Miksi yrityksellä kannattaa olla nykyaikainen kuittisovellus?

Nykyaikainen kuittisovellus Bezala kehitettiin ratkaisemaan ongelmaa. Liikkeelle lähdettiin kirjanpitäjien harmista. Haastattelimme vuonna 2014 joukon kirjanpitäjiä ja kysyimme, mikä kirjanpitäjän työssä kaikken eniten aikaa vievää.

Eri yritysten kirjanpitäjien vastauksista nousivat kirkkaasti esiin aikaavievimpinä tehtävinä kuittien ja matkalaskujen käsittely. Eikä se ollut aikaavievää pelkästään kirjanpitäjille vaan myös työntekijöille ja esihenkilöille.

Matkalaskuprosessilla tarkoitetaan lyhyesti matkalaskun luontia, sen tarkastamista ja hyväksyntää, kulun korvaamista matkalaskun tekijälle eli yleensä työntekijälle sekä siihen liittyvää kirjanpitoprosessia.

Kulut täytyy kirjataan yritystoiminnan kirjanpidossa oikeille kirjanpidon tileille. Kirjanpidon vaatimukset kulujen tositteille eli kuiteille edellyttävät, että kuitista löytyvät selkeästi seuraavat asiat:

• millaisesta liiketapahtumasta on ollut kyse

• milloin se on tehty

• kenen kanssa

• millä summalla

• mitä arvonlisäveroja tapahtumaan sisältyy
  

Me Bezalan kehittäjät halusimme pureutua syvemmälle kuittien ja matkalaskujen käsittelyprosesseihin, jotta osaisimme tunnistaa aikaa ja hermoja syövät tekijät ja löytää mahdollisesti niihin ratkaisuja.

Mitä, jos kirjanpitäjän ei tarvitsisi naputella manuaalisesti kuitin tietoja järjestelmäänsä? Mitä, jos vaikka yrityksen luottokorttilaskut kirjautuisivat automaattisesti sovelluksen avulla ja sähköpostilaskut voitaisiin automatisoida lähtemään suoraan järjestelmään, joka poimisi niistä tiedot ylös ilman, että kenenkään tarvitsisi vielä erikseen naputella? Niin myös työntekijöiden hommat helpottuisivat, eikä kuitteja jäisi enää toimittamatta.

Halusimme tehdä matkalaskuprosessista helppoa ja nopeaa.

Aika on rahaa, mutta myös virheet maksavat

Matkalaskuprosessiin ja liittyy laskun tekijä, hyväksyjä (esim esihenkilö) ja kirjanpitäjä. Monta ihmistä yhdessä prosessissa tarkoittaa yleensä useaa vaihetta, jossa mahdollisesti syntyy virheitä: kuittien ja kulujen ilmoittaminen unohtuu, tiedoissa on virheitä tai kuluja jää hyväksymättä.

Olimme tunnistaneet kirjanpitäjien harmin kuittien ja matkalaskujen käsittelyprosessissa. Mitä kuului noille kahdelle muulle toimijalle prosessissa?

Kun pureuduimme erilaisten ja eri kokoisten yritysten käytäntöihin, kävi varsin pian selville, että matkalaskujen ja kuittien pyörittely harmitti myös niiden luojia eli työntekijöitä ja ne aiheuttivat ylimääräistä ajankulua myös hyväksyjille, eli yrityksille itselleen.

Ylimääräisen ajankulun lisäksi selvää rahallista menetystä aiheutui yrityksille myös kuittien virheellisyyden vuoksi ja kuittien puuttumisen myötä.

Jos kuitteja ei toimiteta kirjanpitoon, yritys ei saa vähentää kulujen arvonlisäveroja

Kuittien toimittaminen kirjanpitoon on vielä monelle yksi eniten aikaa vievistä tehtävistä. Aikaa voi viedä sekin, että kuitit ovat monesti monessa eri paikassa ja eri muodoissa. Osa kuiteista tulee paperisena ja osa löytyy sähköisesti.

Uusi kuittisovellus ratkaisemaan ongelmaa ympäri Eurooppaa

Perustimme Bezalan tavoitteenamme säästää aikaa, rahaa ja hermoja kuittien ja matkalaskujen käsittelyprosessin jokaisessa vaiheessa ja jokaisen prosessiin osallistuvan toimijan kohdalla.

