Mitä ostolaskut ovat ja miten niitä käsitellään?

Mutta, mitä ostolaskuilla sitten oikein tarkoitetaan?

Kun yritys ostaa hyödykkeitä, kuten tavaroita tai palveluita, myyjäyritys lähettää todisteena kirjanpitoon liitettävän tositteen eli ostolaskun, joka tulee luonnollisesti maksaa.

Ostolaskut voidaan toimittaa joko paperisessa tai sähköisessä muodossa. Mikäli toimitus tapahtuu paperisessa muodossa, voidaan se muuttaa sähköiseen muotoon esimerkiksi mobiililaitteella tai skannerilla.

Yleisesti ottaen suosituksena on sähköinen muoto, sillä se on kaikin puolin helpompi vaihtoehto niin yrityksen kuin myös mahdollisen erillisen kirjanpitäjän näkökulmasta. Tämä ihan vain jo siksi, että verkkolaskut kirjautuvat suoraan yrityksen taloushallinto-ohjelmaan.

Nykypäivänä mikä tahansa yritys voi edellyttää ostolaskun vastaanottamista sähköisessä muodossa, jolloin myyjäosapuolen tulee se sellaisena myös toimittaa. Mikäli toimitus tapahtuu tällaisessa tilanteessa sähköisen laskun sijaan paperilaskulla tai PDF-muodossa, tällöin ostajayrityksen ei tarvitse maksaa laskua; maksaminen tapahtuu vasta, kun lasku on toimitettu sovitulla tavalla. Tästä on säädetty erikseen vuonna 2020 käyttöön otetussa verkkolaskulaissa, joka pohjautuu Euroopan Unionin verkkolaskudirektiiviin.

Ostolasku tunnetaan myös termillä myyntilasku. Se, kumpaako termiä käytetään, riippuu mistä näkövinkkelistä asiaa tarkastellaan: ostajayritykselle kyseessä on ostolasku ja myyjäyritykselle myyntilasku.

Ostolasku lukeutuu kirjanpidossa tositteisiin, jotka tulee säilyttää kuuden vuoden ajan. Kaikki ostolaskut tulee tarkastaa aina huolellisesti, että kirjanpitoon päätyy satavarmasti oikeaa tietoa.

Mitä ostoreskontra tarkoittaa?

Ostoreskontra on toinen puolikas reskontraa, johon kuuluu myös myyntireskontra. Reskontra tarjoaa paitsi mahdollisuuden luetteloida yrityksen menoja ja tuloja, se auttaa myös hallitsemaan yrityksen taloudellista tilannetta kokonaisuudessaan.

Ostoreskontralla viitataan luetteloon, johon ostolaskut eli ostovelat lisätään – aivan, kuten myös maksetut laskut. Se on siis luettelo yrityksen vastaanottamista laskuista – sekä maksua odottavista että jo maksetuista. Se toimii myös eräänlaisena arkistona, josta voidaan jälkikäteen tarkastella tehtyjä ostoja.

Lisäksi ostoreskontra toimii eräänlaisena tavaran- ja palvelunhallintajärjestelmänä, mikä takaa sen, etteivät yritystoiminnalle kriittiset hyödykkeet lopu kesken. Mutta ennen kaikkea kyseessä on eräänlainen ostolaskujen keskus ja osa yrityksen kirjanpitoa.

Ostoreskontra on kuin ostolaskuja valvova isoveli

Kun matkataan joitain vuosia ajassa taaksepäin, valtaosa ostolaskuista saapui myyjäyritykseltä paperisessa muodossa. Tämä tarkoitti sitä, että laskujen läpikäynti ja manuaalinen syöttäminen veivät valtavasti aikaa. Lisäksi kyseessä oli hyvin virhealtis prosessi.

Nykypäivänä ostolaskut tulevat kuitenkin pääasiallisesti digitaalisessa muodossa – useimmin siis joko verkkolaskuna tai sähköpostilaskuna. Tämä on helpottanut yritysten taloushallinnon prosesseja melkoisesti.

Ostoreskontra on ikään kuin ostolaskuja valvova isoveli. Kun kaikki laskut tallennetaan ostoreskontraan, sinne päivittyy automaattisesti avoin velka. Ja, kun ostolasku maksetaan, velkasumma muuttuu sen mukaisesti.

Ostoreskontran kautta yrityksen on siis helppo seurata laskutilannettaan ja varmistua siitä, että rahat riittävät ja laskut maksetaan ennen kaikkea eräpäivän mukaisesti. Näin vältytään muun muassa myöhästymismaksuilta ja viitekoroilta, jotka vaikuttavat luonnollisesti yrityksen taloudelliseen tilanteeseen heikentävästi.

Erillisen toimittajarekisterin ylläpito helpottaa toimintaa, historiallinen data auttaa ymmärtämään ja hallitsemaan menoja

Kun ostoreskontra on sähköisessä järjestelmässä, tehtyjä ostoja voidaan tarkastella myös toimittajan mukaan.

Edellä mainittu on itse asiassa erittäin tärkeää yrityksesi liiketoiminnan ja tuloksen kannalta. Se nimittäin mahdollistaa historiallisen datan hyödyntämisen menojesi tarkempaan ymmärtämiseen.

Käytännössä ottaen tämä tarkoittaa sitä, että yrityksesi taloushallinnosta vastaavilla on mahdollisuus tarkastella tavaran- tai palveluntoimittajien hintakehitystä. Se taas puolestaan auttaa päätöksenteossa, mitä tulee yhteistyön jatkamiseen, päättämiseen tai palveluiden kilpailuttamiseen.

