Taloushallinto •
6 min lukuaika

Opas: Näin luot luottokorttikäytännön yritykselle

Yritys luottokorttikaytanto

Huolellisesti laadittu luottokorttikäytäntö tuo selkeyttä sekä kortinhaltijalle että talousosastolle.

On yhä yleisempää, että yritys myöntää työntekijöille käyttöön yrityskortteja erilaisiin yritystoimintaan liittyvien kulujen hallintaan. Tämä johtuu muun muassa siitä, että digitalisaation myötä erilaisten ohjelmistojen käyttö yrityksissä kasvaa ja kuittien toimittaminen kirjanpitoon on aiempaa helpompaa.

Yrityksen luottokortin käyttöoikeuden myöntäminen työntekijälle voi helpottaa käytännön asioiden hoitamista merkittävistä, ja siirtymää yrityskortteihin nähdään sekä osto- että kululaskujen puolelta.

Bezala tulee tässä tekstissä käsittelemään kaikki tärkeimmät luottokorttikäytäntöön liittyvät asiat; toisin sanoen, me autamme sinua luomaan sellaisen tarjoamalla ohjeet kysymyksiä esittämällä ja niihin vastaamalla.

Lisäksi me käymme läpi, miten yhdistät yrityskortit kirjanpitoon Bezalan integraatioiden avulla.

SISÄLLYSLUETTELO:

Miten yrityksen luottokortti toimii?

Mikäli olet koskaan omistanut yksityishenkilönä luottokortin, tällöin tiedät miten myös yrityskortti toimii – ne, kun eivät eroa keskenään itsessään kortin käyttämisen osalta mitenkään toisistaan.

Joitain merkittäviä eroja yrityksen luottokortin ja henkilökohtaisen luottokortin välillä kuitenkin on.

Ensinnäkin, yrityksen omistajana sinun tulee rakentaa luottokortin muita käyttäjiä varten jo aiemmin tässä tekstissä mainittu luottokorttikäytäntö. Sinun tulee siis kaikessa yksinkertaisuudessaan määrittää, mihin yrityskorttia voidaan käyttää.

Ja toisekseen, kaikki luottokorttikulut tulee liittää yrityksen kirjanpitoon. Käytännön osalta tämä tarkoittaa sitä, että jokaisesta kulusta tulee löytyä kirjanpitoa varten kuitti ja sen lisäksi käydä ilmi seuraavat tiedot:

  • Selvitys siitä, mikä kulu on kyseessä ja miten se liittyy yrityksen liiketoimintaan

  • Kulun rahamäärä

  • Tositteen päivämäärä ja numero

  • Tositteen kirjauspäivämäärä, mikäli se eroaa itse tositteen päivämäärästä

  • ALV-kantojen erottamiseen tarvittavat tiedot

  • Kirjanpidon tilin merkintä

Lue blogipostauksemme aiheesta "Mitä kuittikuvassa tulisi näkyä?"

Mitä ottaa huomioon yrityksen luottokorttia valitessa?

Kun yrityksen luottokorttia lähtee valitsemaan eli toisin sanoen luotontarjoajaa, tähän ei missään nimessä kannata suhtautua niin sanotulla hällä väliä -meiningillä; oikean luottokortin löytäminen, kun on tärkeää ja edistää yrityksen liiketoimintaa.

luottokortti

Mutta, millaisiin asioihin kiinnittää huomiota yrityksen luottokorttia valitessa?

  1. Kortin luottoraja: Eri luotontarjoajat myöntävät yrityksille erilaisia luottorajoja. Pidä huoli siitä, että myönnetty luotto vastaa yrityksesi tarpeisiin.

  2. Yrityskortin kokonaiskustannukset: Liiketoiminnassa on aina tärkeää löytää mahdollisimman kustannustehokkaat ratkaisut. Kiinnitä siis huomiota yrityksen luottokortin kokonaiskustannuksiin, jotka muodostuvat korosta, vuosimaksuista ja muista mahdollisista suorista tai epäsuorista kuluista, kuten kuittien käsittelyyn työntekijällä ja kirjanpitäjällä menevästä ajasta.

  3. Luottolaskujen maksuaika: Luottokorteilla suoritettuihin maksuihin on useimmissa tapauksissa mahdollista saada maksuaikaa. Maksuaika vaihtelee yleisesti ottaen 15 ja 45 päivän välillä, joten tee itsellesi oikea valinta. Lisäksi kiinnitä huomiota siihen, onko kyse korottomasta vai korollisesta maksuajasta.

  4. Luottokortin maksukelpoisuus: Jokainen luottokortti ei automaattisesti käy maksuvälineenä eri ostopaikoissa. Kannattaa siis pitää huoli siitä, että yrityskortti on maksukelpoinen sellaisten yritysten ja palveluntarjoajien kohdalla, missä sitä tarvitaan.