Ongelmat siis tunnistettiin työntekijän eli laskun luojan osalta, kirjanpitäjän osalta ja yrityksen (laskun hyväksyjä) osalta:

• Puuttuvat/ kadonneet / virheelliset tositteet

• Tuplatyö

• Ylimääräinen tietojen siirtely

• Tietojen kirjaaminen ajallaan

• Aikaa vievä tarkastus- ja hyväksyntäprosessi

• Hidas takaisinmaksu

• Puutteellinen näkyvyys ja kontrolli yrityksen kuluihin

• Virheet

Konkreettinen tavoite Bezalan kehittämisessä oli, että mahdollisimman moni prosessin vaihe kolmen eri toimijan (työntekijä, hyväksyjä, kirjanpitäjä) osalta voitaisiin automatisoida ja varmistaa vaiheiden oikeellisuus poistamalla inhimillisten virheiden mahdollisuudet.

Bezala-sovellusta voi käyttää yrityksen eri toimipisteissä ympäri Eurooppaa ja Yhdysvalloissa. Yrityksellä on käytössään siis yksi selkeä tapa kuittien ja matkalaskujen käsittelyyn jokaisessa toimimassaan maassa. Lue lisää sovelluksen kansainvälisestä toimivuudesta. 

Mitä parempaa Bezala tarjoaa?

Bezala automatisoi mahdollisimman pitkälle käyttäjien puolesta kirjanpidon, maksamisen ja tulorekisteri-ilmoittamisen. Tämä toteutetaan laajan integraatiovalikoiman avulla.

Monilla nykyisillä kirjanpito-ohjelmilla on omat matkalaskusovelluksensa. Ne ovat kuitenkin parhaimmillaankin hieman kankeita ja vaativat valitettavasti vielä myös manuaalista työtä.

Virheiden minimoimiseksi ja ajan säästämiseksi Bezala tekee käyttäjiensä puolesta toimintoja. 

Laskun luoja voi ottaa kännykällään kuvan laskusta ja Bezalan skanneri lukee kuitista summan, päivämäärän, valuutan ja alv- prosentit. Laskun luoja voi lisätä selitteen ja lähettää kuitin suoraan kirjanpitoon.

Bezalaan voidaan yhdistää yrityksessä käytettävät luottokortit. Tällöin työntekijä näkee aina sovelluksessa mitkä kuitit vielä puuttuvat kirjanpidossa. Puuttuvista kuiteista lähetetään myös muistutusviestit käyttäjille. Tutustu kuinka voit helpottaa luottokorttikuittien toimittamiseen liittyvää prosessia Bezalalla.

Sähköpostikuitit kuten esimerkiksi lisenssimaksut ja some-markkinointilaskut voi ohjata menemään automaattisesti suoraan Bezala-sähköpostiin.

Kun sähköinen kuitti edelleen lähetetään Bezala -osoitteeseen niin sovellus suorittaa automaattisesti toimintoja:

• muodostaa luonnoskuitin

• tallentaa sähköpostiviestin otsikon luonnoskuitin selitteeksi

• tallentaa kuittikuvan luonnoskuitin liitteiksi

• valitsee maksutavan, kululajin, kustannuspaikan ja ALV-prosentin mahdollisesti luotujen suodattimien perusteella

Kuitteja ei myöskään tarvitse enää yrittää muistaa säilöä, kun ne ovat kaikki yhdessä paikassa sähköisesti tallennettuina.

Bezalan avulla yritys voi myös sallia matkalaskulomakkeen käytön satunnaisille käyttäjille.

Investointi automaatioon on kannattavaa

Investointi nykyaikaiseen kuittisovellukseen on yritykselle kannattava, sillä sellainen säästää aikaa, hermoja sekä ennen kaikkea rahaa.

Bezala on perinteisiä menetelmiä kolme kertaa nopeampi. Sen avulla suurin osa kuitteihin ja matkalaskuihin liittyvistä prosesseista on automatisoituja. Automatisointi paitsi säästää kaikilta osapuolilta aikaa, myös vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.

Bezalan käyttämisen myötä yrityksen työntekijät ovat tyytyväisempiä, kun korvaukset maksetaan entistä nopeammin.

Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse, sitä enemmän yritys säästää rahaa.

Ehkä kuittien ja matkalaskujen käsittely sujuu helposti ja nopeasti kohta myös teidän yrityksessänne?