Jatkuvasti päivitettävä ja sähköisesti toteutettu ostoreskontra tarjoaa myös helpon tavan pysyä kärryillä siitä, että sovitut hinnat pitävät ja sopimuksia noudatetaan. Tämä onnistuu, kun sinne arkistoidaan seuraavat ostoihin liittyvät tärkeät asiakirjat:

• Tarjouspyynnöt

• Ostotilaukset

• Vastaanottoilmoitukset

• Laskut

Eikä kyse ole pelkästään sopimuksista ja sovituista hinnoista.

Kun nimittäin ostolaskut ovat yhdessä ja samassa paikassa, niitä voidaan hyödyntää ylipäätään yrityksen taloudenhallintaan. Ostolaskujen tarkastelu auttaa yritystä ymmärtämään kulurakennettaan muun muassa eri ajanjaksojen ja kategorioiden osalta.

Otetaan esimerkki siitä, miten ostolaskujen historiallinen data voi auttaa sinua ymmärtämään yritystäsi paremmin.

Yrityksesi maksoi vuoden 2023 ensimmäisellä kvartaalista 120 000 euron korvauksen turvapalveluita tarjoavalle yritykselle. Vuoden 2023 ensimmäinen kvartaali jäi kuitenkin 20 000 euroa vajaaksi vuoden takaisesta. Ostolaskujen läpikäynti paljasti, että kyseisen palveluntarjoajan aiempi vastaava hinta oli 100 000 euroa.

Miten ostolaskujen käsittely tarkalleen ottaen tapahtuu?

Otetaan nyt se tärkein asia ensin: ostolaskujen käsittely on prosessi, johon kuuluvat laskujen tarkistaminen, tallentaminen sekä hyödyntäminen.

Käsittelyprosessi alkaa luonnollisesti siitä hetkestä, kun vastaanotat laskun joko sähköisessä tai fyysisessä muodossa; onneksi sähköisesti toimitettavat laskut ovat yleistyneet niissä määrin, että esimerkiksi isokokoisissa suomalaisissa yrityksissä peräti 80-100 prosenttia vastaanotetuista laskuista on verkkolaskuja.

Aivan ensimmäinen tehtävä on varmistaa, että lasku on paikkansapitävä. Pidä siis huoli, että kaikki siinä olevat tiedot ovat oikein ja siitä käyvät ilmi muun muassa seuraavat asiat:

• Myyjäyrityksen tiedot

• Ostetun tuotteen tai palvelun kuvaus

• Määrä

• Yksikköhinta

• Verokanta

• Yhteissumma

Mikäli sinä yrittäjänä tai yrityksesi erillinen ostoreskontratiimi noteeraa laskussa virheitä, tällöin myyjäyritystä voidaan pyytää joko korjaamaan tai täydentämään puuttuvat tiedot. Vasta tämän jälkeen lasku voidaan hyväksyä ja laittaa maksuun eräpäivän mukaisesti.

Jos myyjäyritys ei toimita laskujaan sähköisessä muodossa, eikä yrityksesi ole sitä myöskään erikseen pyytänyt, saapuvat paperilaskut kannattaa muuttaa välittömästi sähköisiksi.

Suosittelemme kuitenkin pyytämään myyjäyritykseltä nimenomaan sähköistä laskun toimitustapaa – myös ympäristösyistä.

Tämän jälkeen ostolasku tallennetaan ostoreskontraan ja sitä voidaan myöhemmin hyödyntää esimerkiksi yrityksen liiketoiminnan analysointiin ja menojen ymmärtämiseen.

Ostolaskujen kierrätys

Kun puheenaiheena on ostolaskujen kierrätys, kaikki ei ollut ennen todellakaan paremmin.

Ostolaskut kyyditettiin yrityksestä kirjanpitäjälle, ja mikäli laskuja jäi epähuomiossa matkasta, tätä ei välttämättä edes huomattu. Tällaisessa tilanteessa kirjanpidossa tapahtui siis väistämättä virheitä.

Sen sijaan, että laskuja kuljetettaisiin fyysisesti paikasta toiseen, nykypäivänä tämä prosessi on huomattavasti vaivattomampi. Tästä käy kiittäminen, kuten niin monesta muustakin, taloushallinnon digitalisoitumista.

Tokikaan kierrätysprosessi ei ole varsinaisesti poistunut mihinkään, vaan monilla yrityksillä on säännöt ostolaskujen käsittelyyn. Näiden sääntöjen luominen on kuitenkin helpompaa, kun kierrätys tapahtuu sähköisesti.

Ostolaskujen automatisointi tehostaa taloushallintoa

Ostolaskujen automatisointi on mahdollista nykyteknologian ja tarkemmin eriteltynä taloushallinto-ohjelmien ansiosta. Sillä tarkoitetaan prosessia, jossa ostolaskut käsitellään mahdollisimman pitkälle manuaalisen työn sijaan automaattisesti.

Automatisointiin liittyvät esimerkiksi laskujen vastaanottaminen sähköisesti ja niiden siirtäminen osaksi kirjanpitoa ilman, että siihen tarvitaan erikseen ihmistä.

Valtaosa suomalaisista yrityksistä onkin turvautunut ostolaskujen automatisointiin, koska se säästää sekä aikaa että rahaa. Oikeastaan eroja yritysten välillä tulee vain siinä, miten pitkälle automatisointiprosessi on viety.

Ostolaskujen automatisoinnissa on myös se positiivinen puoli, että yritys pysyy koko ajan kärryillä siitä, missä mennään talouden suhteen, koska viivettä ei ole. Ja parhaassa tapauksessa automatisoitu tiliöinti ja sitä seuraava laskujen maksaminen voi johtaa alennuksiin, jolloin yrityksen kassavirta paranee.