  5. Luottokortin maksutapahtumien seuranta: Yksittäisen yrityskortin kohdalla maksutapahtumien seurantamahdollisuus ei ole niin kovinkaan tärkeää. Mutta, kun yrityskortti myönnetään myös työntekijöille, tällöin tapahtumaseurannan kautta on hyvä päästä tarkastamaan korttitapahtumia tarpeen tullen.

  6. Uusien luottokorttien tilaus: Tarpeita uusien korttien tilaamiselle voi tulla esim. uuden työntekijän aloittaessa tai mikäli halutaan luoda esim. palvelu- tai kampanja-kohtaisia virtuaalikortteja. Ota huomioon kuinka helppoa tai vaikeaa uuden kortin tilaaminen on ja millaisella aikajänteellä luottokorttiyhtiö lupautuu toimittamaan uusia kortteja.

Voit tutustua käytetyimpiin yrityskortteihin linkin takaa.

Kenelle yrityksessä myönnetään luottokortteja?

Yrityksen luottokortti voidaan myöntää kenelle tahansa yrityksen työntekijälle, itsessään omistajien ohella. Ja, mikäli luottoa löytyy esimerkiksi ulkoistettua freelanceria kohtaan, samat sanat pätevät myös tähän.

Toisin kuin esimerkiksi henkilökohtaisen luottokortin kohdalla, myöskään työntekijän mahdollinen maksuhäiriömerkintä ei ole este yrityskortin käyttöoikeuden myöntämiselle. Tämä perustuu siihen, että kyseessä on nimenomaan yrityksen luottokortti ja luottotili.

Poikkeustapauksia on kuitenkin olemassa. Mikäli esimerkiksi työntekijälle myönnettävälle yrityskortille määritetään yksityinen maksuvastuu, tällöin viime kädessä kortinhaltija on vastuussa.

Edellä mainitun kaltaisissa tilanteissa luottokortin myöntävä yhtiö tarkastaa myös työntekijän taloudelliset tiedot, jolloin maksuhäiriömerkintä voi tuottaa ongelmia.

Kaikkein tärkeintä on se, että yrityksen johtoporras on sinut niiltä osin, kenelle yrityskortti myönnetään; tämä kannattaakin määrittää jo etukäteen, kun yrityksen luottokorttikäytäntö rakennetaan.

Linjoja voidaan vetää esimerkiksi siihen montako yritystoimintaan liittyvää kulua työntekijällä tulee kuukausittain (esim. jos kuukausittain 3 kulua --> myönnetään yrityskortti) tai siihen minkä euromääräisen summan kuukausittaiset kulut ylittävät (esim. jos kulut kuukausittain yli 100€ --> myönnetään yrityskortti). Lähtökohtaisesti yritystoiminnan rahoittaminen ei tulisi kuulua työntekijän vastuisiin. 

Millaisiin kuluihin yrityksen luottokorttia voidaan käyttää?

Yrityksen tulee ehdottomasti määrittää yrityksen luottokortin käyttöoikeuden omaaville työntekijöille, mihin kaikkeen yrityskorttia voidaan käyttää eli mitä sillä voidaan maksaa.

Kyse on siis selkeiden pelisääntöjen määrittämisestä, ja niiden varaan yrityksen luottokorttikäytäntö perustuu.

Selkeät pelisäännöt kannattaa määrittää esimerkiksi matkustukseen liittyvien kulujen osalta. Sellaiset kulut, jotka kuuluvat selkeästi yritykselle, voidaan maksaa yrityksen luottokortilla – sen sijaan henkilökohtaiset kulut eivät kuulu yrityksen luottokortille.

Ennen kaikkea tärkeää on huomioida se, että luottokorttia käytetään kirjanpidossa vähennyskelpoisiin kuluihin, mitkä siis liittyvät suoraan yrityksen liiketoimintaan. Tällaisia voivat olla matkustuskulujen ohella esimerkiksi erilaisten ohjelmistojen ja laitteiden hankintakulut, sekä markkinointikulut.

Yrityksen sisällä kulut voivat olla hyvin erilaisia riippuen mm. työntekijän roolista. Esim. myyntityötä tekevien kanssa tulisi sopia voidaanko asiakkaille tarjota lounaita, ja millaisilla ehdoilla.

Kun pelisäännöt ovat selvät ja työntekijä hyväksyy ne, tällöin mahdollisten yrityskortin väärinkäytösten kohdalla liiketoiminnan ulkopuoliset kulut voidaan periä takaisin työntekijältä.

Toimiva luottokorttikäytäntö auttaa yritystä pysymään myös kartalla kassavirrastaan menojen osalta.

Miten paljon luottokortilta voi käyttää rahaa?

Luonnollisesti se, mikä on luottotilille myönnetty maksimirahasumma, määrittää ensisijaisesti sen, miten paljon yrityksen luottokortilta voidaan käyttää rahaa.

