitaakkaa ja merkittävästi enemmän aikaa siihen olennaiseen, kuten nyt vaikkapa sellaiseen kuin oman yrityksen pyörittämiseen.

Mutta, miten pitkä kirjanpitoon liittyvien tositteiden säilytysaika sitten oikein on?

Vaatimukset vaihtelevat kuuden ja kymmenen vuoden välillä, ja tarkemmat ajat on määritelty kirjanpitolaissa. Tärkeää on huomioida se, että mitään kirjanpitoaineistoa ei saa poistaa eikä sen sisältöä muokata sen jälkeen, kun tilinpäätös on laadittu. Sen sijaan muotoa voidaan muuttaa eli esimerkiksi paperinen kuitti voidaan vaihtaa valokuvan ottamalla digitaaliseen muotoon.

Kuusi vuotta säilytettävä kirjanpitoaineisto

Kun puhutaan kuusi vuotta säilytettävästä kirjanpitoaineistosta, tällöin laskenta-aika alkaa aina tilikauden päättymisvuoden viimeisestä päivästä.

• Kuitit, ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet ja matkakululaskut

• Jäsenmaksut

• Palkka- ja lomapalkkavelkalaskelmat

• Verohallinnolle kirjanpidon pohjalta laaditut tulovero- ja arvonlisäveroilmoitukset, sekä palkanlaskentaan liittyvät viranomaisilmoitukset

• Myyntiraportit ja erilliset myynti- ja ostotapahtumien laskutukseen liittyvät lähetteet; lähetteitä ei tarvitse säilyttää mikäli liiketapahtuman laatu selviää itse kuitista tai laskusta

• Kirjanpidon täsmäytysraportit

• Ulosottoon liittyvät todisteet

• Oikaisutositteet ja korjaustositteet

• Kirjanpitoaineisto, jolle ei ole erikseen lain mukaan määrätty kuutta vuotta pidempää säilytysaikaa

Kymmenen vuotta säilytettävä kirjanpitoaineisto

Kymmenen vuotta säilytettävän kirjanpitoaineiston kohdalla aika lähtee raksuttamaan suoraan tilikauden päättymispäivästä.

• Kirjanpidot, joista löytyvät aika- ja asiajärjestyksessä tehdyt kirjaukset, mukaan lukien osakirjanpidot

• Tilinpäätös (ei välttämättä koske toiminimiyrittäjiä)

• Tase-erittely ja liitetietojen erittelyt

• Kirjanpidoista ja kirjanpitoon liittyvistä aineistoista laadittavat tililuettelot ja muut luettelot tositelajeittain järjesteltynä (tulee myös kertoa missä kirjanpitoa säilytetään)

• Toimintakertomukset (riippuu yrityksen koosta ja yhtiömuodosta)

Bezala tekee koko kuittirallin helpoksi

Myönnetään nyt tosiasiat ääneen: monille yrittäjille kirjanpito ja kuittiprosessi ovat asioita, jotka aiheuttavat kaikkein eniten ahdistusta ja päänvaivaa.

Mutta onneksi on olemassa Bezala.

Kyllä vain, me hehkutamme itse itseämme!

Miksi?

Koska olemme aidosti innoissamme ja ylpeitä voidessamme auttaa jokaista kuittien ja kirjanpidon kanssa tekemisissä olevaa henkilöä ja yritystä.

Eivätkä palvelumme rajoitu suinkaan vain kuitteihin ja vähennyksiin, vaan tarjontaamme kuuluu myös paljon muuta. Ja nyt, kun olet jo löytänyt tiesi oikeaan paikkaan, voit tutustua niin ikään tähän kaikkeen muuhun hyödylliseen tarjontaamme vaikka välittömästi.

Tai sitten myöhemmin – ihan kuinka itse parhaaksi koet ja näet