Tuota maksimiluottorajaa ei tarvitse kuitenkaan myöntää jokaisen työntekijän käyttöön kokonaisuudessaan. Sen sijaan jokaiselle työntekijälle voidaan erikseen määrittää henkilökohtainen käyttöraja, jonka ylittäminen on siis yksinkertaisesti mahdotonta.

Ennen kaikkea kannattaakin miettiä asiaa siitä näkökulmasta, että mihin käyttötarkoituksiin kukin työntekijä luottokorttia tarvitsee. Mikäli työntekijä käyttää sitä joihinkin satunnaisiin ja/tai pienempiin maksuihin, tällöin käyttöraja voi olla selkeästi matalampi. Jos taas sitä käytetään hintaviin laitteistohankintoihin, tällöin sen tulee olla korkeampi.

Mikäli yritys kuitenkin päättää, ettei työntekijäkohtaisia käyttörajoja oteta käyttöön, tällöin kannattaa varmistua seuraavista asioista:

  1. Yrityskortti myönnetään vain luotettavien henkilöiden käyttöön ja ennen kaikkea sellaisille työntekijöille, joiden kohdalla yrityskortin käyttöoikeus jouhevoittaa aidosti yrityksen toimintaa.

  2. Se, onko kyseessä yrityksen vastuulla oleva kortti vai yhteisvastuullinen yrityskortti, on määritetty ennakkoon.

  3. Luottokorttikäytäntö on hyvin selkeästi rakennettu ja jokaisen työntekijän allekirjoituksella hyväksymä.

  4. Luottokortin käytöstä seuraavia kuluja seurataan säännöllisesti

Mitä kaikkea kortin käyttäjän vastuulla on?

"With great power comes great responsibility."

Yrityksen luottokortin vastuullinen käyttö on kaiken A ja O. Yrityskortti vaatii siis selkeän luottokorttikäytönnön laatimisen ja se kannattaa myöntää nimenomaan sellaisille työntekijöille, jotka aidosti tarvitsevat yrityskorttia.

Kortinhaltijan tulee suhtautua yrityskorttiin sen vaatimalla vakavuudella. Kortinhaltijan vastuulla on erityisesti:

Kuittien toimittaminen

Yritys voi merkitä yrityksen vähennettäväksi kuluiksi vain sellaisia kuluja, joista he toimittavat kuitit. Siitä syystä kortinhaltijan tulee kaikissa tilanteissa toimittaa kortilla ostetuista kuluista kuitti kirjanpitoon. Kuitti toimitetaan luottokorttikäytännössä sovittuun paikkaan sovitulla tavalla, usein tätä varten hankittuun kuittisovellukseen. Kuittien toimittamiseen kannattaa laatia hyvin selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet. Kuittisovelluksissa voit usein lisätä ohjeet myös suoraan ohjelmistoon, siis paikkaan johon kuitit toimitetaan.

Kuittien toimittamista varten tulee varmistaa, että kuitti on kortinhaltijan saatavilla. Usein tämä esim. ohjelmistojen osalta sen että kortinhaltijalla on pääsy ohjelmiston laskutusosioon.

Kuittien toimittamiseen kannattaa laatia hyvin selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet.

Turvallisuus

Kortin käyttöön täytyy suhtautua samalla varovaisuudella kuin omankin luottokortin käyttöön. Kortin tiedot tulisi syöttää vain turvallisiin palveluihin ja työmatkoilla tulisi varmistua ettei ostopaikan korttipäätteeseen tai pankkiautomaattiin ole kiinnitetty ylimääräisiä lukulaitteita (engl. skimmer).

Miten Bezalan luottokortti-integraatiot toimivat?

Bezala on helppokäyttöinen sovellus kuittien ja matkalaskujen hallintaan. Bezalan luottokortti-integraatiot toimivat erinomaisesti useimpien suosittujen yrityskorttien kanssa ja mahdollistavat helpon tavan lähettää kuitteja kirjanpitoon.

Mutta, miksi sitten Bezalaa kannattaa käyttää yrityskortin kanssa? Tässä kuusi hyvää syytä:

  1. Kuittien lisääminen on helppoa

  2. Automaatio helpottaa kirjanpidon tilin valintaa

  3. Kortinhaltija näkee sovelluksesta mihin ostotapahtumiin tulisi vielä lisätä kuitit

  4. Valmiiksi tiliöityjä maksutapahtumia on helppo seurata, koska ne ovat liitettyjä oikeisiin kuitteihin.

  5. Bezalaan lisätyt kuitit siirtyvät automaattisesti yrityksen käyttämään taloushallintojärjestelmään

  6. Kirjanpitäjän aikaa säästyy sekä kuittien muistuttamisesta että tiliöinnistä

Suosituimmat Bezalan kanssa toimivat yrityskortit ovat: